W dobie pracy zdalnej, elastycznych godzin i zwiększonego nacisku na zgodność z Kodeksem pracy, cyfrowa ewidencja czasu pracy przestaje być dodatkiem – staje się koniecznością. Dla firm to nie tylko sposób na uniknięcie kar, ale przede wszystkim narzędzie zwiększające przejrzystość, efektywność i zadowolenie pracowników. Jakie narzędzia do ewidencji czasu pracy warto rozważyć w 2025 roku?
Poniżej przedstawiamy 5 najpopularniejszych aplikacji, które pomagają firmom rejestrować czas pracy, planować grafiki i rozliczać obecność zgodnie z przepisami.
Dlaczego warto korzystać z aplikacji do ewidencji czasu pracy?
Cyfrowa rejestracja czasu pracy to odpowiedź na rosnące potrzeby organizacyjne firm – zwłaszcza tych działających w trybie hybrydowym i rozproszonym. Zastępuje papierową dokumentację, automatyzuje rozliczenia i upraszcza zarządzanie zespołem.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze narzędzia?
Wybór odpowiedniej aplikacji do ewidencji czasu pracy zależy w dużej mierze od specyfiki firmy – jej wielkości, struktury zespołu oraz trybu pracy (biuro, teren, zdalnie). Inne potrzeby ma kilkuosobowy software house, a inne średniej wielkości zakład produkcyjny z pracą zmianową.
Warto zwrócić uwagę na takie elementy jak:
- Czy aplikacja pozwala na tworzenie grafików pracy i rejestrację obecności?
- Czy umożliwia rozliczanie nadgodzin, urlopów i delegacji?
- Czy dostępna jest aplikacja mobilna lub terminal RCP, a także możliwość logowania zdalnego?
- Jak wygląda raportowanie i eksport danych (np. do kadr, płac)?
- Czy narzędzie oferuje integrację z używanymi już systemami (np. Symfonia, MS Teams)?
- Jak wygląda model cenowy – czy jest opłacalny przy liczbie pracowników w Twojej firmie?
Dobrze dobrane narzędzie powinno wspierać nie tylko dział HR, ale też ułatwiać codzienną pracę menedżerom i zespołom – bez zbędnej biurokracji.
5 najlepszych narzędzi do ewidencji czasu pracy w 2025
inEwi
inEwi.pl to polska aplikacja do ewidencji czasu pracy i tworzenia grafików pracy. Innowacyjny system RCP gwarantuje łatwą i precyzyjną kontrolę przepracowanych godzin i pomaga zoptymalizować czas pracy zespołu. Platforma oferuje automatyczne monitorowanie czasu pracy, godzin nadliczbowych, spóźnień i nieobecności, a także umożliwia liczenie godzin pracy na zadaniach i projektach.
- Ewidencja czasu pracy zaprojektowana z myślą o zgodności z polskim prawem pracy
- Grafiki pracy, nadgodziny, urlopy, delegacje, nieobecności
- Możliwość liczenia czasu na zadaniach i projektach
- Eksport danych do Symfonii, enova365, Comarch ERP Optima
- Wersja mobilna i przeglądarkowa
- Intuicyjny interfejs i pełne wsparcie w języku polskim
inEwi – rejestracja czasu pracy
Clockify
Popularna i bezpłatna aplikacja do rejestrowania czasu pracy, szczególnie chętnie wybierana przez freelancerów i małe zespoły. Umożliwia śledzenie czasu spędzonego nad projektami, tworzenie szczegółowych raportów oraz eksport danych do arkuszy. Prosty interfejs i szybkie wdrożenie sprawiają, że jest to jedno z najłatwiejszych narzędzi do startu.
- Darmowy plan z szerokim zakresem funkcjonalności dla podstawowych potrzeb
- Obsługa projektów, zadań i zespołów
- Intuicyjny interfejs i przejrzyste raporty
- Brak funkcji kadrowych (np. RCP, ewidencja urlopów)
DeskTime
DeskTime to narzędzie do automatycznego monitorowania czasu pracy i aktywności pracownika przy komputerze. Oferuje nie tylko ewidencję obecności, ale też zrzuty ekranu, analizę produktywności oraz statystyki używanych aplikacji i stron. Wyróżnia się funkcją autostartu i bieżącego śledzenia statusów.
- Automatyczna rejestracja czasu pracy – bez klikania „start/stop”
- Monitorowanie aktywności i produktywności
- Zrzuty ekranu, raporty obecności, analiza przestojów
- Zarządzanie zmianami i kalendarz nieobecności
Calamari
Nowoczesna aplikacja do zarządzania obecnością i absencjami, zintegrowana z popularnymi narzędziami chmurowymi. Umożliwia rejestrację wejść/wyjść, składanie wniosków urlopowych oraz planowanie grafików. Wyróżnia się modułowością i szybkim onboardingiem dla zespołów pracujących w rozproszonym środowisku.
- Integracje z G Suite, Slackiem i MS Teams
- Rejestracja obecności i obsługa urlopów
- Intuicyjny interfejs i przejrzysty panel administratora
- Ograniczone możliwości raportowania w wersji darmowej
Toggl Track
Minimalistyczne narzędzie do śledzenia czasu pracy przy projektach, zadaniach i klientach. Aplikacja działa błyskawicznie, oferując możliwość tagowania zadań, tworzenia niestandardowych raportów i eksportu danych. Brak typowych funkcji kadrowych czyni ją lekką i prostą w obsłudze.
- Szybkie uruchamianie śledzenia czasu i tagowanie zadań
- Rozbudowane raporty i eksport danych
- Prosty, nowoczesny interfejs użytkownika
- Brak funkcji ewidencyjnych przydatnych w większych firmach
Podsumowanie – którą aplikację wybrać?
Wybór odpowiedniego narzędzia zależy przede wszystkim od potrzeb Twojej firmy:
Szukasz kompleksowej aplikacji do RCP, grafików i urlopów? Postaw na inEwi – system stworzony z myślą o firmach każdej wielkości, które szukają narzędzia wspierającego ewidencję czasu pracy zgodnie z polskimi przepisami.
Potrzebujesz prostego trackera czasu z darmowym planem? Clockify lub Toggl Track będą odpowiednie.
Chcesz monitorować produktywność i aktywność pracowników? DeskTime sprawdzi się idealnie.
Pamiętaj, że dobre narzędzie to nie tylko oszczędność czasu, ale też realne wsparcie w codziennym zarządzaniu zespołem. Wybierz aplikację, która pasuje do stylu pracy Twojej firmy – i przetestuj ją w praktyce, zanim podejmiesz ostateczną decyzję.
