Trwa trend wyposażania biur coraz wymyślniejszymi udogodnieniami. Same gadżety nie wystarczą do stworzenia wyjątkowego miejsca pracy – potrzebna jest odpowiednia kultura organizacyjna. O tym jak ją kształtować poprzez angażowanie pracowników i współtworzenie jej unikalnej atmosfery, na przykładzie firmy Future Processing z branży IT.

Chcesz, aby Twoja firma była atrakcyjniejszym miejscem pracy i rozważasz zakup gadżetów do biura? Zastanów się, zanim podejmiesz decyzję. Kosze z owocami, piłki zamiast krzeseł, czy stoły do ping-ponga, to coraz częstsze wyposażenia biur, które cieszą pracowników, lecz nie sprawdzą się w każdym przedsiębiorstwie. Firma, która stworzy przestronną kuchnię w celu ułatwienia integracji zespołów nic nie osiągnie, jeśli kierownictwo będzie utożsamiać przesiadywanie w niej z lenistwem. W wielu firmach korzystanie z niecodziennych udogodnień może być także przedmiotem krytyki szeregowych pracowników. Osoby starsze, konserwatywne, przyzwyczajone do sformalizowanego stylu pracy mogą komentować zachowania kolegów niewpisujące się w ten styl, słowami „ci to tylko wylegują się na kanapie, zamiast pracować” – a stąd o krok do konfliktów.  Pokoje zabaw, w których 25-latkowie z agencji reklamowej, od godziny 16:00, będą pobijać rekordy w grach na konsole, w kancelarii prawnej zatrudniającej 35-latków, mogą świecić pustkami. Ci preferują spędzanie czasu po pracy z rodziną, więc zamiast rozrywek w biurze, woleliby otrzymać grupowe bilety na basen, czy do kina. Dlatego zamiast ulepszać miejsce pracy w sposób intuicyjny, konsultuj pomysły z samymi zainteresowanymi. Pamiętaj, że o wyjątkowości oferty pracodawcy nie świadczy ilość gadżetów i benefitów gwarantowanych pracownikom, lecz stopień dopasowania do ich potrzeb. Prawdziwie niepowtarzalne miejsce pracy to takie, które charakteryzuje niepowtarzalna kultura pracy, a jej nie tworzą coraz pospolitsze pufy, czy piłkarzyki. Tworzą ją wyznawane wartości, sposób ich kultywowania, komunikacja wewnętrzna. To rozwiązania ułatwiające integrację pracowników, wzmacniające ich zaangażowanie, poczucie dumy i przynależności do firmy decydują o atmosferze pracy. Skąd wiedzieć, co będzie takim rozwiązaniem?

Pytaj, kto pyta nie błądzi

Pytając pracownika o zdanie, nie tylko zmniejszasz ryzyko realizacji nietrafionych pomysłów – sprawiasz także, że czuje się on bardziej szanowany, zauważany i rozumiany. Gdy może wyrażać własną opinię i mieć wpływ na decyzje podejmowane w firmie, jego zaangażowanie wzrasta. Oczywiście, branie pod uwagę opinii pracowników nie jest równoznaczne z pozwoleniem im na decydowanie o wszystkim. Natomiast jeżeli w wielu obszarach działalności firmy będą mieli prawo głosu, zwiększy się ich przywiązanie do pracodawcy. Egzotyczny smak herbaty w kuchni, radosny kolor korytarza, bardziej ergonomiczne ustawienie biurek – spełnienie nawet drobnych próśb pracowników może wywołać efekt synergii i znacząco poprawić zadowolenie z pracy.
Drogę do częstych konsultacji z pracownikiem może jednak zablokować brak odpowiednich narzędzi. Jeśli prowadzisz małą firmę, potrzeby komunikacyjne mogą zaspokoić rozmowy przy wspólnych obiadach i darmowe formularze ankietowe. W dużych firmach to się nie sprawdzi - koszt zbadania opinii pracowników na temat proponowanej, niewielkiej zmiany, niejednokrotnie przewyższyłby wartość konsultowanego usprawnienia. Co więcej, zadawanie pytań niesie za sobą pewne zobowiązania – pracownik ma prawo wierzyć, że jego odpowiedź będzie miała wpływ na podejmowane decyzje. Poświęcił nam swój czas, często dokonując także sporego wysiłku intelektualnego. Oczekuje więc, że jego praca nie pójdzie na marne. Firma ma pełne prawo podjąć inną decyzję, jednak powinna ją uzasadnić.  Jeśli bariery komunikacyjne uniemożliwiają każdorazowe przekazywanie takich uzasadnień, motywacja pracownika do dzielenia się własną opinią będzie stopniowo malała, a wraz z nią, jego zaangażowanie. Jak zatem efektywnie kontaktować się z pracownikiem i udoskonalać miejsce pracy?

Skorzystaj z technologii

Teoretycznie można zadać pracownikom dowolne pytanie - w jakich szkoleniach chcą uczestniczyć, jak ulepszyć wybrane procesy, jakie kwiaty postawić przy oknach, itd. W zależności od rangi pytania, stosowanie się do porad płynących z odpowiedzi, w większym lub mniejszym stopniu zwiększałoby atrakcyjność miejsca pracy. Jednak jeśli za narzędzie badania potrzeb wybierze się zwykłą ankietę kierowaną do wszystkich pracowników, trudno będzie określić ich optymalny zakres tematyczny i częstotliwość wysyłania. Zbyt częste prowadzenie ankiet sparaliżuje pracę, zbyt rzadkie pozbawi pracowników poczucia wpływania na firmę. My poradziliśmy sobie z tym wyzwaniem wykorzystując zintegrowany system do komunikacji wewnętrznej. Takie rozwiązanie pozwala stworzyć różnorodne kanały komunikacji z pracownikami, umożliwiając dwustronny przepływ informacji – prezentację materiałów firmowych, aktualnych wiadomości, planowanych zmian, czy proponowanych usprawnień oraz zbieranie informacji zwrotnych. W Future Processing korzystamy z systemu opartego na Microsoft SharePoint, który stworzyli nasi programiści – podobne systemy piszemy także dla klientów firmy. Oczywiście na rynku istnieje wiele innych rozwiązań, a każde z nich daje odmienne korzyści.

Łatwiejsze zarządzanie zaangażowaniem

Potrzeby pracowników są różne. Podczas gdy jeden z przyjemnością zaangażowałaby się w dyskusję o zmianach asortymentu w kuchniach, drugi uznałby temat za nieistotny, za to chętnie porozmawiałby o szkoleniach wewnętrznych. Pominięcie jego opinii w sprawach dla niego ważnych (niezależnie, czy są to sprawy kluczowe dla rozwoju firmy, czy drobne udoskonalenia estetyki i wyposażenia biur) negatywnie wpływa na jego stopień utożsamiania się z firmą. Z kolei zasypywanie go pytaniami dotyczącymi obszarów, które go nie interesują, będzie dla niego męczące. My rozwiązaliśmy problem zadawania pracownikom odpowiednich pytań kilkoma sposobami – jednym z nich, jest indywidualny profil użytkownika, otrzymywany po zalogowaniu się do systemu. Zarządza się nim podobnie, jak profilem w mediach społecznościowych. Obok zdjęcia, numeru pokoju i nazwy stanowiska, można publikować dowolne informacje na swój temat – opisać swoją specjalizację, zainteresowania, posiadane umiejętności, hobby i wiele innych. Korzystając z tego profilu, pracownik może dołączyć do grup dyskusyjnych i sekcji zainteresowań, komentować wiadomości pojawiające się w firmowym intranecie, czy zapisywać na wydarzenia. Może także prezentować swoje pomysły na specjalnie utworzonej w tym celu stronie, gdzie pozostali pracownicy przeglądają interesujące ich kategorie zgłaszanych inicjatyw i oddają głosy za, lub przeciw ich realizacji. To pracownik wybiera informacje, którymi chce się z nami podzielić i obszary dyskusji, w które chce się zaangażować. Takie rozwiązanie pozwala także łatwo wyłonić w firmie grupę osób o podobnych cechach, potrzebach, czy zainteresowaniach np. bywalców siłowni, miłośników planszówek, specjalistów w wybranym języku programowania, rodziców, rowerzystów itd. Ułatwia to integrację, gdyż każda osoba w prosty sposób może znaleźć partnerów do wspólnej zabawy lub nauki, a także usprawnia proces konsultowania pomysłów. Planując wprowadzenie jakiejś zmiany można kontaktować ją tylko z tymi osobami, które dany temat ciekawi, nie spamując nietrafionymi pytaniami reszty firmy. 

Przekaz dopasowany do zainteresowań

Jednym z elementów widocznych na interfejsie profilu każdego z pracowników jest slajder ze skrótem artykułów, publikowanych w ramach wewnętrznej sieci intranetowej. W zależności od poruszanych w nich zagadnień, artykuły umieszczane są na stronie z aktualnościami lub na blogach tematycznych. Dzięki temu, każdy pracownik pozna bieżące wiadomości oraz streszczenie informacji, którymi chciałyby się podzielić inne zespoły. Przykładowo dział sprzedaży powiadamia o nowo pozyskanym kliencie, rekrutacji o poszukiwaniach analityka biznesowego, szkoleń o rozpoczęciu zapisów na kursu językowe itp. Jeśli któryś z tematów kogoś zainteresuje, wystarczy jedno kliknięcie, aby przejść na poświęconą mu osobną stronę i poznać szczegóły. Tam będzie można nie tylko znaleźć wszystkie poszukiwane informacje, ale także podzielić się własnym zdaniem – umieszczać komentarze pod artykułem, zadawać pytania, brać udział w głosowaniach itd. Jest to też miejsce, w którym można prezentować plany i podsumowania działań firmy w wybranym obszarze oraz publikować uzasadnienia podejmowanych decyzji. Takie rozwiązanie pozwala dostosowywać zakres przekazywanych informacji do indywidualnych potrzeb pracowników oraz zbierać ich opinie bez ponoszenia dużych nakładów czasowych i konieczności angażowania w ten proces całego personelu.

Realizacja pomysłów

W wyniku stałej komunikacji z pracownikami wprowadziliśmy szereg rozwiązań, które pozwalają im mocniej utożsamiać się z firmą i wywołują w nich poczucie dumy – w końcu czują się ich współtwórcami. Dotyczą one różnorodnych obszarów działalności firmy, a wśród nich znalazły się także te, związane z wyposażeniem biura, ułatwiające integrację pracowników i pracę kreatywną. Oprócz powierzchni biurowych, na terenie naszego parku technologicznego w Gliwicach, utworzyliśmy także bibliotekę, restaurację, siłownię, salę klubową, pokoje gier, punkt przedszkolny i centrum SPA. Znajdujące się w nich atrakcje są dostępne dla każdego pracownika. Programista poszukując inspiracji, może dyskutować z kolegami o wyzwaniach projektowych przy partyjce gry w bilard, a Account Manager zrelaksować się po rozmowie z klientem w salonie masażu. Tym, co zadecydowało o dopasowaniu rozwiązań do indywidualnych potrzeb pracowników jest fakt, że pomysły na wyposażenie budynków były z nimi regularnie konsultowane. Dzięki utworzeniu restauracji, powstało miejsce sprzyjające lepszej integracji – jest czynna przez cały tydzień, a w każdy piątek obiady dla wszystkich pracowników funduje firma. Jednak to nie kucharz, lecz pracownicy decydują o menu – za pomocą opisanego wcześniej systemu mogą ocenić dowolne danie powodując wprowadzenie lub usuwanie z oferty dowolnej potrawy. W wyniku tego, zamiast kuchni regionalnej serwowane są dania śródziemnomorskie. Gdy planowaliśmy utworzyć obiekt sportowy, zamiast siłowni rozważaliśmy też budowę ścianki wspinaczkowej. Dzięki konsultacjom z pracownikami dowiedzieliśmy się, że to nie byłby dobry pomysł – wysokość biurowca pozwalałaby na stworzenie maksymalnie 8-metrowej ścianki, a taka szybko znudziłaby się amatorom tego sportu. Gdy wybieraliśmy meble, zorganizowaliśmy najpierw wystawę krzeseł i foteli biurowych różnych producentów, które każdy mógł ocenić w anonimowej ankiecie. O ich zakupie nie zdecydowała więc cena, lecz preferencje całego zespołu. Podobnych przykładów mogłabym mnożyć.

...

Podsumowując, zachęcam do współtworzenia miejsca pracy razem ze wszystkimi pracownikami. Przyjaznej atmosfery nie da się narzucić odgórnie, ona musi zrodzić się sama, w sposób naturalny. Pierwszym krokiem do jej utworzenia jest zaś dobra komunikacja.