Jeśli wasza firma jeszcze nie rozkładała procesu rekrutacji na czynniki pierwsze, z całą pewnością powinna to zrobić. Wypisanie każdego zadania na osobnej karteczce samoprzylepnej i ułożenie za ich pomocą drzewa rekrutacji na ścianie sali konferencyjnej to doskonały sposób na zobrazowanie sobie, jak wiele czynności składa się na zatrudnienie nawet jednej nowej osoby. Wówczas nietrudno o pytanie: nie da się tego zrobić prościej? A odpowiedź na nie jest bardzo prosta i wiąże się z wykorzystaniem systemu ATS.
Co to jest system ATS?
ATS to skrót od angielskiego applicant tracking system. W dosłownym tłumaczeniu oznacza „system śledzenia aplikacji”, jego przeznaczenie lepiej wyraża jednak określenie „system wspomagania rekrutacji”. Poza trzyliterowym skrótowcem często nazywany jest także platformą do zarządzania rekrutacjami, systemem zatrudniania kandydatów czy po prostu systemem do rekrutacji. Do czego służy? Nie dość stwierdzić, że platformy z tej grupy dają całą gamę możliwości. Najbardziej ogólnie można powiedzieć, że służą przede wszystkim automatyzacji i oczyszczeniu procesu rekrutacji – z zadań powtarzalnych i niewydajnych, oraz tworzeniu wygodnej bazy aplikacji. Chcąc przetestować możliwości systemu ATS samodzielnie można skorzystać na przykład z Elevato Software, jednego z najchętniej wybieranych systemów tej klasy w Polsce.
Jakie możliwości daje rekruterowi system ATS?
Platformy rekrutacyjne można porównać do osobistych asystentów pracujących w niewiarygodnym tempie. Trzeba stworzyć raport ogólny po całym procesie rekrutacji? Kilka kliknięć, kilka sekund – i asystent go generuje. Bez ręcznego wpisywania danych do Excela, analizowania, porównywania. Aplikacje z zeszłej rekrutacji są potrzebne na wczoraj? Asystent zabezpieczył je w katalogu, do którego można dotrzeć natychmiast, bez przekopywania się przez stertę dokumentów i przeglądania wysokich szaf. Nie sposób jednak wyjaśnić, co to jest system rekrutacji ATS i jakie są jego zalety, bez wymienienia najważniejszych funkcji:
- Możliwość tworzenia ankiet rekrutacyjnych do wstępnej selekcji i filtrowania kandydatów po udzielonych odpowiedziach,
- możliwość zastąpienia konieczności przeglądania tradycyjnych CV nowoczesnym formularzem rekrutacyjnym,
- automatyczne odrzucanie kandydatów niespełniających najważniejszych wymagań (po odpowiedziach z formularza, np. mających zdecydowanie za wysokie oczekiwania finansowe),
- sprawne generowanie raportów,
- uporządkowana baza danych kandydatów z szerokim zakresem ich filtrowania,
- dostęp do tych samych informacji dla wszystkich rekruterów i kierowników zaangażowanych w rekrutację,
- możliwość pozostawiania komentarzy i opinii przy konkretnym kandydacie,
- automatyczna wysyłka SMS-ów i maili,
- kontrola nad efektywnością ogłoszeń, a przede wszystkim skutecznością poszczególnych kanałów wpływu aplikacji.
Czym się różni rekrutacja z systemem ATS od tradycyjnej?
Najważniejsza różnica widoczna jest już na pierwszy rzut oka po przeczytaniu przynajmniej kilku z powyższych funkcjonalności: w czasie koniecznym do poświęcenia na rekrutację. Dzięki ilości zadań wykonywanych przez system, automatycznie, spada ilość godzin pracy rekrutera; zespół staje się znacznie odciążony, cały proces przebiega sprawniej – i taniej. Co więcej, ta metoda zarządzania rekrutacją w pełni odpowiada na potrzeby internetowego pozyskiwania kandydatów, tak popularnego od czasu wybuchu pandemii koronawirusa. Systemy ATS w Polsce są więc dziś jednym z najbardziej podstawowych narzędzi zarówno do jej planowania, jak i prowadzenia – formularze i ankiety mogą w znacznym stopniu ograniczyć konieczność spotkań z kandydatem, jednocześnie znacznie poprawiając i przyspieszając komunikację.
Rekrutacja z systemem ATS w ogromnej mierze zyskuje na efektywności. Jeśli dotychczas nie została wprowadzona w twojej firmie, warto rozważyć przynajmniej test tego rozwiązania.
