Ocena okresowa powinna stanowić dla firmy cenne źródło informacji na temat poziomu realizowanych przez nią celów biznesowych oraz posiadanego potencjału kompetencyjnego. Warto więc zadbać o jej rzetelność oraz rozwojową funkcję wobec organizacji, jak i poszczególnych pracowników.

Dobry początek

Ocena okresowa może stanowić doskonały punkt wyjścia do podejmowania decyzji dotyczących szkoleń, ścieżek kariery i awansów. Od trafności tych decyzji zależeć będzie sprawność realizacji celów operacyjnych, a za ich pośrednictwem strategii firmy. Aby jednak tak się stało musimy zadbać o kilka istotnych kwestii.

1. Jednoznaczne zdefiniowanie celu oceny okresowej. Podstawowym warunkiem efektywnego wdrożenia systemu ocen okresowych jest precyzyjne określenie celu, w jakim system ma być wprowadzony. Od wybranego celu zależeć będzie bowiem zasięg oceny (kto będzie jej podlegał), sposób jej przeprowadzenia, kryteria oceny oraz sposób wykorzystania jej wyników.

2. Prawidłowo zmapowany proces oceny. Proces oceny okresowej powinien być dobrze zmapowany, a jego interesariusze jednoznacznie zidentyfikowani i przygotowani do realizacji przydzielonych zadań. Oznacza to, że projektując system ocen okresowych musimy dokładnie przemyśleć, od czego ocena się rozpocznie, kto, kiedy i jakie działania będzie realizował i czym proces oceny się zakończy. Niezależnie od tego, jakie rozwiązanie ostatecznie przyjmiemy powinniśmy zadbać o kilka istotnych, dla jakości tego procesu standardów:

• Powszechność – ocenie muszą podlegać wszyscy pracownicy piastujący wskazane do oceny stanowiska
• Przejrzystość - cel oceny powinien być znany i jednoznaczny dla wszystkich uczestników oceny (ocenianych i oceniających)
• Adekwatność - każdy pracownik powinien być oceniany w odniesieniu do kryteriów obowiązujących na zajmowanym przez niego stanowisku pracy (cele i/lub kompetencje)
• Jawność - pracownicy muszą znać kryteria, procedurę i narzędzia oceny oraz otrzymać informację zwrotną, dotyczącą postrzegania ich zachowań w pracy przez osoby oceniające
• Powtarzalność - ocena powinna odbywać się regularnie i obejmować stałe przedziały czasu (np. miniony rok kalendarzowy)
• Poufność - do wyników oceny powinna mieć dostęp wąska grupa pracowników bezpośrednio zaangażowana w proces oceny (Dział HR, oceniany pracownik oraz jego przełożeni)
• Standaryzacja - proces oceny każdorazowo musi odbywać się zgodnie z uzgodnionymi kryteriami i standardami
• Porównywalność – ocena powinna umożliwiać porównanie wyników pracownika w czasie oraz porównanie wyników ocen różnych osób w organizacji

3. Prostota i użyteczność narzędzi oceny. Ocena okresowa to mocno angażujący proces dla wielu osób w organizacji. Dział HR powinien o tym pamiętać szczególnie podczas tworzenia kryteriów i narzędzi oceny, a także towarzyszących im instrukcji i regulaminów. Przygotowane przez HR opracowania powinny charakteryzować się prostotą, przejrzystością i być napisane zwięzłym, a jednocześnie zrozumiałym dla wszystkich językiem. Pracownicy jak i ich menedżerowie powinni, bowiem koncentrować swoje wysiłki przede wszystkim na samej ocenie oraz tworzeniu planów rozwojowych, a nie na rozwiewaniu wątpliwości wywołanych nieczytelnymi zasadami, czy nieprecyzyjnymi zapisami. Dobrą praktyką jest tu włączanie przedstawicieli pracowników i menedżerów do tworzenia narzędzi oraz dokumentów regulujących proces oceny.

4. Rzetelne przygotowanie pracowników i menedżerów do udziału w procesie oceny.  Jakość okresowej oceny pracowników, a co za tym idzie jej użyteczność, w bardzo dużym stopniu zależy od rzetelnego przygotowania wszystkich interesariuszy tego procesu. Menedżerowie i pracownicy muszą nauczyć się sprawnie korzystać z udostępnionych im narzędzi, radzić sobie z typowymi błędami w ocenie, udzielać konstruktywnej informacji zwrotnej, budować plany rozwoju dla pracowników oraz egzekwować ich realizację.

5. Wskazanie wszystkim interesariuszom korzyści wynikających z wdrożenia oceny okresowej. Pozyskanie zaangażowania pracowników w proces oceny okresowej wymaga przede wszystkim wskazania korzyści, jakie z udziału w tym procesie płyną dla każdej z zainteresowanych stron. Jeśli Zarząd, menedżerowie oraz pracownicy liniowi dostrzegą, że systemowa ocena kompetencji rozwiązuje istotne dla nich problemy i usprawnia pracę, znacznie łatwiej będzie można zaangażować ich do tworzenia założeń oraz narzędzi oceny, jak i rzetelnego jej przeprowadzenia.

Idealny system ocen

• Powinien wynikać z potrzeb i specyfiki organizacji
• Cele dla różnych grup stanowisk muszą być spójne (chodzi tu o stanowiska powiązane, niekoniecznie wchodzące w skład danej jednostki organizacyjnej)
• Powinien umożliwiać ocenę realizacji celów i potencjału rozwojowego (musimy umieć oceniać i to, co było i to, co będzie)
• Kompetencje powinny zostać zdefiniowane na podstawie strategii. System powinien być zbudowany w ścisłej współpracy z biznesem (model oceny powinien wynikać z biznesu, wychodzić od ludzi, bo to oni będą ten system stosować)

...

Jak pokazuje doświadczenie wielu firm, system ocen okresowych może być silnym orężem wspierającym rozwój organizacji i jej pracowników. Dobrze przygotowany i konsekwentnie wdrożony ułatwia realizację celów biznesowych, podnosi umiejętności, zaangażowanie i satysfakcję pracowników, oraz ułatwia operacyjne zarządzanie tak zespołami jak i poszczególnymi pracownikami.