Nowelizacja, którą rząd skierował niedawno do Sejmu, ureguluje kwestie przetwarzania danych wrażliwych osób biorących udział w rekrutacji. W konsekwencji zmieni się również katalog danych, których pracodawca będzie mógł żądać od kandydata do pracy. Propozycja zmian w kodeksie pracy przewiduje również, że tzw. wrażliwe dane kandydata mogą być przekazywane wyłącznie z jego inicjatywy – o te i inne sprawy związane z nowelizacją, która znacząco wpłynie na proces rekrutacji i przechowywanie danych, zapytaliśmy Marcina Jana Wachowskiego, adwokata, założyciela i partnera zarządzającego Kancelarii Wachowski.

Przeczytaj też: Firma po wieczne czasy czyli wartości jako kod DNA_cz.1

 - Jaki jest cel tej regulacji i jak pracodawca w praktyce ma chronić dane rekrutowanego pracownika?

Projekt zmian przewiduje, że zgoda kandydata lub pracownika może być podstawą przetwarzania danych osobowych o szczególnym charakterze tylko i wyłącznie w przypadku gdy przekazanie tych danych następuje z inicjatywy kandydata lub pracownika. W praktyce będzie to oznaczać, że pracodawca nie będzie mógł w żadnym razie żądać od kandydata informacji np. o jego uprzednim uzwiązkowieniu, pochodzeniu etnicznym lub rasowym. Zatem można będzie przetwarzać CV ze zdjęciem kandydata (bo ujawnia ono co do zasady pochodzenie rasowe), ale tylko wtedy, gdy sam kandydat (lub jego pośrednik) prześle je z własnej inicjatywy i wyrazi zgodę na przetwarzanie tych danych. Brak takiej zgody nie może wiązać się z żadnymi negatywnymi konsekwencjami dla pracownika, w tym odmową udziału w rekrutacji. Dodatkowo projektodawca zaproponował dodatkowe zabezpieczenie przetwarzania tych danych - w imieniu pracodawcy będą mogły to robić wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie wydane przez pracodawcę.

- Proponowana nowelizacja przewiduje również zmiany w sposobie dokumentowania przez kandydatów aktualnych badań lekarskich. Na czym ta zmiana polega?

Zmiana polega na włożeniu na pracodawcę obowiązku żądania od kandydata okazania aktualnych badań lekarskich stwierdzające brak przeciwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu. Do tej pory była mowa tylko o możliwości okazania takich dokumentów przez kandydata. Prawo dopuszcza bowiem odstąpienie od kierowania na takie badania w przypadku gdy do kolejnego zatrudnienia dochodzi w ciągu 30 dni od rozwiązania poprzedniego stosunku pracy, albo gdy przyjmujemy do pracy kandydata pozostającego w stosunku pracy z innym pracodawcą. Dzięki temu nie będzie już wątpliwości, że pracodawca ma prawo przetwarzać dane pozyskane od kandydata na podstawie art. 6 ust. 1 lit c RODO- czyli przetwarzanie to jest niezbędne dla wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.

- Czy po zakończeniu rekrutacji pracodawca będzie mógł zatrzymać te dokumenty?

Projektodawca uzależnia dalsze postępowanie z dokumentacją od losów rekrutacji. W przypadku zatrudnienia kandydata pracodawca ma prawo przechowywać orzeczenia i skierowania udostępnione mu przez kandydata w omawianym przypadku. Zupełną nowością jest jednak to, że w przypadku gdy pracodawca stwierdzi, że warunki pracy na stanowisku określone w skierowaniu przedstawionym przez kandydata nie odpowiadają tym, które występują na stanowisku, na które kandydat aplikuje - pracodawca ma obowiązek zwrócenia kandydatowi zarówno skierowania jak i samo orzeczenie lekarskie. Jest to wyraz zasady minimalizmu przetwarzania danych, na którą RODO kładzie nacisk.

Przeczytaj też: Firma po wieczne czasy czyli wartości jako kod DNA_cz.1