Proces adaptacji popularnie zwany onboardingiem ma na celu wprowadzenie pracowników do organizacji w taki sposób, by szybko osiągnęli wysoki poziom efektywności. Proces ten powinien dostarczyć potrzebnej wiedzy zarówno na poziomie strategicznym (misja i wizja, struktura organizacyjna, cele itp.), proceduralnym (zasady komunikacji, obieg dokumentów, itp.), a także osobistym (zakres obowiązków, możliwości rozwoju itp.). Dodatkowo powinien wpływać na satysfakcję z pracy, motywację, a także pomóc rozwijać umiejętności, jakie będą od pracowników wymagane w przyszłości.
To teoria, rzeczywistość w Polsce wygląda jednak trochę inaczej. Onboarding jest jednym z bardziej zaniedbywanych procesów HR, dlatego warto przyjrzeć się temu zagadnieniu uwzględniając trendy na rynku w tym zakresie.

Administrowanie pracownikiem, a zarządzanie zmianą

Analizując doroczne raporty Michael Page „Globalny Barometr HR” można wysunąć wnioski w odniesieniu do rynku polskiego, a w szczególności sektora MŚP. Ze względu na stopień dojrzałości w obszarze HR, firmy skupiają się bardziej na administrowaniu procesem onboardingu, niż na zarządzaniu zmianą, jaką jest nowy pracownik w organizacji.  Zmiana ta dotyczy nie tylko samej organizacji, ale przede wszystkim pracownika. Czym więcej niż administrowaniem, nazwać można wyposażenie pracownika w stos dokumentów o firmie, kilka regulaminów, wzór wniosku o urlop itp. z prośbą o zapoznanie się czy liczenie, że zapamięta kilkadziesiąt osób poznanych w ciągu kilku pierwszych dni pracy. Taki proces onboardingu stanowi standard w przeciętnej polskiej firmie i nie dość, że ma niewiele wspólnego z zarządzaniem zmianą, to jeszcze negatywnie przekłada się na wizerunek pracodawcy w oczach pracownika. Potwierdzają to m.in. badania Polskiego Stowarzyszenia Doradców Organizacji: 57% pracowników MŚP ocenia proces onboardingu negatywnie.  

Benchmarking czyli uczmy się od lepszych od nas

Odpowiednio zaprojektowany onboarding oparty na zarządzaniu zmianą i dostosowany do możliwości oraz potrzeb komunikacyjnych pracownika jest wciąż rzadkością. Jeśli już, ma miejsce w korporacjach adaptujących zwykle rozwiązania z zagranicy lub w firmach posiadających wdrożone zaawansowane rozwiązania w zakresie nowoczesnego HR. Nie znaczy to jednak, że mała czy średnia firma nie jest w stanie profesjonalnie realizować tego procesu. Warto wzorując się na doświadczeniach innych, znaleźć coś dla siebie i wdrażać swój własny program pamiętając o kilku podstawowych zasadach.

Plan działań

Każdy pracownik przechodzi 3 podstawowe etapy w związku z zatrudnieniem:

1. Okres poprzedzający przyjście do pracy związany z przygotowaniem miejsca pracy
2. Pierwsze dni w pracy stanowiące fundament okresu wdrożeniowego
3. Pierwsze kilka tygodni pracy do pół roku w zależności od stanowiska (często pokrywa się z tzw. okresem próbnym)   

Mając tego świadomość, konieczne jest zaplanowanie kalendarza wdrożenia uwzględniając dostępne narzędzia realizacji onboardingu oraz cele jakie mają być zrealizowane w ramach procesu. W następnej kolejności należy poinformować o tym pracownika, tak by wiedział co go czeka w kolejnych dniach i tygodniach. Niezbędne jest, by przestrzegać procedur stopniowego wtajemniczania adepta w firmę, tak by zamiast nim administrować, zarządzać zmianą jaka go dotyczy. Większość pracowników wolałaby trafić do środowiska, w którym wszystko jest poukładane i zaplanowane pod realizacje konkretnych celów, niż do miejsca, gdzie wszystko ma miejsce spontanicznie. Nie znaczy to jednak, że dobór narzędzi i plan ma być sztywny, właśnie powinien być elastyczny i edytowalny, nawet pod potrzebę chwili. Różne osoby mają różne tempo przyswajania wiedzy i rozwoju umiejętności, to determinuje czas ich pełnej gotowości do pracy.

Onboarding zaczyna się już podczas rekrutacji

Niedoceniany z punktu widzenia onboardingu i samego planu wdrożenia jest czas zanim pracownik pojawi się w firmie. Kiedy nowy pracownik jest na okresie wypowiedzenia, zwykle więcej czasu i myśli skupia na nowym niż na dotychczasowym pracodawcy, dlatego warto zadbać o okres łączący rekrutację z inauguracją pracy. W tym czasie wiele dzieje się wokół nowego pracownika, przygotowane jest miejsce pracy wraz z narzędziami, których będzie używał (biurko, komputer, telefon), konfigurowana jest poczta e-mail, drukowane wizytówki, itp. Warto informować o tym wszystkim pracownika, dzięki temu odczuje, jak ważną jest osobą oraz z jakim profesjonalizmem organizacja przyjmuje go na pokład. W tym okresie można też zapoznać pracownika z podstawowymi informacjami typu struktura organizacji, szczegółowy zakres obowiązków, zasady komunikacji wewnątrz firmy, czy procedury obsługi klienta. Dzięki czemu proces przyswajania tych podstawowych informacji rozłoży się w czasie i unikniemy efektu „zakorkowania” umysłu pracownika w pierwszych dniach pracy.

Narzędzia czyli do wyboru, do koloru

W zależności od organizacji oraz jej specyfiki, proces onboardingu można realizować oraz wspierać na kilka różnych sposobów. Do podstawowych narzędzi adaptacji należą manuale stanowiące przewodnik po firmie, spotkania formalne z przełożonym, a także szkolenia wdrożeniowe i spotkania integracyjne. Ze względu na trend w optymalizacji kosztów i standaryzację, coraz większe znaczenie w uzupełnieniu tego procesu zdobywają narzędzia dostępne przez internet, np. e-learning poprzez interaktywne prezentacje, e-booki dostępne w firmowym intranecie, czy maile zawierające notkę biograficzną nowego pracownika rozesłane do reszty zespołu.

Nowością na rynku są innowacyjne narzędzia wspierające, oparte na wykorzystaniu nowoczesnych technologii. Na popularności zyskują przede wszystkim rozwiązania wykorzystujące mechanizmy grywalizacji. Nie tylko w sposób niestandardowy wprowadzają nowozatrudnioną osobę w rolę jaką ma pełnić w organizacji, ale dodatkowo wpływają na samopoczucie oraz motywację poprzez zawarte tam elementy gry lub zabawy. Tego typu rozwiązania wpisują się w obecny trend Employer Brandingu, a mają szczególne znaczenia dla firm, które rekrutują głównie osoby podejmujące pierwszą pracę, dla tej grupy pracowników taka innowacyjność stanowi wyznacznik kultury organizacyjnej pracodawcy.

Jeśli chodzi o dobór narzędzi, warto szukając odpowiedniego mixu dla swojej organizacji, wziąć pod uwagę przede wszystkim możliwości i potrzeby komunikacyjne pracowników. Te w zależności od wieku czy dotychczasowych doświadczeń mogą być różne. Warto testować w tym zakresie, czasem niewielka zmiana ma duże znaczenie dla całości procesu.    

Czynnik ludzki najważniejszy

Zetknięcie z nowopoznanymi ludźmi najmocniej odciska się na świadomości świeżo zatrudnionego, dlatego by zadbać o to oraz uniknąć efektu „odczłowieczenia” procesu adaptacji, organizacje wdrażają instytucję tzw. „buddy” czyli Opiekunów Programu. Stanowią oni swego rodzaju przewodników i mentorów nowych pracowników, a odpowiadając za proces onboardingu redukują takie problemy jak poczucie alienacji, mniejszą wydajność, ilość popełnionych błędów, a przede wszystkim rozczarowanie nową pracą jak i samym pracodawcą.

Dobór właściwego „buddy” stanowi kluczowy element warunkujący sukces onboardingu. Powinien on posiadać odpowiednie umiejętności komunikacji, doświadczenie związane z pracą w danej organizacji, znajomość procedur tam obowiązujących, a także co ważne, odpowiedni poziom motywacji i satysfakcji z pracy. To ma szczególne znaczenie przy przekazywaniu wszystkich nieformalnych zwyczajów panujących w organizacji, co ze względu na swoją delikatność ma duże znaczenie w kontekście budowy wizerunku pracodawcy. Dobrą praktyką jest zwolnienie lub ograniczenie zakresu codziennych obowiązków Opiekuna podczas pełnienia swojej funkcji.

Informacja zwrotna narzędziem monitoringu procesu

Bardzo istotne w pierwszych tygodniach pracy są odczucia nowego pracownika, dlatego zadaniem Opiekuna, jak również bezpośredniego przełożonego, powinno być łagodzenie ewentualnych napięć i stresów podczas bezpośrednich rozmów z pracownikiem. Kiedy pracownik nie wyraża swoich opinii czy wątpliwości, warto pytać wprost. Kiedy pracownik sam z siebie zadaje pytania samodzielnie inicjując kontakt, proces onboardingu jest na właściwej drodze. Mechanizm informacji zwrotnej uwzględniającej szczerość pracownika stanowi najlepsze narzędzie monitoringu efektywności całego procesu. Warunkiem koniecznym jest jednak  założenie, że opinia jaką wyrazi pracownik będzie miała swoje następstwo, czyli np. zaoferowanie pomocy przy rozwiązywaniu problemów pojawiających się w pracy nowego podwładnego czy szczegółowe określenie jego kompetencji w odniesieniu do innych osób. Jest to o tyle istotne, że wskazuje obszary, które wymagają poprawy czy reakcji ze strony przełożonego, a tym samym utrwalają poczucie roli oraz znaczenia pracownika dla organizacji.

Dlaczego warto?

Mimo przeświadczenia, że onboarding służy przede wszystkim nowoprzyjętemu pracownikowi warto zdać sobie sprawę, że przynosi również wymierne korzyści całej organizacji. Przede wszystkim przyczynia się do redukcji liczby zwolnień na początku pracy, a jest to, o tyle ważne, że każdy utracony pracownik oznacza straty. Straty ekonomiczne wynikające choćby z kosztów związanych z koniecznością rekrutacji i wdrożenia następcy, jak również straty wizerunkowe związane z obecnością na rynku pracy osoby, która raczej nie będzie ambasadorem organizacji.

...

Skuteczny onboarding pomaga szybciej zaaklimatyzować się nowemu pracownikowi i nawiązać pozytywne relacje z załogą, przez co zwiększa się jego lojalność wobec pracodawcy. Warto jednak pamiętać, że podczas projektowania aktywności mających na celu wzrost tej efektywności, konsekwencje wszelkich działań i decyzji wpływają na morale nie tylko nowego, ale wszystkich pracowników oraz ogólną atmosferę pracy.

ŹRÓDŁO:
http://www.lhh.com/thought-leadership/articles/no-onboarding-practices-a-sink-or-swim-approach-is-risky-business.aspx