Motywacja i zaangażowanie pracowników to jedne z najważniejszych czynników wpływających na produktywność zespołu, stopień realizacji planu produkcyjnego oraz poziom jakości wytwarzanych produktów. O skutecznych sposobach budowania angażującej atmosfery w zespołach produkcyjnych mówił Prelegent Forum People In Production (8-9 maja 2024 r., Warszawa).

Materiał powstał w ramach współpracy patronackiej dla Forum People In Production (8-9 maja 2024 r., Warszawa)

Anna Kępka, Project Manager Forum People In Production, brave: Jak sprawić by misja i strategia organizacji stała się zrozumiała dla pracownika, a on sam czuł się częścią zespołu?

Marcin Mazurek, Plant Manager, Gudrun Group: Myślę, że dużo zależy od etapu samego budowania misji i strategii firmy, a w szczególności przełożenia jej na niższe szczeble w organizacji. Warto by na etapie tworzenia misji i wizji również członkowie poszczególnych zespołów mieli możliwość dołożenia własnych elementów. Dużo łatwiej jest utożsamiać się z czymś, co choć w części tworzone było przez nas samych. Przy samej komunikacji w pierwszej kolejności należy zadbać o to, by była ona zrozumiała dla wszystkich, prowadzona językiem dostosowanym do odbiorców, przekazana w sposób jasny, prosty, ale też inspirujący. A w przypadku wątpliwości wyjaśniona ze szczegółami.

Ważne jest też to, by pokazać jaką rolę każdy z pracowników może odgrywać w realizacji misji i strategii. Wytłumaczyć, jak pracownik może wziąć odpowiedzialność w jej realizacji i przyczynić się do sukcesu firmy. Najważniejszym jest jednak to, by sam management był do niej przekonany, w nią wierzył i był jej ambasadorem. 

A.Kępka: Jak można pomóc – zwłaszcza nowemu pracownikowi - budować relację z innymi w zespole?

M.Mazurek: Uważam, że kluczowym elementem umożliwiającym wejście nowego pracownika w organizację, a zarazem możliwość budowania relacji nie tylko w zespole, ale i całej organizacji jest poprawnie przeprowadzony proces onboardingu. W naszej organizacji proces ten koordynuje dział HR, ale odpowiedzialni są menadżerowie wszystkich działów. Po zatrudnieniu pracownika wewnątrz organizacji dystrybuowana jest „wizytówka” nowo zatrudnionej osoby do wszystkich współpracowników w formie wiadomości mailowej. Zawiera ona prezentację nowo zatrudnianej osoby zarówno od strony roli w organizacji, jak i prywatnych zainteresowań, ciekawostek z życia itp. Na pewno takie informacje pozytywnie wpływają na skrócenie dystansu pomiędzy współpracownikami, znalezienie wspólnych zainteresowań czy choćby tematu do ciekawej rozmowy. W pierwszym tygodniu pracy po załatwieniu wszystkich formalności, zanim jeszcze następuje wprowadzenie pracownika w jego obowiązki i szkolenie stanowiskowe, niezależnie od szczebla, na którym zostaje zatrudniony, organizowane są dla niego spotkania w każdym z działów prezentujące ogólny zarys ich funkcjonowania. To kolejny element skrócenia dystansu, ale też dzięki temu nowozatrudniona osoba ma możliwość złapania szerszego kontekstu funkcjonowania organizacji i nawiązania relacji z współpracownikami.

A.Kępka: A jakie trudności komunikacyjne – bo te zdarzają się w każdej organizacji - są najczęściej spotykane na produkcji?

M.Mazurek: Tu zacząłbym od najbardziej prozaicznych problemów w komunikacji związanych ze zróżnicowaniem narodowościowym pracowników. Problem wydaje się istotny szczególnie w obszarach produkcji. Duża część pracowników zza wschodniej granicy nie ma opanowanej znajomości języka polskiego w stopniu umożliwiającym swobodną komunikację, czasem nawet w stopniu umożliwiającym zrozumienie przekazywanych zadań. W naszej organizacji, dostosowując się do zmian rynku pracy, postanowiliśmy otworzyć się na pracowników ze wschodu, włączając ich do zespołów produkcyjnych, już nie tylko jako pracowników niższych szczebli, ale również pracowników etatowych nadzorujących pracę pracowników agencyjnych. W ich przypadku wymagana jest jednak znajomość również języka polskiego. Takie rozwiązanie w znaczący sposób zwiększyło efektywność komunikacji i przekazywanych zadań. Nie bez znaczenia jest również fakt dający poczucie możliwości wejścia do organizacji i rozwoju kariery w naszej firmie. Drugim elementem wpływającym negatywnie na komunikację to niepełne i niejasno przekazywane instrukcje oraz wytyczne dotyczące realizacji zadań, szczególnie na początkowym etapie współpracy.Może to negatywnie wpływać na efektywność realizowanych zadań. Istotne jest również jasne określenie ról i obowiązków poszczególnych pracowników w dziale. Zmniejsza to ilość konfliktów i nieporozumień pomiędzy pracownikami.

A.Kępka: Wspomniał Pan o zróżnicowaniu narodowościowym w zespole. Różnorodność pracowników w wielu aspektach to coraz częściej wyzwanie dla branży produkcyjnej. Na co manager powinien zwracać uwagę zarządzając różnorodnym zespołem, by zbudować w nim dobrą atmosferę, a później ją utrzymać?

M.Mazurek: Punktem wyjścia do budowania, a później utrzymaniu dobrej atmosfery w zespole jest poznanie członków tego zespołu, ich potrzeb i zainteresowań. Pozwala to na przygotowanie bardziej spersonalizowanej komunikacji dostosowanej do członków samego zespołu. W takiej sytuacji również motywowanie pracowników staje się łatwiejsze i myślę, że przynosi większą satysfakcję zarówno członkom zespołu, jak i samemu managerowi.

W przypadku zespołów produkcyjnych zwykle są one częścią jakiegoś dłuższego łańcucha. Odpowiadają za część procesu w organizacji. Często skupiają się na wykonaniu ich bezpośrednich zadań, nie koncentrując się na realizacji celów nadrzędnych organizacji. Zdarza się, że zadania większości zespołów w łańcuchu zostały zrealizowane, a jednak cały proces skończył się niepowodzeniem. Wtedy pojawia się rozczarowanie i szukanie winnych, co mocno psuje atmosferę w zespołach i działa demotywująco na ich członków. Zarządzając kilkoma zespołami, często spotykam się z takimi właśnie sytuacjami. Właściwe określenie i przekazanie członkom współpracujących ze sobą zespołów jasnych celów organizacji jest moim zdaniem kluczem do sukcesu. Zamiast rywalizacji pojawia się współpraca.

Forum People In Production, 8-9 maja 2024 r., Warszawa – premierowa edycja strategicznego i cross-sektorowego spotkanie dla Dyrektorów i Managerów Produkcji największych firm działających w Polsce, którzy wspólnie szukają odpowiedzi na to, jak skutecznie pozyskać, utrzymać i zaangażować pracowników produkcyjnych w obecnych czasach. Forum stworzone w formule Praktycy dla Praktyków trwa 2 dni i odpowie na 5 najważniejszych wyzwań z obszaru zarządzania pracownikami. Uczestnikami będą dyrektorzy i liderzy zarządzający teamami z czołowych firm produkcyjnych w Polsce, jak też przedstawiciele działu HR tych organizacji. Szczegółowy program, lista Prelegentów oraz bilety dostępne na: https://people-in-production.com/