Nie ma wątpliwości, że pracodawca może kontrolować czy jego podwładni sumiennie i prawidłowo wykonują swoje obowiązki. Różne formy monitoringu pracowników stały się codziennością. W praktyce jednak nie zawsze jasne jest jak daleko pracodawca może się w takiej kontroli posunąć. Często też błędy i niedopatrzenia w zakresie sposobu prowadzenia kontroli prowadzą do odwrotnego niż zamierzony skutku. Pracodawca naraża się na negatywne konsekwencje, co najmniej w postaci utraty zaufania pracowników i dobrej opinii lub w formie konkretnych roszczeń pracowników.

Podstawa kontroli podwładnych przez pracodawcę

Pracownik w godzinach pracy pozostaje do wyłącznej dyspozycji pracodawcy i zobowiązany jest w sposób prawidłowy wykonywać swoje obowiązki. Pracodawca z kolei odpowiada zarówno za wyniki pracy swoich pracowników, jak i za bezpieczeństwo w zakładzie pracy. Oczywistym jest więc, że musi w sposób rzetelny i sprawny kontrolować prawidłowe wykonywanie obowiązków przez swoich podwładnych. Co do zasady przepisy prawa, w szczególności w zakresie sprawowania tej kontroli w tak nowych obszarach jak np. mailing, monitoring wizyjny, lokalizacja GPS, system RFID, nie zawierają bezpośrednich regulacji. Tymczasem wspomniane narzędzia są powszechnymi metodami stosowanymi przez pracodawców, które w dobie dzisiejszej technologii są koniecznymi by kontrolę uczynić rzetelną i efektywną. O ile samo prawo pracodawcy do kontroli pracowników jest niekwestionowane, to prawo to nie jest nieograniczone.

Pracownik nie zgadza się na monitoring – co wtedy?

Uprzedzenie pracownika należy odróżnić od uzyskania jego zgody na stosowanie danej formy monitoringu. Takiej zgody, co do zasady pracodawca nie potrzebuje, jeśli sam monitoring następuje w prawnie usprawiedliwionym celu. W razie sporu z pracownikiem, który wyraźnie sprzeciwił się nagrywaniu pracodawca będzie zobowiązany takie cele wykazać i uzasadnić.

Minimum przesłanek jakie pracodawca musi spełnić przy każdej formie monitoringu.

Wprowadzenie każdej formy monitoringu (w tym wizyjnego, poczty e-mail, GPS, stron internetowych) podlega następującym zasadom:

1. Monitoring musi być uzasadniony, wynikać z uzasadnionego celu i stanowić środek proporcjonalny do celu w jakim został zastosowany.
2. Pracodawca stosujący monitoring musi pamiętać o spełnieniu obowiązków dotyczących przetwarzania danych osobowych.
3. Monitoring musi być transparentny - wprowadzenie wymaga co najmniej uprzedzenia pracownika o jego stosowaniu.
4. Granice stosowania każdego monitoringu wyznaczają dobra i prawa osobiste pracowników takie jak: godność, prawo do prywatności, prawo do tajemnicy korespondencji, wolność komunikacji.

Gdzie Pracodawca nie zamontuje kamer?

Granice monitoringu zawsze wyznaczają prawo do prywatności oraz szeroko rozumiana godność pracowników. Nie można prowadzić nagrań w miejscach, gdzie przebywanie pracownika może mieć związek z prywatną, a nie zawodową sferą jego życia jak również tam, gdzie naruszenie innych praw jest bardzo prawdopodobne – pracodawca nie powinien więc montować kamer w toaletach, szatniach, przebieralniach, jadalniach, palarniach, itd.

Monitoring skrzynek pocztowych – ochrona wolności komunikacji i tajemnicy korespondencji

Monitoring poczty e-mail wymaga od pracodawcy zadbania o doprecyzowanie, czy mail służbowy może być wykorzystywany dla celów prywatnych. Przyjmuje się bowiem, że w sytuacji gdy pracodawca przekazał jasne instrukcje i zakazał używania skrzynki mailowej dla celów prywatnych, ewentualnie zażądał by maile prywatne w sposób wyraźny oznaczane były jako poufne lub przechowywane w osobnym folderze (tych pracodawca nie ma prawa przeglądać) nie może być mowy o naruszaniu przez pracodawcę prawa do poufności korespondencji (zagwarantowanego art. 23 kc).

Monitoring GPS samochodu służbowego lub telefonu

Monitoring przy pomocy lokalizatora GPS staje się kolejnym popularnym narzędziem kontroli pracodawcy – dotyczy ze swej istoty szczególnie pracowników pracujących w terenie. W praktyce problem może rodzić trudność natury technicznej związaną z brakiem możliwości wyłączenia funkcji GPS w telefonie czy samochodzie poza czasem pracy pracownika. Pracodawca na wypadek sporu powinien potrafić udowodnić, że w „prywatnym” czasie pracownika dezaktywował funkcję, względnie dane te były usuwane bez analizy przez pracodawcę. Na pewno wyciągnięcie przez pracodawcę jakichkolwiek negatywnych konsekwencji wobec pracownika w oparciu o dane gromadzone z naruszeniem tych ograniczeń będzie szczególnie ryzykowne (łatwe do podważenia). Być może inne technologie jak system RFID czyli metoda identyfikacji przy użyciu fal radiowych pozwolą na eliminację tej niedogodności. W każdym razie warto, by pracodawca przed skorzystaniem z danej metody monitoringu rozważył te ograniczenia.

Przeszukanie – kontrola osobista

Sąd Najwyższy stwierdził, że stosowane szeroko w ramach przepisów regulaminów pracy lub ustalonych zwyczajów przeszukiwanie członków załogi w celu zapobiegania wynoszenia mienia zakładów pracy jest zgodne z prawem i nie narusza dóbr osobistych pracowników wówczas, gdy pracownicy zostali uprzedzeni o możności stosowania tego rodzaju kontroli w celu ochrony mienia społecznego i gdy kontrola ta jest wykonywana w porozumieniu z przedstawicielstwem załogi w sposób nie pozostający w sprzeczności ze swym społeczno-gospodarczym przeznaczeniem lub z zasadami współżycia społecznego. To o co powinien zadbać pracodawca to dokonywanie samego przeszukania w sposób nie naruszający godności pracownika czy prawa do prywatności względem innych pracowników. O ile rewizja osobista jest w konkretnym przypadku uzasadniona i dopuszczalna, prawnie wskazane jest przeprowadzenie jej w osobnym pomieszczeniu przez osobę tej samej płaci co przeszukiwana.

Monitoring a ochrona danych osobowych

Zgodnie z art. 36 ustawy o ochronie danych osobowych pracodawca jako administrator danych osobowych jest zobowiązany odpowiednio zabezpieczyć dane swoich pracowników. Administrator danych jest obowiązany zastosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną. W szczególności powinien zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Zgodnie z art. 51 oraz art. 52 ustawy pracodawca ma obowiązek zapewnić ochronę danych osobowych, właściwe zabezpieczenia techniczne oraz organizacyjne uzyskiwanych informacji o pracownikach przy wykorzystaniu monitoringu. Wynika z tego, że:
- zebrane wskutek stosowania określonej formy monitoringu dane osobowe (np. nagrania z wizerunkiem pracowników) wymagają odpowiedniego ich przechowywania zabezpieczającego przed nieuprawnionym użyciem,
- dane te po upływie określonego czasu powinny zostać usunięte - według GIODO okres ten nie powinien być dłuższy niż 7 do 30 dni, a tylko w przypadkach szczególnie uzasadnionych może zostać wydłużony,
- dane należy zniszczyć w sposób uniemożlwiający ich wykorzystanie.

...

Obowiązku wynikające z ustawy o ochronie danych osobowych przez pracodawcę są ważne, gdyż ich nieprzestrzeganie może doprowadzić do ponoszenia odpowiedzialności karnej.