System ATS – co to jest?

System ATS, a dokładniej „Applicant Tracking System”, to z języka angielskiego system rekrutacyjny. W bardziej dosłownym tłumaczeniu – system śledzenia aplikacji. Jest narzędziem mającym jak najbardziej odciążyć zespół rekrutacyjny poprzez automatyzację powtarzalnych, żmudnych zadań. A takich w procesie rekrutacji nie brakuje, czego doskonałym przykładem jest sama wstępna selekcja kandydatów czy ręczne tworzenie raportów porekrutacyjnych.

System ATS można zatem nazwać komputerowym asystentem rekruterów. Jego możliwości są uzależnione od liczby oraz rodzaju funkcji udostępnianych przez dostawcę, najbardziej rozbudowane narzędzia towarzyszą jednak zespołowi rekrutacyjnemu przez cały proces poszukiwania nowych pracowników. Doskonałym przykładem jest aplikacja dostępna w ramach oprogramowania tomHRM.

Jakie możliwości daje system ATS od tomHRM?

Nim przejdziemy do omówienia poszczególnych funkcji, które udostępnia tomHRM, warto podkreślić, że jest to cała platforma HRM. Oprogramowanie składa się zatem nie tylko z systemu rekrutacyjnego ATS, ale również wielu innych narzędzi, które przydają się na co dzień kadrowcom, menedżerom, a także innym pracownikom firmy. Poszczególne moduły współpracują ze sobą – rekruterzy mogą zatem już po wyłonieniu nowych zatrudnionych stworzyć od razu w systemie ich profile oraz zaplanować onboarding.

Co więcej, firma nie musi korzystać ze wszystkich elementów systemu tomHRM. Przy zakładaniu konta wystarczy wybrać, które narzędzia interesują użytkownika, każda organizacja tworzy zatem własny system HRM idealnie dopasowany do jej potrzeb. Wybrane moduły można przetestować za darmo przez 30 dni bez żadnych zobowiązań – wystarczy założyć konto testowe w tomHRM. A jakie przykładowe możliwości daje ich system ATS?

Tworzenie własnych procesów rekrutacji dla określonych stanowisk

System rekrutacyjny ATS od tomHRM umożliwia tworzenie różnych ścieżek rekrutacyjnych i przypisywanie ich do poszczególnych stanowisk czy np. lokalizacji miejsca pracy, do której szuka się nowych osób. By jeszcze łatwiej zarządzać rekrutacjami, można nadawać etapom ścieżek własne nazwy czy wyróżniające je kolory i ustawiać ich dowolną kolejność. Narzędzie daje tez ciekawą możliwość przenoszenia kandydatów do kolejnych etapów rekrutacji, gdy pozytywnie przejdą przez poprzednie lub przekierowywania ich do innych rekrutacji, jeśli np. lepiej nadają się na drugie czekające na obsadzenie stanowisko.

Sprawne, prostsze dodawanie ofert pracy

Ręczne dodawanie ofert pracy na wszystkie portale ogłoszeniowe, z których korzysta organizacja i na firmowe social media, bez wątpienia zajmuje sporo czasu i często angażuje kilka osób. TomHRM znacznie przyspiesza i upraszcza cały ten proces, umożliwiając automatyczną publikację ofert na zintegrowaną stronę kariery, którą przy okazji również można stworzyć w systemie, a także automatyczne udostępnianie ofert pracy na portalach społecznościowych – jednym kliknięciem w systemie.  

Prosta, efektywna selekcja kandydatów

Rekruterzy mogą tworzyć w tomHRM własne formularze aplikacyjne, dzięki czemu już na pierwszym etapie otrzymują informacje, które pozwalają na przeprowadzenie sprawnej, efektywnej selekcji wstępnej. Można w nim również zawrzeć od razy zgody RODO, co pozwoli uniknąć sytuacji, w której rekruter nie będzie mógł nawiązać kontaktu z dobrze rokującym kandydatem, bo ten w swoim CV nie wpisał odpowiedniej klauzuli.

Ciekawą opcją jest także udostępnianie menedżerom do oceny otrzymanych aplikacji. Zamiast dzwonić, umawiać się na spotkania z kierownikami czy wysyłać skany napływających CV, wystarczy jednym kliknięciem dać im dostęp do wglądu w profile kandydatów. Osoby zaangażowane w proces rekrutacji będą mogły pozostawiać przy nich swoje komentarze czy oceny, co ułatwi zgodne wyłonienie osoby, która najlepiej sprawdzi się na danym stanowisku. 

Generowanie raportów KPI jednym kliknięciem

System ATS tomHRM daje również szerokie możliwości w zakresie analizy skuteczności rekrutacji. Rekruterzy i menedżerowie mogą między innymi generować raporty źródeł pozyskania aplikacji, by otrzymać zestawienie danych wskazujących na to, który portal czy firmowy profil wywołał największy ruch wśród kandydatów. Mają też możliwość monitorowania czasu zatrudniania kandydatów, co ułatwia pracę nad ewentualnym poprawieniem efektywności całego procesu. Zyskują także przejrzysty wgląd w najczęstsze powody odrzucenia, przydatne szczególnie gdy to kandydat zrezygnuje z firmy, a nie odwrotnie.

Planowanie i prowadzenie zdalnej rekrutacji online

Zdalna rekrutacja, zwłaszcza od czasu wybuchu pandemii wirusa SARS-CoV-2, cieszy się stale rosnącą popularnością. Jest wygodna zarówno dla rekruterów, którzy nie muszą przygotowywać sali na spotkania, jak i dla kandydatów mogących zaoszczędzić czas na dojazd. To przy okazji rozwiązanie, które już na wstępie świadczy o nowoczesności firmy. Co ciekawe, 40% osób szukających pracy, które wzięły udział w badaniu rynku przeprowadzonym przez ClickMeeting w 2021 roku, wskazało, że e-rekrutacja była mniej stresująca od spotkań na żywo. Spotkania online to zatem niemal same plusy – o ile są dobrze przygotowane.

W ich organizacji również pomaga system ATS od tomHRM. Umożliwia wygodne planowanie spotkań i automatyczne wysyłanie linków do kandydatów, a także prowadzenie bezpiecznych wideorozmów bez konieczności przełączania się na inną, zewnętrzną platformę. Po całym procesie można skorzystać z automatycznego udostępniania ankiet rekrutacyjnych, by poznać opinie kandydatów na temat całego procesu.

Zastanawiając się zatem, jaki system ATS wybrać, warto sprawdzić możliwości tomHRM. Aplikacja składa się z całego szeregu przydatnych narzędzi, które usprawniają pracę rekruterów i menedżerów od momentu planowania nowego procesu rekrutacji, aż po analizowanie jej skuteczności czy przeznaczonego na nią budżetu. Przetestuj system ATS tomHRM za darmo i sprawdź sam!