Efektywne zarządzanie czasem pracy pracowników to jeden z filarów dobrze funkcjonującej organizacji. W dobie rosnących wymagań kadrowych oraz zmieniających się modeli pracy stacjonarnej, zdalnej czy hybrydowej, firmy coraz częściej sięgają po nowoczesne narzędzia do rejestracji czasu pracy. System RCP dzieli się jednak na pewne rodzaje. Który z nich jest najlepszy dla was?

Czym jest RCP? - Wyjaśnienie

Aby móc wybrać odpowiedni rodzaj omawianego narzędzia, warto najpierw się to wiedzieć co to RCP. Jest to nic innego jak zautomatyzowane rozwiązanie informatyczne umożliwiające rejestrowanie rzeczywistego czasu pracy pracowników. Działa poprzez urządzenia rejestrujące. Dzięki jego wykorzystaniu w przedsiębiorstwie możliwe jest:

• automatyczne rejestrowanie wejść i wyjść pracowników z miejsca pracy,
• rejestracja przerw i wyjść służbowych,
• ewidencja nadgodzin, spóźnień, wcześniejszych wyjść czy pracy w trybie zmianowym,
• eksport danych do systemów kadrowo-płacowych,
• generowanie raportów i statystyk czasu pracy w czasie rzeczywistym.

Dla działów HR i kadr wykorzystanie opisywanego rozwiązania oznacza to ogromne ułatwienie w codziennej pracy. Przede wszystkim to dla nich mniej ręcznego wprowadzania danych, mniej błędów i oczywiście szybszy dostęp do potrzebnych informacji.

Jak wybrać najlepszy system RCP?

Wybór odpowiedniego systemu powinien być poprzedzony dokładną analizą potrzeb organizacji. W tym celu powinniście zwrócić uwagę na następujące elementy:

• Dostosowanie do wielkości firmy - nie każdy system sprawdzi się zarówno w małej firmie, jak i w dużej organizacji wielooddziałowej,
• Rodzaj rejestracji - systemy mogą wykorzystywać karty zbliżeniowe, PIN-y, biometrię, aplikacje mobilne lub webowe logowanie. Dobrze, jeśli przedsiębiorstwo postawi na metodę przystosowaną do swoich warunków,
• Możliwość integracji z systemami kadrowo-płacowymi - oszczędność czasu i większa spójność danych,
• Wsparcie techniczne i aktualizacje - stabilność działania systemu i dostępność pomocy technicznej mają kluczowe znaczenie,
• Bezpieczeństwo danych - system powinien być zgodny z RODO i chronić dane osobowe pracowników,
• Rozbudowane raportowanie - możliwość generowania zestawień dostosowanych do różnych potrzeb kadrowych i menedżerskich,
• Elastyczność - możliwość rozbudowy systemu wraz z rozwojem firmy np. o kontrolę dostępu, rejestrację gości, planowanie grafików.

Połączenie RCP z kontrolą dostępu - Korzyści dla bezpieczeństwa i organizacji

Nowoczesne systemy RCP coraz częściej są ściśle powiązane z opcją, jaką jest system kontroli dostępu. To połączenie narzędzi pozwala firmie nie tylko monitorować czas pracy, ale również zarządzać fizycznym dostępem pracowników do poszczególnych stref w budynku. Przykładowe możliwości takiej integracji to:

• Przydzielanie uprawnień dostępu do wybranych pomieszczeń (np. magazyny, archiwa, strefy produkcyjne, biura zarządu),
• Walidacja potrzebnych uprawnień (szkolenia BHP, ważne badania), aby dopuścić pracownika do strefy produkcyjnej,
• Blokowanie wejścia osobom nieuprawnionym,
• Tworzenie ścieżek dostępu dla różnych grup pracowników (np. technicy, administracja, kadra zarządzająca),
• Rejestracja prób nieautoryzowanego wejścia lub obecności poza godzinami pracy,
• Połączenie z systemami alarmowymi i monitoringiem wizyjnym,
• Wdrożenie losomatu.

Postaw na najlepszy system RCP już dziś

System rejestracji czasu pracy to dziś znacznie więcej niż tylko narzędzie do ewidencji godzin pracy. To rozbudowane rozwiązanie, wspierające zarządzanie zasobami ludzkimi, automatyzuje procesy kadrowe, pomaga w spełnianiu obowiązków prawnych i zwiększa bezpieczeństwo organizacji. Szczególnie cenne okazuje się jego połączenie z systemem kontroli dostępu, które zapewnia pełną kontrolę nad tym, kto, kiedy i gdzie przebywa na terenie firmy.

Decydując się na wdrożenie systemu RCP, warto postawić na sprawdzone rozwiązania oferujące elastyczność, niezawodność i możliwość integracji z innymi narzędziami IT. To wszystko może wam zaoferować firma Polsystem.