Według jednego z raportów PricewaterhouseCoopers każda złotówka zainwestowana w pracowników przedsiębiorstwa daje prawie 1,71 złotego zysku. Pracownicy działów HR wiedzą, że inwestycja w kadry – w wiedzę i umiejętności pracowników to najlepsza inwestycja. Wiedzą także, że gdy tylko ogólna sytuacja na rynku pogarsza się, pierwszym działem, którego budżet zostanie zredukowany jest dział kadr. Mogłoby się wydawać, że inwestowanie w kapitał ludzki jest bliskie zarządom i kierownictwu firm, ponieważ często podkreślają, jakim skarbem są ich pracownicy. Ogromna wartość działu HR dla organizacji – działu, który ma najwięcej do powiedzenia w sprawach kształtowania i realizowania polityki personalnej, jest oczywista.
Jednak rzeczywistość jest inna. Działy kadr to często najmniej doceniane działy w przedsiębiorstwach. Ich działalność jest ograniczana do prowadzenia administracji personalnej, naliczania płac i ewentualnie do szukania firm szkoleniowych. Nasuwa się pytanie: jak działy kadr powinny funkcjonować by mieć znaczenie dla przedsiębiorstwa. Jakie działania mogą zapewnić zwrot z inwestycji w kapitał ludzki na wysokim poziomie? Odpowiedz jest prosta, ale bardzo trudna do zrealizowania.
Funkcja działu kadr powinna być funkcją strategiczną – poszczególne obszary funkcji personalnej, które odpowiadają za osiąganie różnych celów muszą być ściśle związane ze strategią działania całej firmy. Głównymi filarami działalności działu kadr są: rekrutacja i selekcja, ocena pracowników, rozwój pracowników oraz budowanie polityki płacowej. Realizację zadań w tych zakresach wspierają: metody wartościowania pracy, systemy kompetencyjne, systemy motywacyjne, systemy zarządzania talentami oraz systemy zarządzania wiedzą. Do działu kadr należy również wybór narzędzi IT, które są niezbędnym elementem realizowania polityki personalnej.
Rekrutacja i selekcja – początek procesu.
Proces doboru personelu jest jednym z najważniejszych elementów polityki personalnej w każdej firmie. Już na etapie procesu rekrutacji firma kreuje swój wizerunek, a dobry wizerunek decyduje o wartości całej firmy i jej marki. W procesie rekrutacji, dział HR musi zwrócić szczególną uwagę na te kompetencje kandydatów, które zapewniają realizowanie zaplanowanych przez firmę strategii. Pracownicy posiadający odpowiednią wiedzę, którą potrafią wykorzystać w praktyce przyczynią się do osiągnięcia zakładanych celów. Ważne są także kompetencje, które wpisują się w kulturę organizacji oraz pomagają ją kształtować. Powiązanie rekrutacji z systemem okresowych ocen pracowników pozwala określić, jakie kompetencje powinien posiadać kandydat na dane stanowisko. Pozwala to na zatrudnienie kandydatów, którzy w największym stopniu są gotowi do realizowania funkcji przypisanych obejmowanym stanowiskom. Takie działania pozwalają na redukcję kosztów związanych ze szkoleniem nowo przyjętych pracowników i umożliwiają dużą oszczędność czasu. Ścisłe powiązanie procesu rekrutacji z systemem ocen okresowych i rozwojem pracowników ułatwia działowi kadr podjęcie ważnej z punktu widzenia organizacji decyzji - o przeprowadzeniu rekrutacji wewnętrznej bądź skorzystaniu z zewnętrznych źródeł pozyskania pracowników. Bardzo ważnym dla realizacji celów organizacji jest obsadzanie kluczowych stanowisk ludźmi, którzy będą dobrymi kierownikami. Trafny wybór ma duży wpływ na podległych pracowników w myśl powiedzenia, że „ludzie odchodzą od szefa a nie od firmy”.
Wykorzystanie w całym procesie narzędzi IT umożliwiających gromadzenie i analizę kluczowych danych pozwala organizacji na elastyczne podejmowanie decyzji i sprawne realizowanie procesów rekrutacji - a tym samym prowadzi do redukcji kosztów. Rekrutacja i selekcja to nie tylko działania, których celem jest bezbłędne obsadzenie właściwych osób na właściwych stanowiskach – to także konieczność szybkiego reagowania na zmiany zachodzące zarówno w organizacji jak i w jej otoczeniu rynkowym. Dopiero wtedy jest to odpowiednia inwestycja w największy potencjał firmy, jakimi są ludzie. W praktyce oznacza to dobrze wydane pieniądze. Przyjmowanie do pracy jest procesem podejmowania decyzji na podstawie bardzo wielu zmiennych. Mając do dyspozycji niezbędne źródła informacji – np. dzięki nowoczesnym narzędziom IT i stałym kontaktom z kierownictwem poszczególnych komórek organizacyjnych - pracownicy działu HR mają realny wpływ na wzrost efektywności tego procesu. Brak przepływu informacji lub niemożność dotarcia do niej w konsekwencji prowadzi do utraty kosztów poniesionych na przeprowadzenie procesu rekrutacji i selekcji. Dlatego dla działu kadr rekrutacja to zadanie najtrudniejsze, które wymaga nie tylko umiejętności i doświadczenia, ale ścisłego powiązania całego procesu z pozostałymi obszarami działalności działu HR.
Oceny, które pozwalają na rozwój.
Ocena pracowników zajmuje kluczową rolę w budowaniu strategii zarządzania kadrami. Bez oceny pracy i jej rezultatów niemożliwe jest też prawidłowe realizowanie rozwoju pracowników każdej organizacji. W procesie oceny niezbędna jest rzetelność i trafność procesu oceny oraz obiektywność stosowanych narzędzi, a tym samym konieczne jest także powiązanie ze strategią firmy oraz funkcjami realizowanymi przez pozostałe działy organizacji.
Wprowadzenie systemu ocen do firmy jest procesem wymagającym szczególnego zaangażowania oraz profesjonalizmu osób przeprowadzających ocenę pracowniczą. Wypracowanie metodologicznych standardów pracy oraz zastosowanie ujednoliconych skal pozwala zmotywować pracowników do lepszego działania. Prawidłowo zastosowana ocena to najbardziej znane narzędzie motywowania personelu. Jednak żeby tego dokonać niezbędna jest możliwość cyklicznego zdobywania i gromadzenia informacji na temat pracowników. Pracownicy wiedzą, jak sobie radzą w pracy i czego się od nich oczekuje. Ocena pozwala zdobyć informacje, które można wykorzystać dla rozwoju całej firmy. Są one niezbędne w planowaniu szkoleń i awansów.
W takim ujęciu proces oceny stanowi wartościowy element systemu zarządzania zasobami ludzkimi. Wdrożenie systemu ocen, który jest kompleksowo powiązany z innymi zadaniami to poważna zmiana organizacyjna i kulturowa dla organizacji. Korzyści w wyniku dobrze przeprowadzonej oceny będą z pewnością niewymierne i umożliwią firmie znaczący rozwój.
Rozwój, który tworzy więź.
Tempo zmian na rynku powoduje, że firmy coraz częściej narażone są na ryzyko utraty kluczowych dla organizacji pracowników. W takiej rzeczywistości niezbędne staje się rozpoznawanie potencjału pracowników. Szczególną zaś rolę odgrywa świadomie budowana strategia personalna firmy, w którą wkomponowany jest proces zarządzania rozwojem pracowników. Odpowiednie zarządzanie rozwojem pracowników pozwala odkrywać, promować i inwestować w najlepszych. Co najważniejsze pozwala utrzymać kluczowych pracowników i nie tracić ich na rzecz konkurencji. Zarządzenie rozwojem pracowników to przede wszystkim zarządzanie zestawem kompetencji ważnych dla funkcjonowania organizacji i stanowisk. Z pewnością sukces może zapewnić nie tylko posiadanie odpowiedniego potencjału, ale skuteczne jego rozwijanie. W zdefiniowaniu obszarów do rozwoju, identyfikacji mocnych stron oraz kluczowych kompetencji pracowników pomoże kompleksowe podejście łączące wykorzystanie odpowiednich narzędzi IT, metod oraz programów adaptacji, planowanie ścieżek kariery i wprowadzenie systemów zarządzania talentami. Wszystkie te systemy muszą współgrać z polityką płacową firmy – w większości polskich firm wynagrodzenie jest traktowane przez pracowników i pracodawców jako główny czynnik motywacyjny. Abstrahując od rzeczywistej wartości tego poglądu, możliwość uzyskania rzetelnych informacji dotyczących możliwości płacowych i wzrostu tej płacy wraz z awansem jest decydującym czynnikiem w procesie tworzenia tych systemów. Rozwój nie jest możliwy bez odpowiednich szkoleń. Ich wybór staje się dużo łatwiejszy jeżeli dział kadr zna potencjał i potrzeby swoich pracowników. Możliwość ciągłego wglądu i aktualizacji tych informacji pozwala także na skuteczną ocenę jakości przeprowadzonych szkoleń i ich realnego wpływu na rozwój pracowników.
Zarządzaj i płać.
Polityka płacowa w przedsiębiorstwie to przede wszystkim określenie wynagrodzenia pracowników będącego ceną za ich pracę. Pomocnym narzędziem, które mają do dyspozycji w tym zakresie działy HR jest wartościowanie pracy na poszczególnych stanowiskach. Wskazane jest powiązanie tego narzędzia z pozostałymi funkcjami realizowanymi przez dział kadr. Dzięki temu, już na etapie rekrutacji, kandydaci na nowych pracowników uzyskują rzetelne informacje nie tylko na temat wymagań, które muszą spełniać. Otrzymują także praktyczne informacje na temat możliwych ścieżek kariery oraz wysokości płacy jaką są wstanie uzyskać. Mają gwarancję że te informacje będą miały pokrycie w rzeczywistości. Dla nowo zatrudnionych osób jest to bardzo ważne z punktu widzenia motywacji do pracy. Nic bardziej nie zniechęca jak obietnice bez pokrycia. Wartościowanie pracy pozwala działom HR na uzyskanie ważnych informacji dotyczących między innymi: wysokości możliwych podwyżek wynagrodzenia, zasadności przydzielania nagród i premii za wyniki, celowości istnienia poszczególnych stanowisk, stopnia obłożenia pracą. Analiza tych danych pozwala na sprawiedliwy podział dostępnych środków finansowych i wspiera tworzenie zasad działania systemów motywacyjnych w organizacji. Umożliwia także określenie zapotrzebowanie na nowe stanowiska lub potwierdza potrzebę redukcji zbędnych etatów. W celu efektywnego planowania i realizowania polityki płacowej przedsiębiorstwa niezbędna jest implementacja narzędzi IT, które mają możliwość tworzenia różnego rodzaju statystyk i prognoz z wykorzystaniem wprowadzonych danych dotyczących wynagrodzenia – zarówno świadczeń płacowych jak i pozapłacowych.
Narzędzia IT w służbie działu HR.
Żeby realizować swoją strategiczną funkcję dział HR musi mieć dostęp do narzędzi IT. Stopień zaawansowania tych narzędzi musi być dostosowany do wielkości przedsiębiorstwa i zachodzących w nim procesów. Jednak istotne jest, żeby narzędzia dawały możliwość łatwego zbierania danych i analizowania ich pod kątem istotnych procesów kadrowych. Kluczowy dla działu HR jest stały dostęp do zebranych informacji w trakcie planowania i realizacji zadań działu kadr. Ważna jest także możliwość kontroli przeprowadzanych procesów pod kątem finansowym – daje to istotny wgląd w rentowność prowadzonych działań.
Żeby dział HR miał znaczenie.
W departamentach HR poszczególne działania często wykonywane są bez uwzględnienia ich oddziaływań i skutków na pozostałe zadania realizowane przez dział kadr, jak i inne działy. Nie łączy się na przykład ocen pracowniczych ze szkoleniami, czy rekrutacji z ocenami pracowniczymi. Często wprowadzane są jedynie częściowo poszczególne systemy lub prowadzone działania nie idą w parze z wprowadzaniem odpowiednich narzędzi IT. Aby działania w zakresie polityki personalnej przyniosły strategiczne korzyści muszą być połączone ze sobą, a jedno zadanie powinno przyczynowo wynikać z drugiego – w skali całego przedsiębiorstwa. Podstawą działalności działu HR powinna być umiejętność myślenia strategicznego oznaczającego nie tylko znajomość strategii firmy, ale także zdolność przewidywania rzeczywistych potrzeb organizacji i planowania na tej podstawie swoich działań. By móc do tego doprowadzić pracownicy działów HR powinni znać nowoczesne narzędzia usprawniające procesy kadrowe oraz aktywnie zdobywać nową wiedzę w zakresie zarządzania kadrami. Powinni dokonywać okresowych ocen efektywności prowadzonych w organizacji działań w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi. Myślenie strategiczne powinno przekształcać dział kadr z usługodawcy w partnera strategicznego organizacji. Efektem tego będzie dostarczenie przedsiębiorstwu korzystnych dla niego rozwiązań oraz maksymalizacja zwrotu inwestycji w kapitał ludzki.
