Ocena okresowa to już standard w większości firm. Procedura służy przeglądowi kadrowemu, ale długofalowym celem jest tzw. CPI (Constantly Performance Improvement) czyli nieustanne doskonalenie całej firmy (a w konsekwencji zadań realizowanych przez wszystkich pracowników). Jest to jedno z najbardziej znanych narzędzi zarządzania zasobami ludzkimi i jednocześnie budzi najwięcej emocji. Dlaczego?

To niekończąca się historia… Zawsze można wykonać zadanie szybciej, dokładniej lub w inny, mniej kosztowny sposób.

Szybciej, lepiej i dokładniej!

Najważniejszy cel, wymuszony przez otoczenie rynkowe, to nieustanne doskonalenie funkcji realizowanych przez firmę. Dotyczy to głównie pracowników i realizowanych przez nich obowiązków. Można skrótowo określić to jako: szybciej, lepiej i dokładniej… niż konkurencja.

Pośrednie cele to:

• efektywny plan szkoleń dla pracowników, którzy nie dość dobrze realizują swoje zadania;
• przegląd kadrowy, pozwalający zarządowi uzyskać wgląd w potencjał załogi;
• promocja i motywowanie najlepszych pracowników.

Ocena i co dalej?

Ocena pracowników łączy się z innymi procedurami/ narzędziami zarządzania zasobami ludzkimi, takimi jak plan sukcesji czy też grupa pracowników wysokorozwojowych. Pracownik, który uzyskuje przeciętne rezultaty oceny okresowej nie może być kwalifikowany do grupy pracowników wysokorozwojowych, a tym bardziej uwzględniany w planie sukcesji na kluczowe stanowiska w firmie. Osoba kilkakrotnie uzyskująca niskie rezultaty oceny, pomimo pomocy ze strony firmy, w postaci na przykład szkoleń, musi w konsekwencji zmienić stanowisko lub opuścić organizację. Ocena okresowa nieodłącznie związana jest z planem szkoleń. Na podstawie rezultatów ocen okresowych i zawartych w nich potrzeb rozwojowych, dział zasobów ludzkich przygotowuje plan szkoleń dla całej organizacji. Pozwala to na negocjacje cen z firmami szkoleniowymi i na optymalizację kosztów związanych z podwyższaniem kompetencji pracowników.

Motywuj najlepszych!

Bezpośredni użytkownik oceny okresowej to przełożony. Procedura oceny stanowi dla niego zarówno narzędzie oceny podległych pracowników jak i potencjalne zagrożenie. Po zakończeniu oceny okresowej dział zasobów ludzkich dokonuje „obróbki” jej rezultatów. Jedną z reguł jest tak zwana krzywa Gaussa. Rozkład wyników oceny okresowej w poszczególnych komórkach organizacyjnych powinien zbliżać się do rozkładu tej krzywej. Zdarza się, że przełożony oceniający ma tendencję do oceniania zbyt wielu podwładnych w podobny sposób, co nie jest zgodne z regułami ustalonymi przez firmę. Rozkład statystyczny wyników oceny znacznie odbiegający od wspomnianego rozkładu może być źródłem problemów użytkownika procedury czyli oceniającego. Dzieje się tak wówczas, gdy zbyt wielu podwładnych ocenionych zostaje zbyt dobrze lub zbyt negatywnie. Wynika to częściowo z faktu, że nie można wszystkich oceniać jednakowo i nagradzać awansem lub podwyżką. Założeniem jest motywowanie najlepszych, aby inni członkowie zespołu podążali ich tropem.

„Szyta na miarę”?

Nie istnieje jeden uniwersalny model oceny okresowej pracowników. Procedura musi być przygotowana dla konkretnej firmy. Powinna uwzględniać te wartości, kryteria oraz preferowane postawy, które są dla niej ważne i są tożsame ze strategią firmy. Ocena okresowa wymaga konsekwentnego postępowania. Osoby uzyskujące słabe wyniki otrzymują wsparcie w postaci szkoleń, coachingu, zmiany stanowiska, departamentu itp. Osoby ocenione najwyżej awansują, otrzymują wyższe wynagrodzenie, zleca się im bardziej skomplikowane i ambitne zadania. W przeciwnym wypadku wszyscy pracownicy zaczynają traktować ocenę okresową jako biurokratyczną procedurę, która jedynie zajmuje czas.

Elastyczność w cenie

Zdarza się, że pracownicy uważają, że ocena jest wdrażana po to, aby pozbyć się części pracowników. To nie jest celem oceny okresowej. W konsekwencji jednak, osoby które nie nadążają za zmianami, nie chcą uczyć się nowych rzeczy, powinny opuścić organizację. Rolą firmy jest dać każdemu szansę, pomóc tym, którzy wykazują luki kompetencyjne, ale jednocześnie, jeśli to konieczne, pozbyć się osób, które nie rozumieją priorytetu CPI (Constantly Performance Improvement).

…

Raz wprowadzona ocena okresowa nie może w formie niezmiennej trwać latami. Zmienia się wraz z organizacją, z jej strategią, misją i wizją. Musi podążać za całą firmą, za zmianami wymuszanymi przez konkurencję.