Widzimy na rynku dwa wielkie trendy rozwoju: cyfryzacja i robotyzacja. Tym zmianom towarzyszy, wymuszone przez sytuację, przestawianie się firm na pracę zdalną. W takich kierunkach idą dzisiaj firmy i biznesy wspierane przez technologie, ale wiele naszych umiejętności i metod organizacji pracy pozostaje w tyle.

Część pracy prostej i powtarzalnej mogą już wykonywać roboty. Praca, której nie można zastąpić nabiera coraz większej wartości. To takie zadania, które wymagają kreatywności, stworzenia nowych rozwiązań, treści, produktów oraz zadania specjalistyczne, jak np. analiza finansowa, plan działań marketingowych, programowanie, tworzenie projektu, tworzenie koncepcji prezentacji czy pisanie artykułu. Takie zadania wymagają umiejętności pracy w skupieniu, koncentracji uwagi, którą tracimy w świecie, w którym ciągle coś nas rozprasza. Z jednej strony narzędzia internetowe (e-mail, media społecznościowe, portale informacyjno-rozrywkowe, komunikatory, powiadomienia), a z drugiej szum informacyjny, natężona komunikacja on-line i duża ilość spotkań.

Najnowsze badania pokazują, że pracujemy dłużej. Z danych VPN wynika, że Amerykanie podczas pandemii pracowali średnio o trzy godziny dłużej i logowali się w różnych godzinach. Ponadto z badania[1], że „spotykamy się” z większą liczbą osób i wysyłamy więcej e-maili. Liczba spotkań wzrosła o około 13 proc., ale za to skrócił się czas ich trwania. Pracownicy częściej komunikowali się między sobą za pomocą e-maili. Tych było średnio o 1,4 więcej niż w tzw. „normalnych czasach".”

Te wyniki oraz doświadczenia moich klientów pokazują, że zacierają się granice między pracą a domem, między byciem on i off. Potwierdzają też utrwalanie się nawyku pracy w stanie połowicznej uwagi, co potencjalnie obniża wydajność. Wydaje nam się, że zaglądanie do maila, sprawdzanie powiadomień i odpisywanie w komunikatorze co 10 minut jest nieszkodliwe. To nieprawda, ponieważ ciągłe rozpraszanie znacząco obniża jakość zadań wykonywanych przez pracowników umysłowych, specjalistów i pracowników wysoko wykwalifikowanych. Z doświadczeń moich klientów wynika również, że trudno jest im nie tylko zabrać się i zacząć zadanie, ale przede wszystkim skoncentrować się dłuższy czas, by to zadanie dokończyć. Dzisiaj wiemy już, że powrót do przerwanego mailem zadania, kosztuje nas więcej energii, uwagi niż zrobienie tych dwóch czynności po sobie.

Od czasu, kiedy Internet i smartfony otworzyły nam nieograniczony dostęp do mediów społecznościowych, platform, komunikacji i rozrywki w dość krótkim czasie nauczyliśmy nasz mózg nieustannie reagować na bodźce. A zasada jest prosta. Im więcej bodźców przyjmujemy, tym bardziej nasz mózg ich potrzebuje, w konsekwencji tracimy zdolność koncentracji, uwagi na jednym zadaniu. Badania pokazują, że jeśli e-mail wybije nas z pracy w skupieniu to trwa nawet kilkanaście minut, zanim wrócimy do pełnej koncentracji na poprzednim zadaniu. Ten czas zależy od tego jak wymagające było zadanie.

Co gorsza, tej tendencji nie da się odwrócić, bez podjęcia świadomej pracy nad zmianą. Jeśli przez dłuższy czas pracujemy w rozproszeniu, to nasza zdolność pracy w koncentracji trwale się zmniejsza. Można porównać to do braku treningu dla mięśni. Jeśli nie ćwiczymy regularnie np. biegania, to kiedy będziemy mieli przebiec dłuższy dystans, dostaniemy zadyszki, kołatania serca, uderzeń gorąca itp. Podobnie jest z koncentracją, jeśli przyzwyczailiśmy nasz mózg do pracy w stanie połowicznej uwagi i nieustannym przerywaniu nam pracy, to trudno będzie się nam skoncentrować na jednym zadaniu przez 20 minut, bo nieświadomie będziemy po tym czasie szukać rozpraszaczy (telefon, Internet, mail - cokolwiek).

Nasz umysł, zawsze szukać będzie dróg „na skróty” i w wielu przypadkach potrafi nam to uratować życie. Jednak w połączeniu z technologiami może to mieć negatywne skutki dla naszych możliwości poznawczych. Tzw. „Google efekt” opisany szeroko w raporcie firmy Kasperski zdefiniowany został jako „cyfrowa amnezja”; rozumiana jako doświadczenie zapominania informacji, które przechowują i zapamiętują za nas urządzenie cyfrowe. Badania to pokazało, że aktywne przywoływanie informacji jest właściwym sposobem na tworzenie trwałej pamięci. Natomiast pasywne szukanie informacji poprzez np. wyszukiwarkę nie tworzy trwałego śladu pamięciowego i obniża nasze zdolności kognitywne. Jeśli aktywnie przywołujemyinformacje, nasza pamięć wzmacnia się i będzie nam służyła dłużej.

Dlaczego jeszcze praca w skupieniu jest tak ważna? Ponieważ pracownik odczuwa satysfakcję z pracy m.in. wtedy, kiedy osiąga w niej często stan flow, kiedy praca mu dobrze idzie, czyli kiedy jest twórczy i produktywny, potrafi skoncentrować się i czuje zadowolenie z zakończonego zadania. Czyli jeśli pracownicy mają trudność z prokrastynacją, nie potrafią się skoncentrować i kończyć zadań, to nie tylko spada efektywność w firmie, ale też motywacja i ogólne zadowolenie z pracy.

Jak rozwijać te umiejętności? Warto skorzystać z zestawu narzędzi i zasad, które pomogą nam przygotować miejsce pracy i będą strzegły nas, przed próbami rozproszenia. Ponadto potrzebna jest znajomości procesów uczenia się, koncentracji uwagi czy wspierania kreatywności. Badania Andersa Ericssona o zdolności jednostki do pracy trudnej poznawczo pokazują, że trenując tę umiejętność można osiągnąć nawet 4 godziny pracy w pełnej koncentracji (rzadko więcej).

Już dziś każdy, kto potrzebuje zmiany w tym obszarze, może zacząć od trzech prostych kroków:

1. To co pomoże skupić uwagę to single tasking. Jak piszesz maila - dokończ go. Jeśli czytasz artykuł - doczytaj go do końca. Jak zauważyli niektórzy z naszych klientów, wcale nie jest to takie proste, ponieważ mózg przyzwyczajony do otrzymywania bodźców i częstej symulacji, szuka rozpraszaczy. Dzięki temu świadomie ćwiczycie koncentrację uwagi i uczycie wasz umysł tego nawyku.
2. W pracy warto podzielić pracę na bloki pracy w skupieniu po 20 lub 25 minut, podczas których poświęcisz uwagę tylko jednemu zadaniu i nie pozwolisz nikomu
   i niczemu zabrać Twojego czasu i Twojej uwagi. Pomogą w tym takie skuteczne techniki jak: pomodoro, sprinty, blokowanie czasu off w kalendarzu. Z czasem można wydłużyć te bloki do 30 minut a potem do 45 minut.
3. Ustal w ciągu dnia czas na mailowanie, czyli czas, kiedy sprawdzasz korespondencję i odpowiadasz na wiadomości. Po załatwieniu skrzynki, wyłącz pocztę i powiadomienia i przejdź do pracy na konkretnym zadaniem. Dzięki temu nie będzie pokusy, by zaglądać do skrzynki mailowej. Odpisywanie na maile nie zabierze ci agendy całego dnia. Dla tych, którzy obawiają się, że przyjdzie strasznie ważny mail, który nie może poczekać polecamy ustawienie automatycznej odpowiedzi.
4. Rób sobie przerwy na odpoczynek i właściwą regeneracją umysłu. Przede wszystkim nie scrolluj, ponieważ w ten sposób twój mózg nie odpoczywa. Wstań od komputera, zadbaj o chwilę ruchu, wypij herbatę przy otwartym oknie, znajdź chwilę na „uważny oddech”, albo możesz spróbować nowych narzędzi z zasobów treningu koncentracji. Obojętnie na co się zdecydujesz, pamiętaj, że odpoczynek przed ekranem to nie jest prawdziwy odpoczynek.

To tylko pierwszy krok, proste zmiany, które można zastosować. Organizacja pracy pod względem efektywności i koncentracji jest bardzo indywidualna i zależne od pozycji oraz zakresu obowiązków, dlatego warto sięgnąć po programy Digital Wellbeing, które pomagają zadbać o zdrową równowagę cyfrową i podnieść efektywność osobistą i zespołów.

[1] https://forsal.pl/biznes/firma/artykuly/7821517,pandemia-nadgodziny-praca-zdalna-wiecej-spotkan-i-wyslanych-e-maili.html