Przez ostatnich kilka lat byłem zarówno prowadzącym, jak i widzem wielu interesujących paneli dyskusyjnych. Dotyczyły one różnorodnej tematyki, a każdy z nich był prowadzony w inny sposób. Artykuł jest moją subiektywną propozycją wykorzystania studia przypadku jako eksperymentalnego sposobu prowadzenia mocno interaktywnego panelu.

Tercet dyskusyjny

Na początku należałoby określić trzy strony takiego procesu. Pierwszą z nich jest widownia, która przyszła posłuchać dyskusji, wyrobić sobie opinię na omawiane tematy czy pogłębić swoją wiedzę. Moim zdaniem jest to pierwsza i najważniejsza grupa, o której przede wszystkim myślą organizatorzy.
Kolejną grupą są oczywiście eksperci posiadający odpowiednią wiedzę merytoryczną, dotyczącą omawianej dziedziny. Każdy z ekspertów może prezentować odmienny pogląd dotyczący omawianego tematu, ze względu na to, że reprezentuje różnorodne środowiska lub dziedziny naukowe. W takim przypadku panel to przedyskutowanie tematu z różnych perspektyw.
Trzecią stroną procesu jest moderator – osoba, od której zależy powodzenie całego procesu. Jest to najważniejsze ogniwo determinujące jakość takiego panelu. To moderator ustala reguły gry, udziela głosu poszczególnym uczestnikom i co najważniejsze, kieruje dyskusje na obszary oczekiwane przez słuchaczy. W trakcie trwania dyskusji powinien stanowić jedynie tło dla pozostałych dwóch grup.
Praca moderatora składa się z kilku etapów, do każdego z nich trzeba się odpowiednio przygotować.

Przed konferencją

Przygotowywanie się do panelu może przebiegać według dwóch różnych scenariuszy.
Pierwszy z nich to stworzenie koncepcji i wyselekcjonowanie odpowiednich osób, które będą uczestniczyć w wydarzeniu. W zależności od tego o czym będziemy rozmawiali powinniśmy zastanowić się nad doborem odpowiednich członków panelu. Budując zespół ekspercki musimy zdać sobie sprawę, że jego największą wartością powinna być różnorodność. Dotyczy to zarówno wartości merytorycznej jaką ze sobą niosą, środowiska jakie reprezentują (biznes, nauka, edukacja itp.) jak również sfery osobowej. Dobrze jest zorientować się wcześniej i możliwie ograniczyć obecność zaszłych konfliktów (szczególnie będąc mniej doświadczonym moderatorem).

Drugi scenariusz jest dobrze znany każdemu praktykowi - dostosowanie koncepcji panelu do zaproszonych gości. Ten scenariusz jest znacznie bardziej powszechny- postaram się na nim skupić.
Zaproszeni goście mają różnorodne wykształcenie oraz bagaż doświadczeń. Ich wiedza jest zróżnicowana. Dzięki temu możemy uzyskać różne punkty widzenia. Aby nie być zaskoczonym na miejscu, należy przeprowadzić porządny wywiad. Warto poprosić również każdą z osób niezależnie o krótki opis najważniejszych dokonań i doświadczeń. Wartościowe będą strony tego eksperta jak również jego publiczne wypowiedzi na różnorodne tematy. Pozwoli to nam na przeanalizowanie stylu dyskusji i w niektórych przypadkach może zapobiec przypadkom zaognienia się sytuacji.

Na kilka dni przed planowanym wydarzeniem dobrze jest wysłać ekspertom informację dotyczącą reguł, które będą obowiązywać podczas nadchodzącego panelu. Warto przedstawić temat spotkania i poprosić wszystkich ekspertów o określenie tematyki wystąpień. W informacji przedpanelowej nie należy zapomnieć o najbardziej oczywistych rzeczach takich jak miejsce, data i godzina.

Jeżeli chcemy wykorzystać jakiekolwiek narzędzia, które będą pomocne w prowadzeniu takiego panelu, warto przeprowadzić pierwsze testy w zaciszu biura/domu. Gorączkowe tłumaczenia w trakcie trwania dyskusji psują atmosferę spotkania. Jeżeli jest to możliwe warto zaprosić gości trochę wcześniej i zapewnić sobie osobę do pomocy technicznej. Wybierając narzędzie musimy mieć na względzie, że eksperci nie zawsze będą biegli w posługiwaniu się nowoczesnymi technologiami.

Przygotowanie publiczności

Tak jak wspomniałem wcześniej, panele dyskusyjne prowadzi się głównie z myślą o publiczności, dlatego tak ważne jest jej odpowiednie przygotowanie. Po pierwsze powinniśmy przedstawić zasady, które będą obowiązywały podczas takiego wydarzenia. Możliwe jest również przedstawienie widowni sylwetek ekspertów oraz tematu. Jeżeli naszym zamierzeniem jest zaangażować widownie w dyskusję, to jest to bardzo dobry punkt startowy. Dzięki temu damy uczestnikom przeświadczenie, że panel nie jest kółkiem wzajemnej adoracji ekspertów, a platformą wymiany poglądów pomiędzy zainteresowanymi grupami.

Publiczność, w przypadku gdy mamy taką możliwość, powinna zaznajomić się wcześniej z wykorzystywanymi narzędziami. Jeżeli narzędzia będą wymagały dostępu do urządzenia z dostępem do Internetu warto jest pomyśleć o tym dużo wcześniej i przygotować taką koncepcję, która będzie szybka i łatwa do wdrożenia. Wprowadzenie różnych narzędzi ma nam ułatwić prowadzenie panelu, a nie spowodować rozproszenie z przyczyn technicznych.

Eksperymentalny panel

Podczas konferencji „Nowe trendy w nauce przedsiębiorczości” postanowiłem wykonać pewien ryzykowny eksperyment. Zaplanowałem poprowadzenie panelu ekspertów w formie wspólnej burzy mózgów. Do tego celu wykorzystaliśmy narzędzie internetowe, które umożliwiło zarządzanie pomysłami w zespołach. W trakcie konferencji postanowiliśmy stworzyć kilkudziesięcioosobowy zespół, który wspólnie wypracowywał rozwiązanie problemu związanego z rozwojem jakości kształcenia przedsiębiorczości. Przeprowadzony eksperyment okazał się bardzo udany. Udało nam się osiągnąć zamierzone cele. Mój opis przedstawię koncentrując się na każdej ze stron panelu.
Samolubnie zacznę od siebie. Rozpocząłem od wprowadzenia i przekazania punktu widzenia poszczególnych ekspertów na omawiany problem. W tym czasie obie strony rozpoczęły generowanie pomysłów. Jako moderator śledziłem pojawiające się spostrzeżenia i już na etapie wypowiedzi mogłem „układać” sobie dalszy tok dyskusji. Karteczki z pomysłami, inspirowały mnie do rozwijania dyskusji. Dzięki temu mogłem zaprosić do interakcji również osoby z widowni. Po zapoznaniu się z pomysłami miałem naprawdę wiele możliwych wątków kontynuacji dyskusji.

Co jeszcze się może wydarzyć?

Podczas konwencjonalnie prowadzonego panelu ekspertów jesteśmy w stanie z pewnym prawdopodobieństwem przewidzieć kierunek wypowiedzi ekspertów. Sytuacja jest jednak odmienna, jeżeli weźmiemy pod uwagę głos publiczności. Podniesiona ręka widza jest jedną wielką niewiadomą, ale dzięki wcześniejszej preselekcji jesteśmy w stanie delikatnie filtrować wypowiedzi. W przypadku wykorzystania naszego narzędzia sytuacja się odwraca. To my inicjujemy dyskusję i zapraszamy osoby do dyskusji.
Skuteczna porada. Ustalmy pewien limit na wypowiedź. Minuta lub dwie pozwolą komuś rozwinąć swoją myśl, ale także dają większą możliwość dołączenia się do dyskusji innym uczestnikom. Czas można wyznaczyć poprzez takie narzędzia, jak np. klasyczna klepsydra. Częstsze zmiany wypowiadających się osób dodają dynamiki całemu panelowi. Zdarza się, że bardzo trudno jest przerwać monolog eksperta. Jeżeli jest odgórnie nałożona reguła łatwiej jest się do niej odnieść. 

Jak powinien się zachowywać moderator?

Moderator powinien stać w tle. Jego zadaniem jest przekazywanie głosu kolejnym osobom. Można to zrobić dodając 2-3 zdania wprowadzenia i zakończyć. Oczywiście zmieniając temat rozmowy warto jest przeprowadzić zarówno krótkie podsumowanie, jak również wprowadzenie do następnego tematu. Musimy sobie uświadomić, że panel nie jest tzw. „one man show”. Odpowiedni panel powinien zakończyć się pewnego rodzaju pointą. Zastosowana koncepcja w znaczący sposób ułatwia przygotowanie mowy końcowej.

Co dalej?

Pamięć ludzka jest ulotna. Już Konfucjusz wspominał o tym, że to co usłyszymy jest najszybciej zapominane. Ważnym aspektem eksperymentu było to, że panel dyskusyjny skończył się stworzeniem wspólnej tablicy z pomysłami, do której każdy może mieć dalej dostęp. Po pierwsze może to być miejsce, w którym przypomnimy sobie poszczególne elementy omawiane podczas panelu. Drugi (wg mnie bardziej istotny), to taki, że nasza dyskusja może zostać przeniesiona dalej poza salę. Co ciekawe już po zakończeniu panelu kilku uczestników wysłało do nas maile z pytaniem, czy mogą jeszcze coś przekazać i wpisać. Odnotowałem to jako sukces nowej koncepcji. Bo czym jest panel ekspercki, jeśli nie zalążkiem nowych projektów rozwiązujących problemy?

                                                                                  ...

Kiedyś w jednej z poznańskich firm informatycznych pewien prezes powiedział: „Niezapisany pomysł jest bezwartościowy”. Uważam, że nie ma znaczenia czy stwierdzenie dotyczy pomysłu na rozwój przedsiębiorstwa czy problemów omawianych na panelu eksperckim. Ważnym jest, aby wygenerowaną wiedzę i doświadczenia zbierać i gromadzić w odpowiednim miejscu.