O programach motywacyjnych podczas Bitspiration 2018 – czyli jak pozyskać i zatrzymać dobrych pracowników? Jak utrzymać pracowników w początkujących firmach, w których najcenniejsza jest własność intelektualna oraz pomysł? Jak uniknąć dużych rotacji i zbudować stały, stabilny zespół?

Do tego służą programy motywacyjne, o których na przestrzeni lat różnie myślano. Agata Kowalska z kancelarii Chabasiewicz Kowalska i Partnerzy podczas krakowskiej edycji Bitspiration 2018 przeprowadziła prelekcję na temat programów motywacyjnych, które obecnie są wykorzystywane coraz częściej. Agata w swoim wykładzie skupiła się na finansowym aspekcie programów motywacyjnych i przedstawiła wnioski, które wyciągnęła z doświadczeniach swoich klientów – tych, którzy już kilka lat temu wpadli na pomysły typu: oddanie pakietów udziałów/akcji firmy kluczowym pracownikom lub wprowadzenie wyłącznie benefitów finansowych.

Co jest ważne przy tworzeniu programu motywacyjnego w firmie?
Jak twierdzi Agata, najważniejsze jest rozpisanie planu i ustalenie:

- Gdzie Twoja firma ma być za rok, czy 3 lata?

- Jakie są Twoje kamienie milowe – co konkretnego musi się stać w kolejnych etapach rozwoju produktu i którzy ludzie powinni z nami wtedy pozostać?

- Którzy pracownicy stanowią najcenniejsze jednostki dla naszej organizacji (określamy ich mianem key employee)?

Przy definiowaniu programów motywacyjnych należy przede wszystkim ustalić:

- Czy dana osoba ponosi pełną odpowiedzialność za projekt czy odpowiada za wąską „działkę”?

- Jaki jest poziom zaawansowania prac nad danym projektem?

Większość dzisiejszych startupowców decyduje się na zakładanie spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. Przy tego typu spółach nie ma możliwości oferowania pracownikom tak elastycznych instrumentów, jak np. warranty subskrypcyjne w spółkach akcyjnych.

Jak więc utworzyć program motywacyjny w spółce z o.o.?

Możemy określić:

- procent udziałów dla kluczowych pracowników, tzw. Employee Stock Option Plan (ESOP)

- bonusy pieniężne (do tego potrzebna jest jednak płynność finansowa)

By uruchomić program motywacyjny, konieczne jest utworzenie dwóch kluczowych dokumentów:

- regulaminu programu motywacyjnego – który będzie zawierał jasne zasady uczestnictwa obowiązujące w całej organizacji

- umowy uczestnictwa – czyli dokumentu, który opisuje indywidualne warunki z konkretnym pracownikiem (m.in. okres wyłączności, zasady realizacji danych benefitów lub ich utraty).

Agata podzieliła się z uczestnikami wykładu dwoma pojęciami:
Bad leaver – czyli współpracownik działający na szkodę spółki, który np. prowadzi działalność konkurencyjną bądź popełnił przestępstwo.

Good leaver – pracownik, który zgodnie z przyjętym regulaminem programu motywacyjnego utraciłby uprawnienia do premii, bo np. przestał pracować dla nas, ale zarząd bierze jednak pod uwagę przyczynę, np. przez chorobę, ciążę i decyduje, że warto wypłacić benefity wynikające z programu motywacyjnego.

Agata podkreśla, by pamiętać o jednej ważnej kwestii: w polskim prawie przekazanie nowoutworzonych udziałów w Spółce za darmo nie jest możliwe (minimalna cena za udziały to ich cena nominalna). Nie ma też możliwości wystawiania żadnych dokumentów potwierdzających posiadanie udziałów, nie są one bowiem papierami wartościowymi (w przeciwieństwie do akcji, czy warrantu).

Należy również pamiętać, że programy motywacyjne o charakterze pieniężnym wymagają płynności finansowej. Dobrym pomysłem zatem jest ustalenie kamieni milowych, które muszą zostać osiągnięte przez spółkę, by nastąpiła wypłata ustalonych benefitów. Uzależnienie wypłaty bonusów pieniężnych od osiągniecia określonych przychodów firmy, wyników sprzedażowych czy innych wskaźników finansowych (np. EBIDTA) jest warunkiem często spotkanym w programach motywacyjnych. Dzięki temu pracownikom zależy na osiąganiu konkretnych celów bądź wyników przez spółkę.

Na koniec Agata zaznaczyła, że w bardziej rozwiniętych przedsiębiorstwach rekomenduje wprowadzanie modeli mieszanych – dawanie „kawałków” firmy osobom zarządzającym i pracownikom kluczowym przy jednoczesnym oferowaniu premii pieniężnych dla pracowników średniego szczebla.