Często wydaje nam się, że trawa jest bardziej zielona u sąsiada. W pracy – to my mamy najwięcej najtrudniejszych i najbardziej odpowiedzialnych zadań. Inni mają lepiej, łatwiej. Myślenie wyłącznie własną perspektywą utrudnia biznesowe funkcjonowanie. Jak pokazać pracownikom, że organizacja to orkiestra, która aby zagrać koncert potrzebuje różnych instrumentów i wzajemnej współpracy?

Przekonanie, że to my mamy najgorzej, przy jednoczesnym niedocenianiu innych, spłycaniu ich zadań, roli i kompetencji to jedna z naszych gorszych, narodowych cech. „Wiesz, moja praca to nie jest picie kawy od ósmej do szesnastej, tak jak….” i tu pada nazwa jakiegoś stanowiska pracy. Inną, bardziej pozytywną odmianą braku świadomości specyfiki pracy na innych stanowiskach jest wypowiedź w stylu: „Jak ja bym chciała być…” i tu pada nazwa zawodu, a dalej: „Oni to mają dobrze, bo…” i tu z kolei wybrana korzyść określonego stanowiska pracy. Taką sytuację spotykamy w wielu miejscach pracy. To doskonała pożywka do trwonienia energii, psucia i zagęszczania atmosfery, demotywacji i frustracji. Okopujemy się „na swoich stanowiskach”, zapominając o roli zespołowej współpracy. Jak sobie z taką sytuacją poradzić?

Case study

W pewnej firmie produkcyjnej atmosfera gęstniała głównie z powodu zarzutów wobec pracowników na najwyższych stanowiskach. Uwagi kierowane były przez pracowników produkcji wobec członków zarządu z prezesem na czele – mają przywileje, jednak niewiele robią. Co to za robota, kiedy drzwi ich pokoi otwierają się tylko na przyjmowanie asystentki z kawą i różnych gości – dostawców, kooperantów? Trudno powiedzieć, co z nich wynika. Wygląda to głównie jak kurtuazyjne, towarzyskie spotkania, które nierzadko kończą się kolacjami w restauracjach. „Żyć, nie umierać” – myśleli pracownicy produkcji.

Aby rozwiązać problem dział HR postanowił zorganizować jednodniową rotację na stanowiskach pracy. Na czym ona polega? To metoda szkolenia pracowników o szerokim i różnym zastosowaniu, która może sprowadzać się do okresowego (od kilku godzin, do kilku dni) zajęcia przez pracownika stanowiska odmiennego od jego. Na przykład handlowiec uczestniczy w procesie produkcji, a pracownik produkcji jedzie na wizytę handlową. Osoba pełniąca inną funkcję nie musi wykonywać wszystkich zadań charakterystycznych dla „odwiedzanego” stanowiska – nie ma do tego ani kwalifikacji, ani kompetencji. Głównym celem jest uświadomienie, czym pracownik na „odwiedzanym” stanowisku się zajmuje, na czym polega charakter, specyfika i trudności jego codziennej pracy.

Rotacja może mieć też charakter długoterminowy, np. dwu- lub trzyletni. Wówczas pracownik zajmuje takie samo lub podobne stanowisko do pierwotnego, ale w innym oddziale (również globalnie). W takiej sytuacji celem nie tyle jest budowanie świadomości dotyczącej specyfiki funkcjonowania organizacji, co różnicowanie charakteru i specyfiki pracy, przeciwdziałanie monotonii, doskonalenie kompetencji w takich obszarach jak komunikacja interpersonalna czy zarządzanie zmianą.

Co ważne termin rotacja bywa błędnie zamieniamy z określeniem fluktuacja. Ta zarezerwowana jest dla określania przychodzenia i odchodzenia pracowników z organizacji.

Zaproszono zatem pracowników produkcji na stanowiska: prezesa, członków zarządu. Wszystko zaczęło się wypominaną kawą, ale później… asystentka wkroczyła ze stosem segregatorów, umów, dokumentów – do przeczytania, podpisania i… poniesienia odpowiedzialności za podjęte decyzje. Goście też mieli się pojawić: dostawcy z Japonii, klienci z Wielkiej Brytanii. Obowiązujący język komunikacji na wszystkich spotkaniach – angielski, oczywiście w różnych odmianach. Pracownicy produkcji na własne oczy zobaczyli na czym polegają te „kurtuazyjne spotkania”. To były twarde negocjacje, po których człowiek ma ochotę pójść do domu, a nie siedzieć do wieczora w restauracji i budować relacje biznesowe. Pracownicy produkcji jeszcze przed przerwą obiadową zgłosili chęć powrotu na swoje, znane, a przez to bezpieczne miejsca pracy.  

Wnioski

Każdy z nas ma tendencję do oceny sytuacji poprzez własną perspektywę – to naturalny proces. Może się on jednak stać zagrożeniem dla nas samych i organizacji. Aby przeciwdziałać opisanym sytuacjom rozważ czasową zamianę miejsc pracy pracowników.

1. Rotacja jest czasochłonna. Wymaga zaplanowania i koordynacji. Wybierz zatem odpowiedni okres – najlepiej taki, w którym jest mniejsze natężenie pracy.
2. Rotuj stopniowo – albo wybierz kilku pracowników, tych o najmniejszej świadomości, albo systematycznie kieruj niewielką grupę pracowników na inne stanowiska. Inaczej sparaliżujesz firmę.
3. Zadbaj o wyjaśnienie czym jest rotacja, jakie ma cele i korzyści. Przygotuj się na opór – wiele osób uzna, że jest to strata czasu, niepotrzebne organizacyjne zamieszanie, które nie ma większego sensu. Konsekwentnie pokaż korzyści, wytłumacz cel i rolę.
4. Przygotuj (łącznie ze szkoleniem) osoby, które mają „przyjąć” rotujących pracowników. Podkreśl rolę komunikacji, tłumaczenia, co jest zakresem obowiązków, jakie są cele, jakie mogą pojawić się trudności, na czym mogłyby polegać konsekwencje braku lub nieprawidłowego wykonania zadania.
5. Podsumuj proces, zbierz informacje zwrotne, wykorzystaj do następnego projektu. Być może ci, którzy teraz poznawali specyfikę pracy w kolejnych latach będą tymi, którzy wyjaśnią, dlaczego ocena świata poprzez szerszą perspektywę jest lepsza.

...

Opisany przykład rotacji trwał jeden dzień. Był przemyślany, przygotowany i zaaranżowany. Nie było obaw, że zostanie popełniony jakiś nieodwracalny błąd, przez który ktoś poniesie konsekwencje.