Coraz więcej firm decyduje się na badanie poziomu satysfakcji i zaangażowania pracowników – bardzo dobrze. Zaprojektowanie badania pracowników zgodnie z potrzebami organizacji, sprawne przeprowadzenie go i odpowiednie komunikowanie to kluczowe elementy pozwalające otrzymać rzeczywisty i jak najpełniejszy obraz organizacji. Istotne są także działania prowadzone już po zakończeniu procesu badawczego, jak choćby komunikowanie wyników pracownikom i wdrażanie rekomendacji. O tym jak badanie pracowników zostanie odebrane w organizacji decyduje wiele elementów. Prześledźmy je wspólnie i sprawdźmy co należy zrobić by wartość diagnostyczna badania była jak najwyższa.

Anonimowość i poufność

Jednym z kluczowych czynników jest zapewnienie pracownikom poczucia anonimowości na każdym etapie procesu badawczego oraz troska o to, by cały proces był dla nich transparentny. Osoby zatrudnione w firmie powinny mieć możliwość szczerego i pełnego wyrażenia swoich opinii bez obawy o to, że po zakończeniu badania ich odpowiedzi będzie można zidentyfikować. Dlatego tak ważna jest poufność, która oznacza, że na żadnym etapie badania pracodawca nie uzyska informacji pozwalających przypisać odpowiedzi z ankiety do konkretnego pracownika. Troska o zapewnienie poufności i poczucie anonimowości zaczyna się już na etapie informowania pracowników o badaniu. W komunikacie warto podkreślić, że na żadnym etapie procesu nie są zbierane i analizowane dane poszczególnych osób, oraz że wyniki prezentowane są jedynie w postaci zbiorczych zestawień.

Troskę o zachowanie poufności należy zachować także podczas analizy wyników. Pracodawca nie powinien otrzymać dostępu do bazy z badania. Nawet jeśli zostanie ona zanonimizowana, istnieje pokusa, że uda się zidentyfikować pracownika łącząc na przykład departament, w którym pracuje z danymi metryczkowymi jak staż pracy czy płeć. Może zdarzyć się przecież, że w jakimś departamencie pracuje tylko jeden mężczyzna lub jedna kobieta, albo osoba, która jest zatrudniona w firmie krócej niż rok. Choćby z tego względu ważne jest, by badanie pracowników w organizacji powierzyć firmie zewnętrznej, ale o tym szerzej za chwilę. Poświęćmy jeszcze kilka słów kolejnemu etapowi w procesie badawczym, jakim jest raport. Zachowanie poufności na etapie prezentowania danych oznacza, że nie prezentuje się wyników dla małolicznych grup. W praktyce oznacza to, że jeśli jakiś departament liczy na przykład czworo pracowników, dane dla niego nie powinny być przedstawiane. Za minimalną liczbę osób, dla których można pokazywać wyniki uznaje się pięcioro pracowników, ale znów, wiele zależy od specyfiki firmy i indywidualnej oceny osoby realizującej projekt.

Poczucie bezpieczeństwa

Anonimowość i poufność badania są absolutnymi filarami, na których powinno się ono opierać. Bez ich dotrzymania, po pierwsze trudno oczekiwać rzetelnych wyników. Po drugie, jeśli badani nie będą się czuli bezpiecznie w sytuacji zbierania od nich informacji, cały proces może obrócić się przeciwko pracodawcy. By dodatkowo zwiększyć poczucie bezpieczeństwa wśród zatrudnionych warto dokładnie zaplanować zarówno moment przeprowadzenia badania jak i sposób komunikowania go.

Tab.: Kiedy nie należy realizować badania pracowników w organizacji!

Informacje o badaniu

Sposób informowania o badaniu może się okazać kluczowy dla całego procesu, szczególnie jeśli organizacja realizuje je po raz pierwszy. Komunikaty dotyczące tego procesu można kierować do pracowników różnymi kanałami. O ile to możliwe warto zorganizować spotkanie wszystkich zatrudnionych i opowiedzieć im dlaczego, kiedy i w jaki sposób będzie prowadzone badanie, a także poinformować o dalszych krokach, które będą miały miejsce już po tym jak firma otrzyma raport. Realizację badania można zasygnalizować na przykład podczas dorocznego spotkania pracowników firmy. Gdy osobiste spotkanie ze wszystkimi zatrudnionymi nie jest możliwe warto rozważyć, na przykład webinach, w którym może wziąć udział przedstawiciel firmy realizującej badanie. Komunikat warto przekazać raz jeszcze drogą mailową. Można przygotować także plakaty informujące o badaniu. Co ważne, metody nie wykluczają się. Warto także poinformować pracowników do kogo powinni się zwrócić w przypadku pytań dotyczących samego badania lub trudności technicznych, które mogą pojawić się w jego trakcie. Naturalnym kierunkiem w takiej sytuacji wydaje się dział HR w organizacji, ale udanie się do niego może budzić niechęć i prowadzić do podejrzeń, że osoby zatrudnione w tak zwanych kadrach zidentyfikują później odpowiedzi Kowalskiego, któremu nie chciał się otworzyć link do ankiety. Dobrą praktyką jest stworzenie adresu mailowego, obsługiwanego przez badacza lub badaczkę realizującego badanie, na który ankietowani mogą zgłaszać swoje wątpliwości lub pytania.

Równa szansa na udział w badaniu

Wszyscy pracownicy powinni mieć taką samą szansę wzięcia udziału w badaniu. Oznacza to, że w przypadku ankiet papierowych, kwestionariusze powinny zostać rozdane wszystkim osobom zatrudnionym w firmie, a w przypadku ankiety realizowanej online – link do badania powinien trafić do skrzynki mailowej każdego pracownika, z pominięciem osób, które i tak nie mogłyby wziąć udziału  w badaniu, czyli na przykład przebywających na urlopach macierzyńskich lub rodzicielskich. Jeśli firma z jakiegoś względu zdecyduje się na losowanie pracowników, którzy zostaną zaproszeni do udziału w ankiecie, ważne jest, by powody tej decyzji zostały wyjaśnione w sposób jasny i wyczerpujący. Losowanie pracowników może dotyczyć na przykład organizacji zatrudniających kilka tysięcy osób lub firm, które kilka razy w roku proszą pracowników o to, by wyrazili swoje opinie w badaniu ankietowym. Sytuacja taka zdarza się jednak stosunkowo rzadko i dla transparentności procesu warto zastanowić się czy nie można zastosować innego rozwiązania niż losowanie (na przykład wybór innego terminu badania).

Rzetelność

Narzędzie badawcze uznaje się za rzetelne, gdy w tych samych warunkach pozwala uzyskać te same wyniki. W praktyce oznacza to, że gdybyśmy na przykład po tygodniu powtórzyli badanie w firmie, jego wyniki nie powinny się zmienić. Oczywiście przy założeniu, że w ciągu tygodnia nie ulegną zmianie inne elementy, które mogą wpływać na odpowiedzi badanych, na przykład nie będzie w tym czasie zwolnień albo premii. Inaczej mówiąc, chodzi o stworzenie narzędzia, które umożliwi powtarzalny pomiar i monitorowanie wybranych wskaźników w czasie. Dopiero mając rzetelne narzędzie możemy przystąpić do badania. Wyniki uznaje się za rzetelne, gdy nie zależą one od badacza (na przykład jego przekonań dotyczących firmy) lub innych okoliczności sytuacji badawczej (na przykład silnej potrzeby w firmie, by dane z ankiety potwierdziły lub obaliły stanowisko prezentowane przez pewną grupę osób w organizacji).

Komunikowanie wyników

Komunikowanie badania, bieżące informowanie pracowników o procesie jest jednym z ważniejszych aspektów. Wybrane wyniki badania powinny zostać zakomunikowane pracownikom. Może to nastąpić poprzez:

• Przygotowanie podsumowania raportu w formie maksimum dwustronicowej informacji.
• Prezentację wyników na spotkaniach z parownikami – koniecznie z omówieniem głównych wniosków i tego jak będą one wykorzystywane.
• Przepracowania z pracowniami uzyskanych wyników tak aby powstały konkretne plany działania.

Podmiot realizujący badanie

Biorąc pod uwagę powyższe aspekty jednym z kluczowych elementów procesu może okazać się powierzenie realizacji badania firmie zewnętrznej. Z jednej strony, spełnione zostaną wówczas oczekiwania pracowników dotyczące anonimowości, poufności i bezstronności, z drugiej strony, firma specjalizująca się w badaniach pracowniczych pomoże sprawnie przeprowadzić proces a także przygotuje raport i rekomendacje. Spojrzenie na organizację z zewnątrz zapewne przyniesie dodatkową wartość w postaci rekomendacji pozbawionych wewnątrzfirmowych obciążeń. Wielu pracodawców obawia się kosztów jakie niesie ze sobą ten proces, niewielu zdaje sobie sprawę z ilości pracy, jaką trzeba w niego włożyć: zaprojektowanie ankiety, tak by była rzetelnym narzędziem pozwalającym zmierzyć ważne dla firmy elementy, programowanie badania, dystrybucję kwestionariuszy, kontrolę zbierania danych, analizę danych, przygotowanie raportu i rekomendacji.

Zlecenie badania firmie zewnętrznej znacząco odciąża dział HR, ale jego rola w procesie pozostaje kluczowa. Wybór firmy badawczej (ofertowanie, spotkania, wybór metodologii dopasowanej do potrzeb firmy), konsultacje podczas tworzenia ankiety, komunikacja skierowana do pracowników, przygotowanie bazy do badania, ewentualnie dystrybucja linku do badania na te wszystkie elementy osoba lub osoby koordynujące badanie w organizacji muszą poświęcić odpowiednio dużo czasu.

Decyzja o badaniu i co dalej?

Podjęcie decyzji o realizacji badania pracowników w organizacji wymaga budżetu ale także, a może przede wszystkim, przestrzeni na tego typu projekty. Warto pamiętać, że koniec badania i raport nie kończy pracy przy projekcie, a rozpoczyna  kolejny etap działań jakim jest z praca z danymi i rekomendacjami oraz planowanie dalszych działań z nich wynikających.

Opracowanie jest fragmentem książki „Typologia pracowników – jak pracować z bardziej i mniej zaangażowanymi”, która ukaże się jeszcze w tym roku nakładem wydawnictwa INFOR.                                                   

Artykuł pochodzi z Bazy Wiedzy Polskiego Stowarzyszenia HR Business Partner