Współczesny biznes jest nastawiony na efektywność i ciągłą zmianę. Zmianę rozumianą jako zmieniające się środowisko rynkowe (nowe technologie, działania konkurencji),  ale też zmianę jako ciągłe doskonalenie usług, procesu czy produktu. Pojawia się pytanie: w jaki sposób HR ma nadążyć z zaspokajaniem potrzeb biznesu i pracowników?

3 twarze HR Business Partnera... Zobacz inne ciekawe artykuły

Działy HR z  jednej strony muszą udowadniać swoją efektywność a z drugiej przygotowywać procesy dopasowane do potrzeb pracowników (byłych, przyszłych i aktualnych)  w odniesieniu do realizacji celów biznesowych organizacji. Taka sytuacja wymusza na HR zmianę sposobu myślenia, innowacyjność  oraz szukanie nowych metod i rozwiązań, które będą wzmacniać zaangażowanie i motywację pracowników. Głównym celem HR staje się przekierowanie uwagi z wdrażania procedur na realne doświadczenia ich odbiorców czyli pracowników.

Projekt HR – bo ważny jest człowiek

Projekt HR powinien być prowadzony jak każdy inny projekt – z ustaleniem celu, harmonogramu, podziału zadań, kamieni milowych czy punktów krytycznych. Trzeba jednak pamiętać, że jest to od samego początku praca ze zmianą – związana z ludźmi (a nie z technologią), dlatego też w centrum uwagi powinien być jego odbiorca – pracownik firmy. I w tym miejscu pojawia się miejsce dla design thinking, ponieważ z samego założenia ta metodyka koncertuje się na ludziach – ich potrzebach, doświadczeniach i odczuciach. Dlaczego nie stosować innowacji i myślenia projektowego w celu poprawy doświadczenia pracowników z taką samą troską, jak firma pracuje nad tym, żeby zadowolić klientów?

Krótka historia design thinking

Idea Design thinking ma swoje źródło na Uniwersytecie Stanforda w Kaliforni, gdzie powstała w latach 80-90 XX wieku a za jej twórcę uznaje się Davida M. Kelley’a a w biznesie obecnie promuje ją Tim Brown.  Design thinking powstało z potrzeby przeniesienia metod twórczego myślenia i innowacji do biznesu -  zwłaszcza biznesu, który prężnie się rozwijał w Dolinie Krzemowej. Założone przez David Kelley’a biuro projektowe IDEO zajęło się kreowaniem produktów topowych marek m.in. Apple, GE i inne. Jednocześnie IDEO jako pierwsze biuro projektowe,  pokazało i udowodniło, że design thinking można stosować nie tylko do projektowania produktów, ale też jest użyteczne w planowaniu strategicznym czy biznesowym (zarządzanie zmianą, relacjami, komunikacją itd.). Ostatnio design thinking zaczyna być coraz częściej wykorzystywane w obszarze działań HR.

Design thinking a HR – punkty wspólne

Współczesny rynek pracy oraz wymagania biznesu wymuszają na HR podjęcia działań innowacyjnych i przede wszystkim efektywnych. Trudności z pozyskiwaniem wykwalifikowanych pracowników, employer branding, pokolenia XYZ (i kolejne) czy podnoszenie zaangażowania i satysfakcji z pracy to główne kierunki działań HR. W każdym z tych obszarów design thinking może znaleźć zastosowanie.

U podstaw metodyki design thinking leżą trzy elementy:
- nastawienie na człowieka/odbiorcę/klienta – na jego potrzeby
- spojrzenie na problem/zagadnienie z różnych perspektyw
- testowanie: tworzenie prototypów  (pytanie klientów o zdanie, badania, ankiety itp.)

Praca z narzędziami design thinking składa się z 5 etapów. W idealnym świecie płynnie przechodzimy z jednego do drugiego. W świecie realnym może być tak, że praca będzie wymagała cofnięcia się a nawet rozpoczęcia pracy od początku.

Etapy procesu czyli krok po kroku do innowacji

Pracę metodą projektową zaczynamy od ustalenia zagadnienia, które chcemy przepracować. Może to być nowa procedura (np. onbording czy system ocen), wdrożenie zmiany w organizacji czy planowanie działań rozwojowych. Trzeba też pamiętać, że metodyka design thinking mocno opiera się też na stworzeniu przyjaznej przestrzeni do pracy oraz wykorzystaniu wielu elementów plastycznych i graficznych – kolorowych karteczek, dużych kartek, rysunków, grafiki, schematów itp. Dobrze jest wybrać jedno miejsce w firmie, gdzie pewne schematy czy modele mogą być umieszczone na ścianach na stałe.

Praca zespołu projektowego jest oparta na następujących etapach:

1. Empatyzacja (empatia)

Pierwszy etap to skierowanie 100 % uwagi na odbiorcę i jego doświadczenia.  Zaczynamy więc od pytania:

Kim jest odbiorca naszego projektu?

Na tym etapie musimy się mocno skupić na tym, aby określić czym (jakimi potrzebami, czynnikami motywacyjnymi) kieruje się nasz potencjalny klient. W przypadku działań w organizacji jest to klient wewnętrzny, do którego jest bezpośrednio skierowana planowana procedura. Jedne z najczęściej stosowanych  narzędzi to mapa empatii i persona - mocno odnoszące się do customer experience i polegające na postawieniu się w roli klienta. Po pierwsze szczegółowo opisujemy odbiorcę  a po drugie staramy się spojrzeć na planowany proces z jego perspektywy. Można też pójść dalej i stworzyć mapę podróży klienta (CJM - ang.customer journey map) – która identyfikuje (i opisuje) wszystkie momenty kontaktu klienta z planowanym projektem HR. To narzędzie jest bardzo przydatne na przykład: w standaryzowaniu procesu on boardingowego lub procedur rekrutacji związanych bezpośrednio z employer brandingiem zewnętrznym.

Przykład:

Projektując procedurę rekrutacji i selekcji naszym pierwszym krokiem będzie zadanie sobie pytania: Kim jest nasz potencjalny kandydat? Czego potrzebuje? Czego może oczekiwać? Co dla niego jest ważne? Co jest dla niego problemem? Jakie ma potrzeby? Co myśli jak widzi naszą ofertę pracy? itd.

2. Definiowanie problemu/ zadania

W kolejnym etapie należy zdefiniować zajmujemy się (na podstawie zebranych wcześniej informacji) rzeczywistego problemu (lub zadania) – czyli zagadnienia nad którym będzie dalej pracować zespół pracowników. Na podstawie zebranych wcześniej informacji należy określić priorytety i dokładnie je opisać.

3. Generowanie pomysłów

Ten etap polega na zebraniu maksymalnie jak największej liczby rozwiązań i pomysłów. Najlepiej, aby zespół pracujący w tym etapie był jak najbardziej zróżnicowany i różnorodny. Tutaj jest czas na zebranie wszelkich pomysłów i rozwiązań różnych punktów widzenia – nawet tych najbardziej nietypowych. Pierwotnie proponuje się na tym etapie przeprowadzenie klasycznej burzy mózgów.

4. Budowanie prototypu

W tym miejscu przychodzi czas na powrót do rzeczywistości biznesowej i podział pomysłów według wykonalności, czasu realizacji, potrzebnych zasobów (czas, pieniądze, ludzie). To etap oceny, który pomysł najlepiej rozwiaże problemy naszych klientów. Ostatecznie najlepiej wybrać dwa pomysły, maksymalnie trzy i opisać je jak najbardziej szczegółowo. Szczegółowy opis będzie bardzo potrzebny w następnym etapie.

5. Testowanie

Zanim poświęcisz czemuś dużo czasu i pieniędze – sprawdź czy ma to sens. Taka idea przyświeca etapowi testowania. Wybrane rozwiązania, opisane (zbudowane lub przygotowane) sprawdzane są w naturalnych środowisku użytkownika. Głównym celem jest tutaj sprawdzenie, czy w realnym świecie faktycznie się sprawdzają i są użyteczne.

Przykład:

Planując dużą procedurę coachinową dla menedżerów – przetestuj ją najpierw na małej grupie ich przedstawicieli i sprawdż rezultaty. Dopiero, kiedy zobaczysz, że takie działania przynoszą efekty i są pozytywnie odbierane- można rozszerzyć to na całą organizacją.

Design thinking w HR – i co dalej?

Przedstawiona metoda pracy to jeden z wielu sposobów, aby w  twórczy, wyczerpujący i efektywny sposób jako HR rozwijać swoją organizację. Działania projektowane za pomocą design thinking są oparte na rzeczywistych potrzebach prawdziwych ludzi. Wzmacniają kreatywność, zaangażowanie i innowację w firmie otwartej na nieustanna zmianę.

 ...

HR może wykorzystać metodologię design thinking praktycznie w każdym planowym procesie czy procedurze. Takie podejście zaowocuje większym poziomem zaangażowania pracowników i wzrostu satysfakcji z działań HR. Należy też pamiętać, że przede wszystkim design thinking to proces nastawiony na innowacyjność i nielinearny ciąg działań, pozwalający na odkrywanie nowatorskich rozwiązań.