Specjaliści HR doskonale zdają sobie sprawę, że kwestia komunikacji wynagrodzeń jest niezwykle istotna dla skuteczności systemu płac. Jednak nie zawsze wiedzą jak to robić, przez co popełniają wiele błędów, a komunikacja nie przynosi pożądanych skutków. Komunikowanie wynagrodzeń lub corocznych podwyżek wymaga strategii, taktu i przemyślenia.
Dane pokazują jakie zagrożenia niesie za sobą niewłaściwa komunikacja wynagrodzeń. Według firmy Jobvite 61% pracowników jest gotowych zmienić swoje miejsce pracy dla wyższego wynagrodzenia. Jednocześnie według badań PayScale 79% pracowników opłacanych powyżej rynku uważa, że są opłacani według lub poniżej stawek rynkowych. Ponadto, pomimo że 80% firm opiera politykę wynagrodzeń o medianę rynkową, to jedynie 24% pracowników uważa, że ich wynagrodzenie jest odpowiednie (Aon Polska, 2017). Z powyższych danych wynika, że pracownicy mogą potencjalnie odejść z firmy, nawet w sytuacji kiedy ich wynagrodzenia rzeczywiście mieszczą się w medianie rynkowej. Pracownicy często nie wierzą, że polityka płacowa firmy jest uczciwa, nie rozumieją przyczyn stojących za decyzjami podwyżkowymi. Pracodawcy zaniedbują także kwestie związane z oferowanymi świadczeniami dodatkowymi – pracownicy nie rozumieją stosunku korzyści z dodatkowych świadczeń do kosztów podatkowych, które czasem muszą ponieść, a także nie są świadomi łącznej kwoty całkowitego wynagrodzenia i dodatkowych korzyści. Co ważne, według badań portalu PayScale, 82% badanych byłoby usatysfakcjonowanych ze swojej pracy otrzymując wynagrodzenie niższe niż rynkowe. Jedynym warunkiem jest właśnie odpowiednie wytłumaczenie przyczyn takiego poziomu wynagrodzeń przez pracodawcę.
Ważna rola menedżera
Firmy powinny przygotować menedżerów do pełnienia roli „rzeczników” firmowego systemu wynagrodzeń. Według badań Aon Polska menedżer ma najsilniejszy wpływ na to, jak pracownik postrzega poszczególne elementy środowiska pracy. Tymczasem tylko 1/3 organizacji traktuje kierowników jako głównych informatorów o wynagrodzeniach. Według tego samego badania zaledwie 37% firm ma poczucie, że kierownicy niższego szczebla w pełni rozumieją działanie systemu wynagrodzeń. Takie same wnioski wysuwają się z badania PayScale. Z raportu Best Practices Report 2017 wynika, że jedynie 19% menedżerów czuje się pewnie w rozmowach o wynagrodzeniach (PayScale, 2017). Często zdarza się, że przełożony nie posiada podstawowych informacji, takich jak: widełki płacy zasadniczej, zasady udzielania podwyżek lub pozycjonowanie firmy na rynku wynagrodzeń.
Twórcy Raportu PayScale zaznaczają, że menedżerowie powinni doskonale znać politykę wynagrodzeń w firmie i ją rozumieć, a nawet być jej współtwórcami. Dlatego należy upewnić się, że menedżerowie są dobrze zorientowani w filozofii wynagrodzeń firmy i szczegółach planu wynagrodzeń. Tu wyłania się niezwykle ważna rola działu HR: wspieranie menedżerów poprzez opracowanie najlepszych metod komunikacji, zapewnienie podręcznych, dobrze opracowanych i przejrzystych informacji. Według badań PayScale 30% organizacji zapewnia menedżerom szkolenia o tym jak rozmawiać z pracownikami o wynagrodzeniach. Spośród nich, najwięcej firm organizuje szkolenia dotyczące stylu komunikacji (79%) oraz wydajności organizacji (69%).
Wykres 1. Tematy najczęściej przeprowadzanych szkoleń dla menedżerów w zakresie komunikacji (odsetek firm)
Źródło: Opracowanie własne na podstawie 2017 Compensation Best Practices, PayScale, 2017
Osoba komunikująca wynagrodzenia powinna posiadać zaufanie pracowników. Aż 91% badanych przez firmę Korn Ferry (2015) pracowników przyznało, że bardzo ważne jest, aby mieć szefa (przełożonego), na którym można polegać. Dlatego istotną kwestią jest wybranie właściwej osoby do komunikacji. Najlepiej, aby nie byli to menedżerowie wyższego szczebla lub kierownicy, którzy nie uczestniczą w codziennej pracy zespołu, zwłaszcza w sytuacji jeśli wiadomości, które mają przekazać, nie są szczególnie dobre. Pracownicy mogą nie ufać takiej osobie, albo (często słusznie) sądzić, że osoby te nie mają pełnej informacji o ich pracy, więc nie powinny mieć wpływu na decyzje odnośnie ich wynagrodzeń. Osoby, które regularnie komunikują się ze swoim zespołem, będą miały najlepszą wiedzę na temat stylu komunikowania się każdego z nich i silne podstawy zaufania.
Działy HR powinny przygotować kadrę kierowniczą do tego, co należy zrobić, jeśli pracownik wyraża rozczarowanie zarówno wielkością wzrostu wynagrodzeń, jak i ocenami ich wyników przez menedżera. Menedżerowie powinni szczególnie być przygotowani do odpowiedzi na pytania takie jak:
- "Jak mogę uzyskać wyższą podwyżkę następnym razem?"
- "Dlaczego nie dostałem podwyżki?"
- "Czy moja płaca wzrasta tak samo jak płace innych pracowników na takim samym/podobny stanowisku?"
- "Jaki był procentowy zakres podwyżek możliwy do osiągnięcia?"
Transparentność systemu wynagrodzeń
Przyszłość komunikacji wewnętrznej to transparentność systemu wynagrodzeń, o którą dba coraz więcej firm. Obecnie 31% firm deklaruje, że ich system wynagradzania jest transparenty (PayScale, 2017). Trend ten polega nie tylko na informowaniu pracowników o wysokości wynagrodzeń, ale również na prezentowaniu danych rynkowych, strategii firmy i jej polityki płac. Celem jest osiągnięcie jak największej transparentności systemu wynagradzania. Pracodawcy wiedzą, że najbardziej zaangażowane są osoby mające pełną wiedzę na temat zasad ustalania i naliczania płac.
Schemat 1. Poziomy transparentności systemu wynagradzania
Źródło: Opracowanie własne na podstawie 2017 Compensation Best Practices, PayScale, 2017
Blisko połowa pracodawców (49%) ocenia transparentność swoich systemów wynagradzania na poziomie 1. – jedynie informując o składnikach i wysokości wynagrodzenia. Pełną transparentnością, na poziomie 5. deklaruje zaledwie 6% respondentów, a 43% określiło swoją pozycję na poziomie 3. Co ważne, organizacje w 2017 roku zamierzają stopniowo zwiększać transparentność swoich systemów wynagrodzeń.
Uzasadnienie jest najważniejsze
Wielu pracodawców zaniedbuje kwestię komunikacji, w sytuacji kiedy wynagrodzenia pracowników są wysokie. To poważny błąd. Badania WorldatWork.org pokazały, że najlepsi pracownicy czują się niedostatecznie opłacani. Często uważają, że decyzje dotyczące wynagrodzeń są oparte na złych informacjach i często błędnie sądzą, że są opłacani poniżej rynku. Najczęściej wynika to z asymetrii informacji między pracodawcą a pracownikami. Jak pokazują dane WorldatWork liczba pracowników, którzy nie rozumieją sposobu przyznawania podwyżek wynagrodzenia może wynosić nawet 40%. Co więcej, 79% pracowników opłacanych powyżej mediany rynkowej stopy uważa, że są wynagradzani według lub poniżej poziomu rynkowego. Walka z tą percepcją nie musi być trudna.
Wykres 2. Jak pracownicy postrzegają swoje wynagrodzenie
Źródło: Opracowanie własne na podstawie PayScale
Skoncentruj się na jak najbardziej transparentnym przekazywaniu filozofii wynagrodzeń. Pamiętaj, aby poinformować pracowników, jak określane są ich pakiety wynagrodzeń, jakie benchmarki są stosowane, oraz o innych elementach, które wpływają na ich wynagrodzenia, w tym sposobach obliczania pensji podstawowej i jej porównania do stawek rynkowych. Podwyżki wynagrodzeń mogą wynikać z wielu czynników. Jednym z nich jest inflacja - podwyżki nie powinny być od niej niższe. Dlatego warto wspomnieć pracownikowi m.in. o wskaźniku poziomu cen, spowolnieniu gospodarczym i innych czynnikach mających wpływ na jego wynagrodzenie. Przekazywanie informacji o udzielonej podwyżce jest również dobrą okazją do przekazania informacji zwrotnej na temat jego pracy.
Pracownicy często oczekują, że co najmniej raz w roku dostaną podwyżkę pensji. Niestety, czasami zdarza się tak, że niemożliwy jest wzrost ich płac, a wynagrodzenia są zamrażane. W takiej sytuacji należy im zakomunikować powody takiej decyzji. Na przykład wysłać komunikat o treści: "W oparciu o nasze aktualne oceny sytuacji finansowej firmy/działu, żaden pracownik nie otrzyma podwyżki płac". Jeśli istnieją szczególne sytuacje, które spowodowały, że przychody są niskie, uwzględnij je w notatce, aby pomóc pracownikom zrozumieć dane, na których opierasz się przy ustalaniu podwyżek. Warto wspomnieć również o podjętych krokach zmierzających do obniżenia kosztów i omówić działania, które podejmuje firma, aby zwiększyć przychody. Należy przy tym pamiętać, aby nie obiecywać „złotych gór”, a przedstawić realne perspektywy na zwiększenie wynagrodzeń.
Dodatkowym wyzwaniem jest sytuacja, gdy jedynie niektórzy pracownicy otrzymali podwyżkę. W takich sytuacjach podwyżki najczęściej uzależnione są od osiągniętych wyników pracowników, ich kompetencji czy ścieżek kariery. Tym pracownikom, którzy osiągają najlepsze wyniki należy dawać więcej niż pozostałym. Jeśli rezygnacja z podwyżki ma związek z niższą produktywnością pracownika, należy mu wskazać te obszary, które wymagają poprawy i obecnie uniemożliwiają podwyższenie wynagrodzenia.
Wskaż możliwości
Ważne jest, aby pokazać pracownikowi co może zrobić, aby w przyszłości otrzymać podwyżkę lub zwiększyć jej wysokość. Kierownicy powinni być przygotowani na spotkanie z pracownikami – znać zalecane działania, dzięki którym pracownicy otrzymają wyższe wynagrodzenie. Pracownik powinien również wcześniej wiedzieć, jakie wynagrodzenie lub premię otrzyma, jeśli zrealizuje stawiane przed nim wymagania lub gdy zostanie osiągnięty założony wyniki finansowy firmy.
Kanały komunikacji
Według większości specjalistów HR bezpośredni kontakt z pracownikiem jest najlepszym kanałem komunikacji. Korzystaj jednak z wielu kanałów, aby dotrzeć do jak największej liczby pracowników i rozważaj organizowanie wydarzeń, by zaprosić osoby do dyskusji nad zmianami. Jak wynika z badań Hay Group 24% organizacji stosuje branding swojego systemu wynagrodzeń. Z kolei 25% firm różnicuje komunikację zależnie od grupy pracowników, a 16% używa akcji promocyjnych czy konkursów. W badaniu WorldatWork, 70% respondentów uważa, że list lub e-mail od menedżera jest skutecznym narzędziem informowania. Zwłaszcza jeśli jest uzupełnieniem dyskusji o wynagrodzeniu z menedżerem. List może potwierdzić szczegóły rozmowy, również o tym, dlaczego pracownik otrzymuje podwyżkę, jak kierownik postrzega jego pracę i zalecenia dotyczące jeszcze lepszej skuteczności. Ważne jest także, aby pracownicy nie otrzymywali wielu zbędnych informacji, których i tak nie zrozumieją. Znacznie lepsze efekty można osiągnąć skupiając się na kilku kluczowych informacjach - należy wybrać parę najistotniejszych informacji z zakresu polityki wynagrodzeń, które pracownicy powinni znać i rozumieć. Nie powinno się „bombardować” ich szczegółami wyszukanego systemu i jego administracji.
Według badania Aon Hewitt ok. 45% firm twierdzi, że pracownicy nie potrafią wymienić wszystkich elementów wchodzących w skład swojego wynagrodzenia. Pracodawcy z USA znaleźli sposób na rozwiązanie tego problemu. Obecnie bardzo popularnym narzędziem w tym kraju jest tzw. Total Reward Statement. W USA taki dokument swoim pracownikom dostarcza 40% pracodawców (PayScale, 2017). Zawiera on informacje na temat całkowitej inwestycji, jaką organizacja poczyniła w pracownika. Pokazuje on pracownikowi wszystko, co ma wartość pieniężną, w tym oferowane pracownikowi szkolenia, koszty związane z utrzymaniem miejsca pracy, ale także dane o rodzaju i wysokości wszystkich świadczeń uzyskanych przez pracownika, np. pakietów medycznych czy ubezpieczeń NNW.
Wykres 3. Odsetek firm dostarczających pracownikom Total Reward Statements w zależności od wielkości organizacji
Źródło: Opracowanie własne na podstawie PayScale
Warto również pamiętać o regularnych informacjach na temat postępów pracowników, aby określić obszary, które należy poprawić. Pracownicy będą bardziej świadomi tego, co wymaga poprawy, a także własnego wyniku, a tym samym staną się bardziej przygotowani do rozmów o wynagrodzeniach. Wybierając odpowiednie dla pracowników kanały, warto pamiętać, by pochodziły z zaufanego źródła, pozwalały każdemu zapoznać się z przekazywaną treścią w dogodnym dla niego czasie oraz były ze sobą spójne.
...
W badaniach Hay Group aż 2/3 organizacji ocenia swoją komunikację wynagrodzeń jako nieefektywną. Dotyczy to nawet organizacji wyróżnianych mianem Most Admired, czyli najlepszych firm według magazynu Fortune. Może to wynikać z kilku błędów popełnianych już na etapie tworzenia systemu wynagrodzeń. Chociaż działy HR zdają sobie sprawę z ważnej roli bezpośrednich przełożonych w procesie komunikacji, to niewiele z nich angażuje menedżerów już na etapie przygotowania systemu wynagrodzeń. Ważnym aspektem są również dobrze dopasowane do różnych grup pracowników kanały komunikacji. Na koniec warto mieć na uwadze feedback menedżerów i pracowników. Pracownicy działów HR powinni stać się „specjalistami ds. marketingu”. Bo powodzenie systemu wynagrodzeń polega nie tylko na dobrym jego zaprojektowaniu, ale także na tym, jak został „sprzedany” w organizacji.
