Równie powszechne, co błędne jest przekonanie, iż ochroną wynikającą z Kodeksu Pracy i innych uregulowań prawnych objęte są wyłącznie osoby, z którymi nawiązano stosunek pracy, zawierając umowę o pracę. Względnie – zobowiązane do świadczenia pracy na podstawie innych umów tzn. umowy zlecenia, umowy o dzieło, kontraktu bądź innej formy umowy cywilnoprawnej. Jednym słowem, na takiej czy innej podstawie pracujące.

Tymczasem prawa i obowiązki ma również kandydat – czyli osoba, z którą dopiero planuje się, zamierza bądź rozpatruje możliwość nawiązania stosunku pracy lub zawarcia innej umowy. Świadomość ta dopiero od niedawna dociera tak do rekrutujących, jak rekrutowanych. Przez długi czas bowiem rekrutacje, postępowania i rozmowy kwalifikacyjne prowadzone były wedle zasad „wolnoamerykańskich” (czyt. „wszystkie chwyty dozwolone”) i niejednokrotnie przypominały obóz survivalowy. Wraz ze wzrostem świadomości prawnej tak jednej, jak drugiej strony sytuacja ta ulegała stopniowej zmianie. Zmianie, dodajmy – dość radykalnej, która w obecnym stanie również zaczyna powoli przypominać survival. Tyle, że znajomością sztuki przetrwania teraz muszą wykazywać się przede wszystkim rekrutujący, bo świadomi i doskonale obeznani ze swymi prawami kandydaci czekają tylko na ich błędy.

Zacznijmy od początku

Niemal równie powszechne jest przekonanie, że jeśli już, to do złamania prawa podczas rekrutacji może dojść dopiero na etapie postępowania kwalifikacyjnego. Dokładniej – podczas rozmowy, weryfikacji „testowania i sprawdzania” kandydata w warunkach symulacyjnych (przykładowo metoda Assessment Centre). Słowem – podczas spotkania „twarzą w twarz”. Błąd. Złamać prawo i narazić się na nieprzyjemności, utratę wizerunku, wreszcie – na odpowiedzialność prawną można już... na etapie formułowania ogłoszenia!

„Firma XYZ poszukuje młodej, dynamicznej, odpowiedzialnej osoby na stanowisko Asystentki Prezesa Zarządu. Wymagania – ukończone studia wyższe, najchętniej – prawnicze, ekonomiczne bądź psychologiczne, biegła znajomość języka angielskiego, odporność na stres, umiejętność pracy pod presją czasu, dyspozycyjność, miła aparycja, wysoka kultura osobista, znajomość zasad savoir-vire i podstaw protokołu dyplomatycznego mile widziana… „

Ogłoszenie, jakich wiele. Zawiera co najmniej trzy przesłanki, kwalifikujące je jako dyskryminujące – po pierwsze, ze względu na płeć (użycie formy żeńskiej i wskazanie wprost na płeć kandydatki), wiek („młodej”) oraz cechy nierelewantne dotyczące wyglądu („miła aparycja”). Dla kandydata płci męskiej – nic prostszego, niż wysłać aplikację, a potem rozpocząć batalię z potencjalnym niedoszłym pracodawcą pod zarzutem dyskryminacji. Z pewnością zaszkodzi to wizerunkowi firmy, zwłaszcza przy obecnym zaostrzeniu przepisów i dobie bezwzględnej walki z dyskryminacją, mobbingiem i przypadkami molestowania w środowisku pracy.

Zanim przyjdzie do spotkania…

Naturalnym jest, że potencjalny pracodawca musi wiedzieć, kogo ma zaprosić, sprawdzić i ewentualnie zatrudnić. Dlatego, w ogromnej większości przypadków kandydaci/tki proszeni są o przesłanie CV lub/oraz listu motywacyjnego, bądź wypełnienie ankiety. Tu również czeka szereg pułapek, w które łatwo wpadnie niefrasobliwy bądź nie znający prawa potencjalny pracodawca.

Po pierwsze – podczas procesu rekrutacyjnego potencjalni kandydaci i kandydatki dostarczają potencjalnemu pracodawcy szereg dokumentów, zawierających ich dane osobowe, informacje o wykształceniu, przebiegu zatrudnienia, adresy, numery telefonów itp. Ich gromadzenie i przetwarzanie podlega ochronie prawnej i możliwe jest wyłącznie za zgodą osób, których dane, choćby na potrzeby procesu rekrutacji, są gromadzone i przetwarzane. Nie wolno zapominać o klauzuli zgody na przetwarzanie danych osobowych. Jej pominięcie grozi odpowiedzialnością za nieuprawnione przetwarzanie i gromadzenie danych. Ustawa reguluje dość szczegółowo, jakich danych potencjalny pracodawca może domagać się od pracownika Oczywiście – nie wyklucza to dobrowolnego udostępnienia przez kandydata czy kandydatkę fotografii, bądź innych danych nie wymienionych w ustawie. Co ważne, zgoda na „gromadzenie i przetwarzanie danych” nie oznacza zgody na ich udostępnianie, np. innej, zaprzyjaźnionej firmie, poszukującej pracownika!

Osobną kwestią są tzw. „dane wrażliwe” – informacje dotyczące pochodzenia etnicznego, rasowego, poglądów politycznych, religii, statusu społecznego i majątkowego etc. Ich udostępnianie i przetwarzanie podlega szczególnemu trybowi, zaś ich wymaganie w procesie rekrutacji musi być uzasadnione zaistnieniem wyszczególnionych w ustawie przesłanek (zatrudnianie pracowników przez kościoły i związki wyznaniowe, rekrutacja do służb specjalnych etc.).

Czasami, szczególnie w przypadku rekrutacji na odpowiedzialne i wiążące się z dostępem do poufnych danych lub znacznych środków finansowych stanowiska, potencjalni pracodawcy sięgają po coraz bardziej popularny background screening – metodę „prześwietlania” kandydata pod kątem przeszłości, pozycji, nawyków i powiązań, a przede wszystkim - weryfikacji prawdziwości podanych przez niego w procesie rekrutacyjnym informacji. Tu szczególnie należy zachować daleko idącą ostrożność. Bardzo łatwo bowiem o naruszenie prawa do prywatności czy dóbr osobistych sprawdzanego, szczególnie, jeśli do weryfikacji zaangażuje się osoby trzecie. W skrajnych przypadkach może to skutkować zarzutem i postępowaniem karnym.

Kto pyta… czasami błądzi

Zgodnie z kodeksem pracy, a konkretnie z art. 211 § 1 – 5, potencjalny pracodawca czy działający w jego imieniu rekrutujący może uzyskiwać od kandydata wyłącznie informacje umożliwiające identyfikację personalną, jak imię, nazwisko, adres, datę urodzenia itp. Choć i one nie mogą mieć decydującego wpływu na zatrudnienie lub niezatrudnienie kandydata, informacje dotyczące wykształcenia i doświadczenia zawodowego.  Te i tylko te informacje mają decydować o podjęciu lub odmowie współpracy. Oczywiście zakazane jest wyciąganie tą metodą informacji o wartości gospodarczej dotyczących poprzednich pracodawców. Tematy dotyczące sfery „pozazawodowej” i prywatnego życia kandydata dozwolone są jedynie kiedy dotyczą kwestii neutralnych i niedrażliwych. Można zapytać o hobby, sport czy zainteresowania literackie, aczkolwiek jak wyżej, takie informacje nie mogą mieć wpływu na decyzję o zatrudnieniu. Brak świadomości, że kandydat również podlega ochronie gwarantowanej Kodeksem Pracy nie jest wytłumaczeniem. Ponadto, w przypadku niektórych pytań może dojść do naruszenia dóbr osobistych kandydatki czy kandydata, co może skutkować powstaniem odpowiedzialności wynikającej z art. 448 kodeksu cywilnego.

Legendarne jest już niegdyś powszechne pytanie o plany „prokreacyjne”, zadawane kandydatkom płci żeńskiej (choć nie wyłącznie). Tu wystarczy powiedzieć, że rozsądniej jest zapalić cygaro w magazynie prochu, niż pytać podczas rozmowy kwalifikacyjnej, czy ktoś ma lub – jeszcze gorzej - zamierza mieć dzieci.

Potencjalny pracodawca może również podczas postępowania kwalifikacyjnego weryfikować kompetencje i wiedzę kandydata czy kandydatki. Jednak i tutaj należy uważać, by weryfikacja nie przybrała formy, którą sprawdzany uzna za upokarzającą lub by nie została uznana za wykorzystywanie. Jeśli potencjalny pracodawca zamiast symulacji wykorzysta kandydata do wykonania rzeczywistej pracy, może mieć kłopoty. Podczas takich symulacji czy testów należy zwracać szczególną uwagę, by nie narazić dóbr osobistych, czy jeszcze gorzej – zdrowia i życia kandydata. Taki błąd może kosztować potencjalnego pracodawcę nawet więcej, niż dopuszczenie do „zwykłego” wypadku przy pracy.

...

Poszukiwanie pracowników i rekrutacja to prawdziwa „szkoła przetrwania”. Na nieostrożnych lub niefrasobliwych czeka tu wiele niekoniecznie przyjemnych niespodzianek. Łatwo wpaść w jedną z licznych pułapek, konsekwencje bywają jednak dotkliwe.