Ostatnie tygodnie to nie tylko wiele wyzwań dla zespołów HR związanych z koniecznością reorganizacji pracy firmy, implementacji nowych przepisów, zdalnego onboardingu, czy też zadbania o kwestie medycyny pracy, szkoleń BHP, które z dnia na dzień stały się coraz bardziej skomplikowane. W tym wszystkim jest jeszcze temat samego działu HR/rekrutacji – jak odnaleźć się w czasach powszechnego home office i jak ze sobą dobrze współpracować? Czy to w ogóle możliwe na odległość?

Wydaje się, że temat rekrutacji zszedł w ostatnich dniach na dalszy plan, ale nie będzie to całkowicie wiernym obrazem sytuacji, gdyż wszystko zależy od branży i specjalizacji. Przykładowo dla e-commerce, branży handlowej, czy dystrybucji jest to moment, gdy rekrutacje są cały czas realizowane. Wiele innych firm także proceduje z procesami zgodnie z wcześniejszym planem, zwłaszcza w przypadku stanowisk, których obsadzenie zajmuje standardowo kilka miesięcy. Co to oznacza dla zespołów rekrutacyjnych? Oczywiście sporo pracy wykonywanej inaczej niż do tej pory!

Powszechna praca z home office stała się dla wielu firm koniecznością, raz, że ze względu na sytuację epidemiologiczną, a dwa z powodu zapisów ustawy z 2 marca 2020, która wprowadziła pojęcie pracy zdalnej – czyli świadczenia pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania, co pracodawca może polecić pracownikowi. Warto zwrócić uwagę na to, że już wcześniej w przepisach prawa pracy znajdowały się regulacje dotyczące telepracy, nie jest ona jednak tożsama z pracą zdalną.

Dla wielu organizacji przejście z modelu działania tradycyjnego, na współpracę w pełni online jest bardzo dużym wyzwaniem. Wymaga to od pracowników nie tylko przearanżowania przestrzeni domowej na tymczasowe biuro, zmiany sposobu komunikacji z zespołem i klientami, ale także odnalezienia się w sytuacji izolacji i braku osobistego kontaktu z kolegami, współpracownikami i całym otoczeniem biznesowymi. Dochodzi do tego stres związany z obawami o zdrowie własne i najbliższych, napięcia łączące się z koniecznością pogodzenia pracy zdalnej rodziców z nauką online dzieci, obawy o dalszy kształt rynku pracy i sytuację ekonomiczną w kraju. Tym działem, który najczęściej stara się wspierać pracowników w tak trudnej sytuacji, jest właśnie HR. Stąd to HR-owcy są dzisiaj bardzo obciążeni koniecznością szukania nowych rozwiązań, dbaniem o zaangażowanie i motywację zespołu, reorganizacją procedur. W momencie, gdy dochodzi do tego konieczność prowadzenia w profesjonalny sposób rekrutacji online, w firmach, które nigdy tego do tej pory w taki sposób nie organizowały, to okazuje się, że także i ta kwestia wymaga sporej uwagi.

Oczywiście pierwszym pytaniem jest to, jaka jest sytuacja rekrutacyjna firmy? Czy trwają w niej rozpoczęte już procesy? Czy planowane są nowe otwarcia? Jeśli odpowiedź na te pytania jest pozytywna, to niezbędnym staje się przejście zespołu rekrutacyjnego na zdalny tryb działania. Warto przy tym pamiętać, że tworzą go nie tylko rekruterzy, ale także hiring managerowie, zatem specyfika pracy poszczególnych osób może się bardzo różnić, co jest dodatkowym czynnikiem, jaki należy brać pod uwagę, dbając o sprawną i płynną współpracę.

Na co należy zwrócić uwagę, organizując pracę zespołu rekrutacyjnego:

• Sprzęt i wsparcie IT – podstawą jest zadbanie o to, aby każdy miał na czym pracować i wiedział, że może liczyć na pomoc zdalną w razie problemów technicznych, konieczności instalacji nowych programów, etc. Ważną kwestią jest także zadbanie o bezpieczny dostęp internetowy do zasobów firmy.
• Komunikacja – praca z domu to nagłe przejście od kontaktów bezpośrednich do wymiany maili, wiadomości na firmowych czatach, wideokonferecji, czy rozmów telefonicznych. Szczególnie praca oparta o wymianę wiadomości pisanych, niesie ze sobą zagrożenie związane z różnicą między intencją autora wiadomości, a jej odbiorem przez adresata – innymi słowy bardzo łatwo o napięcia i konflikty. Z tego względu warto dbać o regularne rozmowy w zespole i szybko reagować w razie pojawienia się jakichkolwiek problemów.
• Czas pracy – oczywiście praca zdalna nie ma w sobie nic z wakacji, ale w szczególności dla rodziców dzieci w wieku szkolnym, którzy łącza obecnie pracę z realizacją w domu programu nauczania, obecność online nieprzerwanie przez 8 godzin, może być trudna. Dobrze jest zorganizować tzw. core hours, czyli ustalony przedział czasu, w którym umawiane są rozmowy, wideokonferencje, a dostępność zespołu obowiązkowa, pozwalając jednocześnie pracownikom na organizację reszty dnia pracy w najrozsądniejszy dla nich sposób. Rzecz jasna, żeby to zadziałało, niezbędne jest zaufanie ze strony pracodawcy i dojrzałe podejście do pracy z domu wśród pracowników.
• Motywacja, zaangażowanie, zaufanie – czasy pracy zdalnej to duży test dla organizacji, także z wiary w pracowników i ich uczciwość. Na pewno wzajemne zaufanie na linii firma-zespół zwiększa szanse na utrzymanie motywacji ludzi i poprawia ich zaangażowanie w wykonane obowiązki. A to te dwie kwestie mają teraz wyjątkowo duże znaczenie, nieraz przesądzając o dalszych losach firmy.
• Samopoczucie – praca z domowego biura i pozostawienie w izolacji, to niestety może być przepis na poczucie osamotnienia. Dlatego zadbajmy o okazje do rozmowy, wymiany myśli, pytajmy członków zespołu o ich samopoczucie i o to, jak odnajdują się w obecnej sytuacji. Brak poczucia sprawczości, wrażenie odizolowania od innych może się bardzo szybko pojawić, dlatego tak istotne jest, aby nikt z zespołu nie czuł się „odstawiony na boczny tor”.
• Narzędzia – praca zdalna przy rekrutacji wymaga innych narzędzi od tego, jakich używa się w czasie procesów prowadzonych offline. Na pewno dużym ułatwieniem dla firm jest korzystanie z rozwiązań typu ATS, aplikacji mobilnych, kart online do oceny rozmów kwalifikacyjnych. Wielu rekruterów zna takie rozwiązania, dla części firm jest to jednak ciągle nowość, która szczególnie teraz nabiera sensu. Nowym wyzwaniem jest także konieczność prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych na odległość, zatem niezbędny staje się dobry system do wideokonferencji. Rzecz jasna, idealnie, aby był on zintegrowany z systemem ATS – wtedy odpada konieczność poszukiwań i wdrożeń nowych narzędzi, a samo zorganizowanie takich rozmów staje się o wiele prostsze. Jeśli szukasz ATS z pełnym wsparciem do rekrutacji online oraz systemem wideo rozmów to dobrym rozwiązaniem może być softgarden.

Kluczem do współpracy jest też zawsze otwarcie na ludzi i na ich potrzeby. Warto o tym pamiętać zarówno w odniesieniu do rekruterów i hiring managerów, jak i kandydatów. Zatem jeśli zespół rekrutacyjny ma zachować wysoką jakość pracy i zachęcać najlepszych kandydatów do dołączenia do firmy, to niezbędne jest, aby zapewnić mu nie tylko narzędzia do prowadzenia online rekrutacji, ale też, by zadbać o to, aby wszystkim jego członkom dobrze się pracowało. Czas wymuszonego home office może być początkiem dużej transformacji wielu firm, które wdrożą teraz rozwiązania do działań online. Postarajmy się zatem, aby ludzie, którzy mają z nich korzystać, czuli, że nowości te mają im faktycznie pomagać w pracy – nie tylko teraz, ale najlepiej już na dobre.

Monika Bieda

softgarden e-recruiting