Unijna dyrektywa w sprawie ochrony sygnalistów (uchwalona już w 2019 r.) ma wejść w życie w państwach członkowskich Unii Europejskiej już 17 grudnia br. Polski rząd opublikował właśnie projekt ustawy wdrożeniowej.

Kiedy nowe przepisy wejdą w życie?

Przepisy wejdą w życie po 14 dniach od ogłoszenia ustawy w Dzienniku Ustaw, co powinno wydarzyć się w grudniu. Brak wdrożenia ustawy spowoduje odpowiedzialność karną osób odpowiedzialnych za kwestie pracownicze w firmie. 

Kogo dotyczy ustawa?

Przedsiębiorstw, które zatrudniają co najmniej 250 osób - to one będą musiały najszybciej dostosować się do nowych przepisów. Dwa lata później do ustawy będą musiały dostosować się firmy z co najmniej 50 pracownikami.

Czego dotyczy ustawa, po co ją wprowadzono?

Ustawa ma na celu wdrożenie rozwiązań zapewniających sygnaliście, czyli osobie zgłaszającej naruszenia prawa w organizacji, ochronę przed zwolnieniem i innymi działaniami odwetowymi w swojej firmie. Wdrożenie takich przepisów do 17 grudnia 2021 r. jest obowiązkiem wynikającym z unijnej dyrektywy.

Sygnalistom przysługiwać ma szeroki wachlarz środków ochrony, np. zakaz ujawniania ich tożsamości, czy zakaz zwolnienia z pracy i wyciągania innych negatywnych konsekwencji.

Kim jest sygnalista?

To osoba (np. pracownik, były pracownik, osoba prowadząca działalność na własny rachunek, wolontariusz czy stażysta), która zgłasza naruszenia prawa w firmie. Mogą to być nieprawidłowości związane m.in. z zamówieniami publicznymi, praniem pieniędzy, bezpieczeństwem produktów, ochroną środowiska, zdrowiem publicznym, ochroną konsumentów, czy ochroną prywatności.

Co muszą zrobić pracodawcy w związku z nowymi przepisami?

Projekt ustawy sugeruje, że unijna dyrektywa będzie wdrożona w sposób minimalistyczny. Firmy będą więc mogły wybrać – czy preferują wdrożenie minimum wymaganego przez przepisy, czy też wyższe standardy, zapewniające dodatkowe benefity dla pracodawcy.

Wdrożenie „minimalistyczne” będzie zasadniczo wymagało następujących kroków:

➡️ Wybór kanałów komunikacji dla sygnalistów. Kanałami takimi mogą być infolinia, portal internetowy, dedykowany email, spotkanie osobiste. Kanały komunikacji firma może zorganizować wewnętrznie lub powierzyć ich prowadzenie firmie zewnętrznej, takiej jak Qualitime.

➡️ Przygotowanie regulaminu zgłoszeń wewnętrznych. Regulamin taki określi wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.  W ramach tej procedury konieczne będzie wyszczególnienie osób lub działu zajmującego się zgłoszeniami od sygnalistów.

➡️ Konsultacja regulaminu z organizacją związkową albo przedstawicielami pracowników

➡️ Prowadzenie rejestru zgłoszeń.

Jakie kary przewiduje projekt ustawy za niestosowanie się do nowych przepisów?

Ustawa wprowadzi odpowiedzialność karną – karę grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do trzech lat. Dotyczą one każdego z następujących naruszeń:

• utrudnianie dokonania zgłoszenia,
• podejmowanie bezprawnych działań odwetowych wobec sygnalistów,
• naruszenie obowiązku zachowania tożsamości sygnalisty w poufności
• brak ustanowienia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń albo ustanowienie procedury niezgodnej z przepisami.

Takiej samej karze podlegali będą sygnaliści, którzy dokonają zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji.

Jak przedsiębiorcy mogą się przygotować, skoro projekt ustawy może się jeszcze zmienić?

Przedsiębiorcy mogą przygotowywać kanały do zgłoszeń wewnętrznych (np. e-mail, telefon, zgłoszenia osobiste, online itp.). Aby właściwie wdrożyć wewnętrzne kanały zgłaszania naruszeń konieczne będzie wyznaczenie m.in. odpowiedniej osoby lub działu w ramach organizacji, które staną się odpowiedzialne za przyjmowanie i obsługę zgłoszeń. Można również powierzyć obsługę sygnalistów podmiotom trzecim.
W skrócie - warto już teraz przeszkolić desygnowanych pracowników lub znaleźć zewnętrzną firmę do obsługi zgłoszeń o nieprawidłowościach, co pozwoli na pełną kontrolę i stuprocentową gotowość do wdrożenia nowych wymagań.

Czy warto zachęcać sygnalistów do zgłoszeń? Które kanały komunikacji są najlepsze?

Oprócz zgłoszeń wewnętrznych – kierowanych do pracodawcy – sygnalista będzie mógł dokonać zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich, UOKiK lub innego urzędu. Rzecznik przekaże sprawę organom, które przeprowadzą kontrolę. Zgłoszenie zewnętrzne zapewni sygnaliście taką samą ochronę. Warto więc zadbać, aby sygnaliści wybrali kanały wewnętrzne, które pozwolą na rozwiązanie problemu bez angażowania urzędników.

Im więcej kanałów komunikacji zapewni firma, tym większa szansa, że sygnalista zdecyduje się na wybór jednego z nich. Minimum to zapewnienie po jednym kanale do zgłoszeń pisemnych jak i do zgłoszeń ustnych, a optymalnie jest udostępnić po kilka kanałów do każdego typu zgłoszeń. Zwłaszcza w czasach pracy zdalnej i hybrydowej szczególnego znaczenia nabrały kanały do zgłoszeń online (email, formularze na stronie internetowej).
Istotną kwestią wydaje się jednak dopasowanie kanałów komunikacji do sposobu działania i struktury zatrudnienia w danej organizacji.