Systemy ERP od lat cieszą się coraz większą popularnością i na ich wdrożenie decydują się zarówno małe firmy, jak i te o bardzo rozbudowanej strukturze. Zadaniem systemu ERP jest poprawa jakości zarządzania i zoptymalizowanie procesów na różnych obszarach, w tym wpływają na zarządzanie zasobami ludzkimi.
W działach HR jest mnóstwo danych pracowników, informacji na temat wynagrodzeń, szkoleń, rekrutacji. Ze względu na wielość przetwarzanych danych ważna jest dobra organizacja i umiejętne zarządzanie. Dlatego też sprawdzają się systemy ERP, które skutecznie wspierają zarządzanie kapitałem ludzkim na kilka sposobów.
Wszystkie dane w jednym miejscu
Podstawą działania systemu ERP jest scentralizowanie danych. W jednym oprogramowaniu są dane ze wszystkich komórek firmy. Pracownicy działu HR nie muszą więc uruchamiać kilku programów, by znaleźć potrzebne w danej chwili informacje, bo znajdą je w jednym systemie. To znacząco skraca czas wykonywania procesów związanych z HR. Jest to też duże ułatwienie w przypadku audytu i kontroli.
Automatyzacja powtarzalnych zadań
Są takie czynności, które są powtarzalne, a przy tym zajmują sporo czasu. Systemy ERP zaprojektowano tak, by pozwalały na zautomatyzowanie rutynowych zadań. W przypadku zarządzania zasobami ludzkimi w grę wchodzą np. wyliczanie wynagrodzeń z uwzględnieniem nadgodzin i zwolnień lekarskich, procesy związane z rekrutacjami, czy szkoleniami. Warto zaznaczyć, że to nie tylko usprawnia pracę, ale również pozwala znacząco wyeliminować ryzyko błędów ludzkich.
Analiza danych na wysokim poziomie
Systemy ERP są zbudowane z modułów, a jednym z nich jest moduł dostarczający zaawansowanych narzędzi do analizy danych i raportowania. Skorzystają na tym różne działy, w tym dział HR. Moduł jest intuicyjny i prosty w obsłudze, a przy tym pozwala na zestawienie ze sobą różnych wskaźników. Dzięki analizom łatwiej o podejmowanie trafnych decyzji biznesowych. W przypadku wykorzystania w dziale HR mogą posłużyć m.in. do oceny wydajności pracowników, frekwencji, postępów w życiu zawodowym. To dostarcza istotnych informacji, na podstawie których kierownik decyduje, kto zasługuje na awans.
Lepsza komunikacja wewnątrz firmy
Dla jakości pracy znacząca jest atmosfera i przejrzysta komunikacja w firmie, a tę ostatnią także mogą poprawić systemy ERP. Często dostępne są funkcje samoobsługowe dla pracowników, na platformie pracownicy mają dostęp do swoich danych osobowych, informacji o wynagrodzeniu, czy harmonogramu pracy. W ten sposób zyskują przejrzyste informacje, co niweluje ryzyko konfliktów. Ponadto wymiana dokumentów między pracownikami i działem HR przebiega szybciej, co również wpływa na ocenę komunikacji. Na platformie składa się na przykład wnioski urlopowe, czy zaświadczenia lekarskie.
Podsumowanie
Program kadry i płace zalicza się do podstawowych narzędzi stosowanych w działach HR. Jeśli będzie on jednym z modułów systemu ERP, o którym sobie opowiedzieliśmy, korzystanie z niego będzie wygodniejsze. Ponadto niesie za sobą szereg innych korzyści, które docenią także pracownicy z innych działów.
