Chcesz, by Twój dział HR funkcjonował sprawniej? Elektroniczny system obiegu dokumentów może Ci pomóc w obsłudze procesów rekrutacyjnych czy spraw kadrowo-płacowych. Staną się zdecydowanie szybsze, bezpieczniejsze i wygodniejsze.

Jak wygląda tradycyjny system obiegu dokumentów w dziale HR?

Aby odpowiedzieć sobie na powyższe pytanie, posłużmy się dwoma przykładami.

Najpierw weźmy na warsztat onboarding. Jeśli w Twojej firmie funkcjonuje tradycyjny system obiegu dokumentów, to proces rekrutacyjny obejmuje prawdopodobnie takie działania jak np. złożenie przez kierownika zespołu wniosku o zatrudnienie nowego pracownika, akceptacja tego wniosku przez osoby decyzyjne, skompletowanie, uzupełnienie i przekazanie potrzebnych dokumentów przez dział kadr itp.

Załóżmy, że firma ma kilka oddziałów w różnych miastach. Dokumenty krążą między miejscowościami i budynkami, od biurka do biurka. W takich okolicznościach onboarding może trwać nawet kilka tygodni, nie mówiąc już o tym, co się stanie, gdy dokumenty nagle się zgubią lub zniszczą.

Drugi przykład dotyczy działań administracyjnych. W obiegu tradycyjnym HR-owcy muszą samodzielnie przygotowywać i skompletować fizyczną dokumentację. Czytają, opisują, wprowadzają do rejestru, czekają na podpisy, segregują, zatwierdzają, wysyłają, odbierają, odsyłają...

Sporo, prawda? Takie działania są raczej żmudne i czasochłonne. Bywają też narażone na błędy, które mogą generować dodatkowe koszty.

Czy jakakolwiek firma może działać w ten sposób? Jasne! Tradycyjny obieg dokumentów nadal funkcjonuje w wielu polskich i zagranicznych przedsiębiorstwach.

Czy musi funkcjonować również w Twoim? Nie! Większość procesów związanych z polityką personalną firmy można przyspieszyć, zautomatyzować oraz usystematyzować, czyniąc je znacznie wygodniejszymi i bezpieczniejszymi – zarówno dla Ciebie, jak i Twoich obecnych i przyszłych pracowników.

Elektroniczny system obiegu dokumentów w dziale HR

Nietrudno zauważyć, że tradycyjny obieg dokumentów wydłuża działania związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi firmy. Przetwarzanie i archiwizowanie form fizycznych zwiększa ryzyko ich zniszczenia, zgubienia czy kradzieży. Wiąże się również z wydatkami na drukowanie, magazynowanie czy utylizację druków.

Platforma umożliwia m.in.: zawieranie umów i zbieranie podpisów online, opracowywanie (również zbiorowo), przetwarzanie i przekazywanie dokumentów między działami.

Dokumenty nie krążą już od biurka do biurka lub z jednej skrzynki mailowej do drugiej, ale są przechowywane w cyfrowym repozytorium. Łatwiej je archiwizować, czy wyszukiwać. Aby zapewnić plikom najwyższą ochronę, każdy z nich można zaszyfrować albo udostępnić wyłącznie wybranym osobom.

Elektroniczny system obiegu dokumentów pozwala efektywnie monitorować czas i ewidencję pracy. Gwarantuje transparentność procesów związanych z rozliczeniami, realizacją umów czy zatrudnieniem. Poprawia komunikację w firmie, znacząco skracając czas obsługi poszczególnych zleceń. Pracownicy nie muszą już wykonywać czasochłonnych, powtarzalnych i mało produktywnych czynności.

Jak wdrożyć EOD w firmie?

Z systemów EOD mogą z powodzeniem korzystać zarówno małe firmy, jak i wielkie korporacje. Wdrożenie zawsze poprzedzać dokładna analiza potrzeb przedsiębiorstwa. Być może Elektroniczny Obieg Dokumentów to pierwszy krok w drodze do cyfrowej transformacji i warto rozważyć wdrożenie rozwiązania IT, które umożliwi cyfryzację kolejnych procesów. Spójny ekosystem IT to dziś podstawa sprawnego działania nastawionych na rozwój firm.