Pracodawca jest zobligowany do tego, by prowadzić akta osobowe wszystkich zatrudnionych pracowników. Jeszcze do niedawna teczki te były w formie papierowej. Teraz w związku ze zmianą w prawie z 2019 roku, część firm prowadzi je w formie elektronicznej.
Na początku 2019 roku weszły w życie przepisy mówiące o tym, że przedsiębiorca może sam zdecydować, czy akta pracownicze będą nadal w formie papierowej, czy już w formie elektronicznej. Coraz więcej osób docenia dobrodziejstwa związane z nowymi technologiami, więc możliwość prowadzenia teczek w wersji elektronicznej spotkała się z aprobatą. To z pewnością duże ułatwienie. Obecnie akta pracowników przedsiębiorcy mogą prowadzić w formie papierowej, elektronicznej lub mieszanej.
Co znajduje się w elektronicznych aktach pracowniczych?
Zacznijmy od tego, że elektroniczne akta osobowe są mają takie samo znaczenie, jak wtedy, gdyby były w wersji papierowej. Są podzielone na trzy części. Pierwszą stanowi dokumentacja związana z rekrutacją pracownika do firmy. W drugiej części są wszystkie dokumenty, jakie dotyczą jego zatrudnienia. Natomiast trzecia część jest związana z odejściem lub zwolnieniem pracownika.
Istotnym wymogiem, którego spełnienie jest niezbędne do prowadzenia teczek w wersji elektronicznej jest to, by pracodawca posiadał albo pieczęć elektroniczną, albo podpis elektroniczny.
Zmieniamy formę prowadzenia akt osobowych - o czym należy pamiętać?
Przepisy pozwalają na przejście z jednej formy prowadzenia akt na drugą. Jednakże, kiedy decydujemy się na to, by prowadzić akta pracowników w formie elektronicznej, musimy spełnić dwa warunki. Po pierwsze niezbędne jest przygotowanie cyfrowej kopii akt, na przykład w postaci skanu. Po drugie na wersji elektronicznej dokumentów musi znajdować się właśnie, wspomniane już pieczęć lub podpis elektroniczny. Przejście w drugą stronę jest prostsze – dokumenty wystarczy wydrukować, a pracodawca je podpisuje. Ponadto obowiązkiem pracodawcy jest poinformowanie personelu o tym, że zmienia się sposób prowadzenia ich dokumentacji.
Ustawa nie tylko dała możliwość prowadzenia teczek pracowniczych elektronicznie. Zmienił się także okres, w którym akta mają być przechowywane. Przed nowelizacją przepisów akta przechowywano 50 lat, co wynikało z przepisów związanych z rentami i emeryturami. Natomiast takie dokumenty jak karty urlopowe powinny były znajdować się w archiwum firmy przez 3 lata, co z kolei wynikało z przepisów o stosunku pracy. Od początku 2019 roku akta przechowuje się przez 10 lat od chwili ustania zatrudnienia.
Zalety przechowywania akt w formie elektronicznej
Odkąd przepisy zezwoliły na przejście z wersji papierowej na elektroniczną, na ten drugi wariant decyduje się coraz więcej firm. Wynika to z zalet, jakie się z tym wiążą. Przede wszystkim spadają koszty związane z organizacją bezpiecznej przestrzeni na przechowywanie danych, a wszystkie niezbędne informacje znajdują się w elektronicznym archiwum. Po drugie jest to rozwiązanie ekologiczne, za względu na oszczędność papieru. Taka opcja jest również wygodniejsza, bo bardzo szybko można składać raporty do ZUS lub dołączyć do teczek ewidencji czasu pracy.
