Reforma wprowadzająca nową formę sprawozdawczości finansowej, a dokładniej rok 2018, podczas gdy wprowadzono obowiązek sporządzenia sprawozdania w postaci elektronicznej wraz z koniecznością opatrzenia ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, spowodowała wiele wątpliwości po stronie podatników. Pojawiły się błędy i zdarzały się problemy. Z czym najczęściej nie radzą sobie podatnicy i jak można rozwiązać te trudności z e-sprawozdaniami?
Niezgodności plików z obowiązującą strukturą logiczną
E-sprawozdania finansowe powinny być przygotowane w ściśle określony sposób. W tej kwestii na podatników nałożone zostały nowe obowiązki - dokument nie tylko musi obejmować wskazywane ustawą dane i informacje oraz wyliczenia, ale również zostać sporządzony zgodnie z wymaganiami technicznymi i strukturami logicznymi sprawozdań finansowych. W tradycyjnych (papierowych) sprawozdaniach, w przypadku błędu, sprawozdanie i tak było możliwe do złożenia - dopiero później przy weryfikacji mogły zostać wychwycone ewentualne błędy. Teraz, w przypadku e-sprawozdań, błędy w strukturach logicznych czy aspektach technicznych zapisu pliku, mogą spowodować kompletną niemożność złożenia e-sprawozdania.
Bramki do przyjmowania dokumentów, na przykład e-KRS, zostały sformułowane tak, że z zasady nie przyjmą pliku niezgodnego z obowiązującą strukturą logiczną lub mającego problemy z podpisem elektronicznym złożonym pod dokumentem. W tym miejscu, przed samodzielnym wysłaniem dokumentu do organów, warto: po pierwsze zapewnić sobie odpowiedni czas na reakcję - czyli rozpocząć pracę nad e-sprawozdaniem finansowym wcześniej, przewidując możliwe trudności. Po drugie natomiast, rozwiązaniem może być skorzystanie z profesjonalnych aplikacji do sporządzenia e-sprawozdania. W takim wypadku, podatnik może zdać się na zespoły specjalistów pracujące dla dostawcy takiego oprogramowania – i nie przejmować się aspektami technicznymi pracy.
Trudności z podpisami
Pierwsze problemy dotyczące e-sprawozdań finansowych, pojawiły się na tle konieczności ich podpisywania w formie elektronicznej. Nie każdy członek zarządu posługuje się przecież podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym czy podpisem osobistym. W tym zakresie pojawiały się problemy z brakiem takich podpisów, trudności z kolejnością ich składania (najpierw podpisy zaufane, potem kwalifikowane), trudności z odczytywaniem zawartości sprawozdań przed ich podpisywaniem i inne.
Od 1 października 2018 roku nie ma możliwości sporządzenia sprawozdania finansowego w postaci papierowej. Za elektroniczne e-sprawozdanie nie można uznać pliku PDF i skanu podpisanego w postaci papierowej. Dokument należy koniecznie podpisać w odpowiedni sposób. Nie ma jednak obowiązku posiadania podpisu kwalifikowanego - wystarczy profil zaufany lub podpis osobisty. Profil zaufany można założyć w serwisach bankowych (PKO BP, ING Bank Śląski, Bank Millennium, Inteligo, Bank Pekao, mBank, Santander, Alior Bank, w serwisie Envelo oraz przez serwis rządowy - i potwierdzić w punkcie potwierdzającym profil zaufany. Podpis osobisty to drugi rodzaj zaawansowanego podpisu elektronicznego, który można uzyskać przy składaniu wniosku o nowy dowód osobisty.
