Cyfrowa transformacja obejmuje także HR i ma swoje odbicie w procesach rekrutacyjnych oraz zarządzaniu wewnętrznymi sprawami pracowników – wdrażane rozwiązania do automatyzacji kontaktów mają za zadanie usprawnić relacje na linii firma-pracownicy (także potencjalni).

Ostatnie badania Gartnera wykazały, że już 37% firm wdrożyło sztuczną inteligencję – a w ciągu ostatnich czterech lat liczba organizacji korzystających z różnych form automatyzacji wzrosła o 270%. Firmy dostrzegają bowiem, że szybka komunikacja to podstawa – zwłaszcza do bezawaryjnego funkcjonowania każdego działu HR, w którym skuteczne i wydajne interakcje z pracownikami są kluczem do sukcesu firmy. To ludzie stanowią o wartości przedsiębiorstw, warto więc o nich zadbać na wielu płaszczyznach – od procesu rekrutacji, przez wprowadzenie nowych osób do firmy (onboarding pracowników), na  zagadnieniach wewnętrznych kończąc.

Zapisz się do: Szkoła HR Business Partner

Dobrą komunikację zapewnią Chatboty, które dzięki wykorzystaniu sztucznej inteligencji (AI) oraz technologii przetwarzania języka naturalnego (NLP) w swobodny sposób porozumiewają się z rozmówcami za pomocą czatu (umieszczonego na stronie internetowej, w mediach społecznościowych lub w dedykowanych aplikacjach i komunikatorach).

Wirtualni Asystenci przeprowadzą rekrutację

Chatboty Rekrutacyjne to idealne wsparcie w procesach poszukiwania nowych pracowników. Chatboty udzielą zainteresowanym kandydatom wszelkich informacji dotyczących firmy czy dostępnych stanowisk, wymagań i obowiązków oraz samej aplikacji – bez udziału rekruterów. Umożliwią przesłanie CV, a nawet przeprowadzą wstępną rozmowę kwalifikacyjną – porozmawiają z potencjalnymi kandydatami, zadając im wstępne pytania, które specjaliści ds. HR w spokoju przeanalizują i sprawdzą, czy kandydatura jest adekwatna do danego stanowiska pracy. Oszczędzą tym samym czas – a potencjalni pracownicy unikną dodatkowego stresu związanego z rozmową o pracę. Chatboty są przyjazne i pomocne, a przede wszystkim nie oceniają podenerwowanych kandydatów.

Chatboty ułatwią proces onboardingu pracowników

Proces wdrażania nowych pracowników jest czasochłonny dla obydwu stron, a dla działów HR przede wszystkim jest dodatkowo powtarzalny. Przekazanie szeregu dokumentów oraz informacji o firmie i procedurach, regulaminów oraz kwestii polityki firmy jest obowiązkowym elementem w przypadku każdego nowozatrudnionego. Wirtualni Asystenci mogą zastąpić kadrowe i szybko przeszkolić pracowników oraz przeprowadzić ich przez wszystkie niezbędne formularze, jakie muszą wypełnić np. zgody i oświadczenia czy dokumenty o poufności. Chatboty dają również możliwość przeszkolenia pracowników w różnych zagadnieniach np. z BHP lub firmowych systemów – sprawdzą poziom wiedzy i przeprowadzą testy.

Automatyzacja procesów zwiększy produktywność zespołu HR i pracowników

Chatboty w działach HR to pomocna dłoń dla osób odpowiedzialnych za kadry oraz samych pracowników. Specjaliści ds. HR wśród swoich obowiązków mają wiele zadań w obrębie planowania i koordynowania pracowniczych kwestii, a do tego muszą być stale obecni dla pracowników, którzy często zwracają się do nich ze swoimi potrzebami, wątpliwościami czy pytaniami dotyczącymi spraw wewnętrznych. I właśnie to zadanie mogą przejąć Chatboty – firmowe bazy wiedzy. Co więcej – Wirtualni Asystenci mogą być świetnym źródłem wiedzy o nastrojach panujących w firmie – pracownikom łatwiej zgłaszać uwagi poprzez zautomatyzowane narzędzia, które nie wymagają osobistego stawiennictwa w kadrach.

Chatboty wykorzystujące AI mogą na bieżąco zbierać informacje o potrzebach poszczególnych pracowników i pomagać im w odnalezieniu się w wewnętrznych procedurach. Zapewniają wysoki poziom komfortu, ponieważ pracownicy mają więcej śmiałości w zadawaniu nurtujących ich pytań przez czat niż podczas indywidualnych spotkań z HR-owcami. Na rozmowę z Wirtualnymi Asystentami nie trzeba się również umawiać na godzinę, można po prostu podłączyć się do komunikatora i uzyskać błyskawiczne odpowiedzi.

Jak rekrutują Chatboty?

Zappos to jeden z gigantów e-commerce zajmujący się sprzedażą odzieży i obuwia. Chatbot Zappos dostępny jest przez dedykowaną karierze w firmie stronę internetową i spełnia kilka funkcji. Kandydatom umożliwia dopasowanie ofert pracy pod względem doświadczenia, przejrzenie informacji o marce (również tych na temat kultury organizacyjnej i wartości) oraz odpowiada na podstawowe pytania związane z funkcjonowaniem firmy, takie jak lokalizacja biur czy możliwe benefity pracownicze.

Shamrock Foods, amerykańska firma świadcząca usługi gastronomiczne, to kolejny z przykładów pracodawców wykorzystujących Chatbota rekrutacyjnego. Wirtualny Rekruter Shamrock Foods zapamiętuje dane kontaktowe oraz zadaje kilka pytań dotyczących doświadczenia, tak aby specjalista odpowiedzialny za rekrutowanie nowych pracowników mógł zadecydować o następnych krokach. Chatbot dostępny jest przez stronę internetową poświęconą rekrutacji do firmy.

STRV to technologiczna spółka działająca w Stanach Zjednoczonych i Europie, która do poszukiwania pracowników wykorzystuje Messengera. Chatbot STRV pozwala wybrać lokalizację i specyfikę wolnego stanowiska oraz przeprowadza kandydata przez krótki wywiad, zbierając dane kontaktowe.

Chatboty wspierające rekrutację oraz rozwiązujące sprawy kadrowe są coraz popularniejsze również w Polsce. Centrum Pomocy Wortalu Publicznych Służb Zatrudnienia, uruchomione przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, to wsparcie dla bezrobotnych, poszukujący pracy oraz pracodawców – bez wychodzenia z domu. Wirtualna Urzędniczka udziela niezbędnych informacji w zakresie rejestracji w Powiatowym Urzędzie Pracy, dostępnych ofert pracy czy tworzenia CV i listów motywacyjnych. Chatbot odciążył urzędy pracy w zakresie obsługi klienta. Dane pozyskane przez użytkowników poprzez czat są komplementarne i merytoryczne, więc coraz mniej osób decyduje się na osobiste wizyty w urzędach. Wirtualna Urzędniczka działa przez stronę internetową wortalu.

...

Komunikacja jest istotna dla wielu branż i dziedzin, jednak w świecie HR to absolutnie najistotniejszy element i warto wspomóc kandydatów do pracy oraz pracowników poprzez zautomatyzowane rozwiązania. Chatboty są zawsze pod ręką, niezależnie od pory dnia i nocy, a co najważniejsze – nie są krytyczne względem rozmówcy i zapewniają pełen komfort kontaktu.