Z początkiem roku przedsiębiorstwa intensywnie rozpoczynają realizację nowych celów biznesowych. Wiele firm, chcąc usprawnić obsługę pracowników, a tym samym poprawić swoją efektywność, decyduje się na wymianę obecnego systemu do zarządzania procesami HR.

Jak donosi portal businessinsider w 2017 roku największy wzrost wynagrodzeń nastąpił właśnie w branży HR. Świadczy to o zwiększeniu znaczenia pracowników tego działu w życiu organizacji. Współczesne rozwiązania IT dla działu HR ułatwiają firmom kontrolę realizacji planów, celów, a jednocześnie wspierają na co dzień pracowników w wykonywaniu ich obowiązków administracyjnych. Dzięki temu odciążają specjalistów HR, którzy mogą zająć się swoimi głównymi obowiązkami, takimi jak: zarządzanie sukcesją, fluktuacją, rekrutacja itd. Poniżej przedstawiamy najważniejsze cechy, jakie powinien mieć nowoczesny system HR.

Kiedy wymienić system HR w organizacji?

Nie każda organizacja jest w stanie rozpoznać czy obecny system wymaga wymiany. Często wynika to z siły przyzwyczajenia do funkcjonalności starego systemu lub z obawy przed nietrafioną inwestycją. Takie podejście nie jest jednak dobre, ponieważ w ten sposób organizacja łatwo może się wpędzić w dług technologiczny. Jak więc rozpoznać czy obecny system HR wymaga wymiany? Poniższa lista 6 pytań powinna pomóc przedsiębiorcom w podjęciu tej decyzji:

1. Posiadasz kilka spółek i każdą obsługujesz w osobnym systemie HR, przez co nie masz możliwości wygenerowania skonsolidowanych raportów?
2. Spędzasz coraz więcej czasu na generowaniu umów o pracę, aneksów, wprowadzasz ręcznie policzone wartości na listy płac, nie masz pewności czy wartości automatycznie obliczone dla pracownika są zgodne z obowiązującym prawem?
3. Twój obecny dostawca systemu HR nie dostarcza na czas aktualizacji prawnych lub może ich wdrożenia wymaga aktualizacji całego systemu ERP na co nie ma zgody ze strony produkcji/biznesu?
4. Podstawowe wnioski, takie jak np. urlopowy, spływają do Ciebie w formie papierowej, a w dodatku, za każdym razem sprawdzasz na nich wszystkie najważniejsze dane takie jak: stanowisko, jednostka?
5. Profil działalności firmy wymaga od Ciebie udostępniania danych personalnych z systemu HR dla innych systemów np. sprzedażowych, a ty nie masz takiej możliwości?
6. Tracisz coraz więcej czasu na obsługę starego systemu HR zamiast skupić się na działaniach strategicznych?

Jeżeli na przynajmniej jeden z powyższych punktów przedsiębiorca odpowiedział TAK, to bardzo możliwe, że jego stary system HR wymaga wymiany. W takim wypadku powinien jak najszybciej podjąć działania prowadzące do wybrania odpowiedniego dostawcy i wdrożenia nowoczesnego rozwiązania IT do obsługi i analizowania danych personalnych. Pozostaje więc zadać sobie pytanie jakie cechy powinien posiadać nowoczesny system HR dla dużych firm?

Po pierwsze - Automatyzacja

Poniższy rysunek pokazuje potencjał automatyzacji. Taki potencjał zauważamy również w kontekście działów HR.

Źródło: Mac Kinsey, MGI Jobs Lost-Jobs Gained_Report_December 2017.

Według aktualnych prognoz w najbliższych latach stanowiska związane z naliczaniem wynagrodzeń (payroll) praktycznie przestaną istnieć. Będzie to skutkiem coraz bardziej zautomatyzowanych procesów, dostępnych w systemach HR. Nowoczesne rozwiązania IT dla przedsiębiorstw już dziś umożliwiają automatyzację procesów back office takich jak np. wspomniany payroll. Zawierają także rozbudowane funkcjonalności do raportowania i analiz, dzięki którym dział HR może badać dane personalne, które były gromadzone w organizacji przez wiele lat.

„Większość firm uważa, że dużym usprawnieniem jest już sama możliwość wprowadzenia elektronicznych wniosków urlopowych do systemu, ale takie rozwiązanie jest już obecnie standardem, który oferują praktycznie wszyscy dostawcy.” – mówi Piotr Palikowski, prezes Polskiego Stowarzyszenia Zarządzania Kadrami.

Ważne funkcjonalności jakie posiadają już niektóre systemy HR to na przykład: możliwość zapewnienia wymaganej obsady linii produkcyjnych w fabrykach w okresie zwiększonych zachorowań poprzez optymalne rozszerzanie czasu pracy pozostałych pracowników, uwzględnienia danych o absencjach przy planowaniu obsady czy analizy pozwalające zoptymalizować liczbę osób potrzebnych do obsługi np. sklepów wchodzących w skład sieci handlowych.

Po drugie - Mobilność

Na rynek pracy wkroczyło pokolenie Y nastawione głównie na rozwiązania mobilne, szybkie i łatwe w obsłudze. W związku z tym na rynku pojawia się coraz więcej systemów, które mając dostęp do Internetu, możemy obsługiwać z każdego miejsca na ziemi przy użyciu smartfona czy tableta. To sprawia, że tracimy rozgraniczenie pomiędzy życiem prywatnym a zawodowym, ale jednocześnie możemy mieć stałą kontrolę nad swoimi sprawami zawodowymi - 24h na dobę. W dzisiejszej walce o klienta, mobilność i bycie online, to warunki konieczne dla firmy chcącej wyróżniać się na tle konkurencji. Dane z ostatniego raportu McKinsey Institute „Jobs Lost, jobs gained” pokazują wyraźnie, że w najbliższych latach możemy spodziewać się dynamicznego wzrostu usług mobilnych związanych zarówno z biznesem jak i ze środowiskiem pracy. Trend ten dotyczy również rozwiązań HRowych dla dużych organizacji.

„Smartfony dla wielu z nas stały się prywatnym centrum dowodzenia – robimy za ich pomocą zakupy, zamawiamy jedzenie, używamy jako kalendarza czy kontaktujemy się ze znajomymi. Pracownicy również oczekują takiej wygody i elastyczności w miejscu pracy” — podkreśla Katarzyna Jaśniewicz, współautorka aplikacji Teta Mobile Edition do obsługi pracowników i menedżerów HR. „Mobilna platforma obsługi pracownika dostępna na urządzeniu mobilnym jest rozwiązaniem na miarę współczesnej firmy. Prosta w obsłudze, dostępna zawsze i wszędzie, umożliwia samodzielne realizowanie takich zadań jak sprawdzenie urlopu, pobranie dokumentu PIT lub pobranie raportu o wynagrodzeniu (tzw. paska). Jednocześnie, każdy pracownik może sam zainicjować procesy, czyli złożyć wniosek o urlop, zgłosić do kadr zmianę danych adresowych lub inną potrzebę. — dodaje Jaśniewicz.

Po trzecie - Nadążanie za rynkiem pracy

Mobilność może okazać się także kluczowa dla przetrwania transformacji rynku pracy, z którą mamy już do czynienia. Raport McKinsey wymienia również wzrastające zjawisko „gig” economy. Gig economy pochodzi od popularnego w środowisku artystycznym słowa „gig” czyli np. do występu, koncertu, spektaklu. Kiedyś umowy o dzieło/zlecenie kojarzone były głównie ze środowiskiem artystycznym lub też z chęcią dorobienia do pensji. Dzisiaj coraz więcej managerów zatrudnionych jest na kontraktach B2B. Ostatnie zmiany prawne, w tym plany zniesienia 30-stokrotności ZUS pokazują, że zjawisko „gig” economy w Polsce może rozwijać się znacznie szybciej niż przewiduje McKinsey GI. Idąc za tym trendem firmy tym bardziej powinny zadbać o to, aby system HR umożliwił obsługę różnych form zatrudnienia i ułatwiał współpracę pomiędzy osobami, które świadczą usługi dla różnych spółek tego samego holdingu. Dodatkowo firmy oczekują od oprogramowania HR, aby osoba pracująca na kontrakcie widziała w aplikacji HR te same moduły co osoba na umowie o pracę, Dla przedsiębiorców ważne jest to, aby forma zatrudnienia nie rzutowała na dostęp do narzędzi ułatwiających zarządzanie sprawami HRowymi.

„Rozwiązania IT dla działu HR w dużych firmach holdingowych powinny standaryzować procesy udostępniane pracownikom zatrudnionym w różnych spółkach tego samego holdingu. Taka funkcjonalność jest potrzebna szczególnie w fabrykach, bankach, czy w firmach ubezpieczeniowych, gdzie osobna spółka zajmuje się sprzedażą polis, osobna likwidacją szkód, a jeszcze inna tworzy centrum usług wspólnych dla całej grupy. Pracownicy spotykają się w tym samym środowisku pracy i korzystają z tego samego systemu HR w taki sam sposób, bez względu na to na jakich zasadach są zatrudnieni. W końcu wszyscy realizują cele biznesowe tej samej organizacji.” – mówi Krzysztof Sołowski, HR ekspert z firmy Unit4 Polska, producenta oprogramowania Teta  dla biznesu . Wyzwanie, które podjęła nasza firma brzmi: Dostarczyć rozwiązanie, które pozwoli holdingowi działać tak, jak działa jedna spółka. Teta HR pozwala, więc np. jednym wnioskiem urlopowym złożyć kilka wniosków dla tego samego pracownika zatrudnionego w wielu spółkach. Znacznie ułatwione jest również generowanie zestawień dla takich pracowników.”– dodaje Sołowski.

 ...

W dzisiejszych czasach transformacji rynku pracy podstawową potrzebą każdej firmy jest dysponowanie kompetentną obsadą wpisującą się w aktualne cele i zadania organizacji. Wszyscy znamy słynne powiedzenie Heraklita z Efezu, niezmiennie aktualne od tysięcy lat, że jedyną stalą rzeczą jest zmiana. Traktując poważnie te słowa przedsiębiorcy powinni prognozować zmiany gospodarki i rynku pracy, a następnie przygotować na nie swoją organizację. Dobrym pierwszym krokiem będzie zainwestowanie w nowoczesne rozwiązania IT, które znacznie usprawnią obsługę pracowników i umożliwią dokładną analizę Big Data danych HRowych, która będzie niezbędną pomocą przy planowaniu dalszej strategii biznesowej firmy.