Jak wprowadzić nowego pracownika w życie organizacji, gdy zaburzone jest jej dotychczasowe, normalne funkcjonowanie, niemal każdy proces ulega transformacji, a praca odbywa się zdalnie?

Co zrobić by nowe osoby dołączające do organizacji, od początku mogły poczuć się jej częścią, pomimo fizycznego braku kontaktu z przełożonymi i członkami zespołu?

Jak ułożyć cały proces onboardingu, by zawierał on wszystkie elementy niezbędne do skutecznego wdrożenia pracownika?   

Wielu przedstawicieli różnych organizacji w okresie pandemii zadawało sobie powyższe pytania, poszukując na nie odpowiedzi i jednocześnie próbując wypracować sposób na szybki onboarding nowoprzyjętych w tym czasie osób. Czy im się to udało i błyskawiczny, pandemiczny proces wprowadzania pracowników w struktury organizacji sprawdził się w praktyce i sprawdza również teraz, gdy spora część firm przechodzi na model hybrydowy?   

Rekrutacja, szkolenia wdrożeniowe i poprawne wprowadzenie pracowników mają kluczowe znaczenie dla sukcesu każdej organizacji. Dobrze przemyślany i zrealizowany proces onboardingu pomaga w przygotowaniu nowozatrudnionych do poprawnego wejścia w przypisane im role i pozwala na sprawne w nie wejście, poprzez łagodne poznanie specyfiki funkcjonowania firmy w każdym jej obszarze wraz z poczuciem komfortu, pozwalającym na szybkie osiągnięcie samodzielności. Źle przeprowadzony proces wprowadzenia może zwiększyć statystyki, i tak już wysokiej, rotacji pracowników w ciągu pierwszych 45 dni od zatrudnienia oraz jeszcze większej, w ciągu pierwszych 4 miesięcy i zrazić pracownika do organizacji sprawiając, że stanie się on jej anty-ambasadorem.

Pandemia sprawiła, że ​​proces zatrudniania jest trudniejszy niż kiedykolwiek wcześniej, a wdrażanie i zatrzymanie nowych pracowników niezwykle utrudnione.

Pomimo wielu negatywnych przewidywań, zatrudnianie i rotacja pracowników w ostatnich kilkunastu miesiącach miały nadal miejsce i to jak się okazało, w przypadku sporej części firm, na dużą skalę, co spowodowało konieczność sprawnego działania i dostosowania się do panujących w danej chwili warunków.

Czy firmy zdały również test w tym obszarze i jakie środki podjęły, by móc odpowiedzieć na potrzeby nowych pracowników?

Czym jest onboarding i co powinien wynieść z niego pracownik adaptowany w trakcie pandemii?

Onboarding pracownika to szereg działań mających na celu wdrożenie i adaptację każdej nowo zatrudnionej osoby w struktury organizacji. Działania te powinny objąć wszystkie obszary życia i funkcjonowania firmy, z uwzględnieniem jej specyfiki. Nowy pracownik powinien poznać zatem: strategię organizacji wraz ze wszystkimi jej elementami, jej strukturę, wszystkie niezbędne do sprawnego funkcjonowania i wykonywania powierzonych mu zadań procedury, zakres swoich obowiązków oraz regulamin pracy oraz możliwości rozwoju, a także zasady funkcjonowania w miejscu pracy wraz z obsługą sprzętu biurowego.

Wprowadzenie może być realizowane indywidualnie lub dla określonej grupy osób, przez przedstawiciela działu HR lub innego członka zespołu, nawet przełożonego, i powinno zacząć się już na ostatnich etapach procesu rekrutacji. Wdrożenie może przybrać różne formy: spotkań bezpośrednich i zdalnych, pogadanek, wykładów, prezentacji, szkoleń oraz praktycznych ćwiczeń. Obejmować ma nie tylko dostarczenie odpowiedniej wiedzy, ale także niezbędnego do pracy sprzętu i materiałów w formie welcom packa.

Onbording w swych założeniach powinien być początkiem podróży pracownika (employee journey), którą rozpoczyna on wraz z organizacją. Powinien zatem nie tylko być poprawnie przeprowadzony, ale także wywołać efekt WOW i sprawić, że od samego początku pracownik chce zostać z firmą na dłużej.

W trakcie pandemii sprawne przeprowadzenie powyższego procesu, z uwzględnieniem wszystkich jego kluczowych elementów oraz w znanej dotychczas formie, było niemożliwe. Organizacje musiały zatem szybko znaleźć sposób nie tylko na dostarczenie wszystkiego tego, co obejmował onboarding przed pandemią, ale przede wszystkim znaleźć na niego nowy pomysł i wykonać to wszystko zdalnie. A wszystko to, by w możliwie najbardziej efektywny sposób zaprezentować swoją „ludzką” twarz, bez fizycznego kontaktu z pozostałymi członkami zespołu, na których dotychczas „rozlewała się” rola praktycznego wdrożenia nowych osób.

Na jakie rozwiązania postawiły firmy?

Zdalne poznawanie zespołu    

Jednym z największych wyzwań zdalnego procesu onboardingu okazało się stworzenie wspólnoty i więzi z zespołem poprzez wzajemne poznanie. By dostarczyć nowo zatrudnionym kluczowy czynnik szczęścia i produktywności w miejscu pracy, organizacje musiały zapewnić sprawne poznanie członków zespołu i wesprzeć nawiązywanie relacji. Część z nich zdecydowała się na wprowadzenie roli buddy’iego – wyznaczonego kumpla, który m.in. pomaga w poznaniu współpracowników. Część natomiast zdecydowała się na sesje Q&A z członkami zespołu, z którymi dana osoba będzie się najczęściej kontaktować. Zadawane pytania mogą być oczywiście różne – najlepiej, jeśli można je zaliczyć do kategorii „lodołamaczy”, pomagających nowym znaleźć podobieństwa i na nich budować niezbędne relacje. Jeszcze inne zdecydowały się natomiast na wykorzystanie zdalnych form integracji w ramach zespołu, poprzez które nowi pracownicy mogli lepiej poznać współpracowników, ale też przedstawić siebie. Ciekawym i efektywnym pomysłem okazały się na przykład przyjęcia powitalne odbywające się poprzez komunikatory video.

Zaangażowanie kadry kierowniczej

Niektóre organizacje podjęły proces błyskawicznego onbordingu pracowników prowadzony przez przedstawicieli kadry kierowniczej. Podejście takie zaowocowało dodatkowymi korzyściami dla obu stron tego procesu – nowo zatrudnionym pozwoliło poznać firmę przez pryzmat osób na najwyższych stanowiskach, uwypuklając często znacznie więcej elementów dotyczących specyfiki jej funkcjonowania. Osobom zarządzającym pozwoliło natomiast na inne spojrzenie na organizację i jej działanie z punktu widzenia pracowników, ze szczególnym uwzględnieniem zmian, które muszą zajść w związku z koniecznością dostosowania się do nowych warunków i oczekiwań zatrudnionych.

Nowe ustrukturyzowane podejście do procesy onboardingowe

Spora część organizacji zdecydowała się na wprowadzenie procesów onboardingu zamkniętych w 30, 60 lub 90 dniowych okresach, podczas których nowi pracownicy powinni zdobyć całą niezbędną wiedzę i umiejętności, pozwalające im na skuteczne funkcjonowanie w strukturach firmy, dostarczanych jednak w odpowiednich dawkach, tak by mogli etapami zdobywać niezbędne informacje i wcielać je efektywnie w swoją codzienną pracę. W czasach przed pandemią wiele firm zamykało wdrożenie zaledwie w jednym dniu, wrzucając w niego najważniejsze elementy, zaś resztę pozostawiając już do „wyłapania” oraz „wyuczenia” w praktyce. Przedstawiciele firm uświadomili sobie jednak dzięki pandemii, że zdalny proces wdrożenia musi być od początku do końca skrupulatnie i szczegółowo zaplanowany oraz dopracowany, a także musi obejmować wszystkie aspekty funkcjonowania w strukturach i być idealnie zintegrowany ze światem zdalnym. Organizacje zostały bowiem zmuszone również do przemyślenia celu oraz znaczenia onboardingu dla ich działania, a także roli pracowników i zasad ich funkcjonowania. Okazało się bowiem, że zdalne wdrożenie:

• jasno ustala oczekiwania, które pomagają nowemu pracownikowi zrozumieć, w jaki sposób jego rola wiąże się z celami organizacji,
• od samego początku integruje zasady produktywności i współpracy,
• daje silniejsze powiązania pomiędzy członkami zespołu,
• pozwala członkom zespołu na szybszą integrację,
• poprawia retencję pracowników.

Zdalnego procesu onboardingu nie da się przeprowadzić bez przygotowania i zaangażowania wybranych pracowników, zajmujących określone pozycje w organizacji. Jeśli tak się bowiem stanie, nowa osoba może zostać bez jakiejkolwiek opieki, możliwości skutecznego kontaktu i wyjścia z patowej sytuacji, w której się znalazła, a w efekcie zrazić się do firmy.

Dlaczego wirtualny onboarding jest lepszy od tradycyjnego?

Główne przewagi wirtualnego onboardingu nad tradycyjnym wdrożeniem odnaleźć można w kanałach i formach przekazywania informacji, które pozwalają na bardziej skuteczne ich dostarczenie i zapamiętanie, a tym samym szybsze wdrożenie. Wykorzystanie video w procesie onboardingu pozwala na sprawny kontakt ze współpracownikami przy zachowaniu wszelkich zasad bezpieczeństwa i komfortu. I choć brak elementu ludzkiego jest dla wielu niezwykle istotny, coraz lepiej da się go implikować również w trakcie spotkań online. Szkolenia online w procesie wdrożenia przynoszą lepsze wyniki niż uczenie się samodzielnie w praktyce, a sami pracownicy mogą dostosowywać ich częstotliwość, dawki i formę przekazu do swoich potrzeb i możliwości.

Dynamiczne przejście na pracę zdalną skłoniło wiele organizacji do przemyślenia i przeprojektowania doświadczeń onboardingowych dla nowych pracowników. W rezultacie zrodziło się nowe podejście do całego procesu onboardingu, ze szczególnym uwzględnieniem jego wirtualnego charakteru, które kładzie nacisk na następujące praktyki:

• spójne i wysokiej jakości doświadczenia, które są dostępne dla wszystkich nowych pracowników na dużą skalę, niezależnie od tego, skąd wykonują oni swoją pracę,
• rozszerzone doświadczenia onboardingowe, które pozwalają pracownikom dowiadywać się, ćwiczyć i rozwijać nowe umiejętności podczas codziennej pracy,
• odpowiednio zebrana i uporządkowana wiedza, która umożliwia pracownikom stały dostęp do informacji i wdrażania nowych umiejętności w razie potrzeby,
• wieloaspektowe wsparcie możliwe dzięki kontaktom z kolegami, menedżerami, mentorami, ekspertami i współpracownikami w całej organizacji.

Obecnie, gdy sytuacja jest już coraz bardziej stabilna, a zatrudnieni sami wybierają model pracy, liderzy i przedstawiciele działów HR muszą zapewnić, że ich proces onboardingu jest równie skuteczny niezależnie od tego, gdzie znajduje się nowy pracownik – czy to w biurze, czy w domu – poprzez projektowanie doświadczeń edukacyjnych, które łączą metody synchroniczne, asynchroniczne i mieszane, tak by cały proces mógł przebiegać sprawnie i być dostosowany do potrzeb każdej nowej osoby dołączającej do organizacji. Nowe podejście zrodziło się z konieczności, ale stworzyło nowe możliwości.

Onboarding to obietnica jaką pracodawca składa nowemu pracownikami, można powiedzieć, że to na etapie wdrożenia podpisywana jest prawdziwa umowa o współpracy, oparta już na konkretnej wiedzy i wzajemnych zobowiązaniach. Właśnie dlatego to poprawność przeprowadzenia tego procesu jest kluczowa dla zatrzymania nowych osób w organizacji i wpłynięcia na ich komfort pracy, efektywność oraz satysfakcję. To początek wspólnej podróży pracownika z firmą i jeśli będzie nieudany lub gdy pracownik zostanie wprowadzony w błąd, szczególnie teraz, gdy rynek potrzebuje dobrych i kompetentnych ludzi, możemy być pewni, że zakończy się ona bardzo szybko, i nie przyniesie organizacji dobrych opinii.