Feedback jest podstawą komunikacji pomiędzy ludźmi. Samo pojęcie najczęściej jest stosowane w odniesieniu do miejsca zatrudnienia i wymiany informacji pomiędzy społecznością, która ze sobą współpracuje w jednym środowisku. W podstawowym założeniu dzielimy go na dwie grupy. Z którą masz do czynienia w swojej pracy?

Informacja zwrotna zorientowana na zadanie

Pochwała lub nagana, która nie skłania do konstruktywnej wymiany zdań i tym samym nie dająca pola do wyciągnięcia sensownych wniosków. Najczęściej zawiera się w słowach zmierzających do stwierdzenia, że zrobiliśmy coś dobrze lub źle, ale bez argumentacji wyjaśniającej.

Informacja zwrotna zorientowana na kompetencje

Polega na udzieleniu informacji, która niesie za sobą merytoryczną ocenę danej sytuacji. Skoncentrowana na głębszej ocenie, udzieleniu wskazówek, analizie poczynań i poinformowaniu, co w działaniu było dobre, a co wymaga poprawy.

Kultura feedbacku

O tym zagadnieniu wiele się teraz mówi i pisze. „Kultura feedbacku” jest wymieniana jednym tchem na większości rozmów kwalifikacyjnych w poważnych instytucjach, chcących uchodzić za nowoczesne i zorientowane na człowieka. Teoria nie zawsze jednak idzie z praktyką, albowiem to proces, który wymaga od przełożonych połączenia wielu niezbędnych cech osobowości. Przede wszystkim zawiera się w empatii, cierpliwości, stanowczości, ale i rozbudowanych umiejętnościach retorycznych. Dobry feedback to ten, który odnosi się do konkretnych sytuacji, ale nie wartościuje osoby, do której wysyła komunikat. Przykładowo - to zwrócenie uwagi, że przygotowany artykuł jest wykonany niedostatecznie starannie, bez sugestii, iż jego autor nie nadaje się do pisania. Tym samym to też wychwycenie subtelnej różnicy w komunikacji. To zwrócenie uwagi w sposób motywujący, a nie podcinający skrzydła i oceniający. To również lekcja cierpliwości, dawania szans na poprawę i otoczenie wsparciem, które niejednokrotnie nie tylko buduje bardziej proaktywnego pracownika, ale i szczerze lojalnego w stosunku do przełożonego.

Motywacja

Potężną rolę w udzielaniu informacji odgrywa motywacja. Wytykanie błędów i przekazywanie negatywnych emocji, nawet jeśli chciałeś dobrze, to najgorsze, co możesz uczynić. Jesteśmy tak skonstruowani, że uczymy się dużo gorzej, gdy jesteśmy źli, zestresowani i tkwimy w poczuciu niedocenienia. Jak więc zareagować po wystąpieniu publicznym pracownika, z którego nie jesteś zadowolony?

Przykład: Brawo! Wiele elementów twojego wystąpienia było świetnie zrealizowane. Miałeś pomysł na prezentację, przekazałeś interesujące treści, mówiłeś głośno i wyraźnie. Myślę jednak, że wypadłbyś jeszcze lepiej, gdybyś mówiąc, nie patrzył w ziemię. Dobrym pomysłem byłoby też nie trzymać rąk w kieszeni i czasem uśmiechnąć się do widowni. Sprawisz wtedy wrażenie sympatyczniejszego i bardziej pewnego siebie. Jestem pewny, że następnym razem dodasz te elementy, by być jeszcze lepszym”

Chodzi tutaj o to, aby na samym początku twój rozmówca poczuł się dobrze i odrobinę się zrelaksował. Chcemy, by miał w sobie pozytywną emocję. Następnie, wymieniając gorsze elementy wystąpienia, nie krytykujesz i nie sprowadzasz go na ziemię, tylko w grzeczny, ale stanowczy sposób udzielasz konkretnych wskazówek. Zwróć uwagę na pozytywny wydźwięk całej wypowiedzi. Na koniec sugerujesz, że dalej wierzysz w pracownika i nie masz do niego urazy, podbudowując jego pewność siebie. To najlepszy sposób na rozbudzenie motywacji.

Dlaczego warto udzielać informacji zwrotnej?

Dzięki informacji zwrotnej pracownicy otrzymują szybki komunikat, czego się od nich oczekuje i jakie są stawiane przed nimi cele. To poważny krok w stronę poprawienia jakości pracy i efektywności ich poczynań zapobiega konfliktom. Ludzie świadomi swojej sytuacji zawodowej są spokojniejsi, bardziej zrelaksowani i skoncentrowani na pogłębieniu swoich zalet lub eliminacji wad każdy chce wiedzieć czy ich praca jest szanowana, ceniona i zgodna z oczekiwaniami pracodawcy

Nasze czasy to sieć zależności, kiedy rozbudowywanie sieci networkingowej i stała współpraca z zespołem są kluczowe do osiągnięcia sukcesu. Dlatego też tak istotna jest dbałość o sprawną komunikację, która pobudza kreatywność i wzmacnia poczucie wartości. Nie oceniaj i nie osądzaj, ale działaj rozsądnie. Przekazuj informację od razu po wymaganym zdarzeniu, ale przygotuj się wcześniej, przemyśl swoje wnioski i postaraj się nastroić pozytywnie do rozmowy.

Jak radzić sobie z informacją zwrotną?

Reaguj ze spokojem na wszelkie uwagi. Konstruktywna krytyka winna budzić w tobie poczucie, iż nauczyłeś się czegoś nowego i masz teraz szanse na wyciągniecie wniosków. Zadawaj pytania, nie obawiaj się dialogu i zmierz się ze swoimi słabościami. Nie bój się prosić o radę i podziękuj za ocenę, nawet jeśli jest dla ciebie niekorzystna. Z całą pewnością powinieneś dać sobie czas na przemyślenie omawianej kwestii, by wyzbyć się emocjonalnego podejścia, a bardziej skoncentrować się na analitycznej analizie całości działań.

Cenna może być dla ciebie zasada FUKO, która może pomóc ci usprawnić komunikację.
F – fakty U – uczucia K – konsekwencje O – oczekiwania
Przykład: Faktem jest, iż przygotowałem ten artykuł z kilkoma błędami merytorycznymi. Czuję się z tym niekomfortowo, ponieważ konsekwencją moich uchybień jest zaniżona wartość tekstu. Zrobię wszystko, by to się już nigdy nie powtórzyło.

                                                                                                    . . .

Prawidłowo udzielony feedback sprawi, że pracownicy dowiedzą się, co jest ich mocną stroną, a nad jakimi elementami muszą jeszcze popracować. To także doskonała nauka dla przełożonych, którzy stosując go regularnie wzmocnią umiejętności nowoczesnego zarządzania grupą, motywując i ucząc, jak stawać się lepszymi.