Ten, kto posiadał informacje, zawsze miał władzę. Dziś, przy ogromie danych, które możemy wygenerować, nie chodzi tylko o ich pozyskanie, ale przede wszystkim o skuteczne przetworzenie. W końcu informacja uznawana jest za paliwo XXI wieku. Można gromadzić paliwo w zbiornikach. A można je wykorzystać do uruchomienia maszyn, pomnażania zysków i kapitału. Nic zatem dziwnego, że pogłębiona analiza zyskuje na znaczeniu w działach, które zajmują się najważniejszym kapitałem firmy – kapitałem ludzkim.

Bezpieczeństwo danych w systemie

Dane są wytwarzane, gromadzone i przetwarzane w codziennym życiu każdej organizacji. Zwykle jednak analiza tych informacji kojarzona jest z finansami, działami logistyki i zarządzaniem zapasami. Tymczasem jednym z widocznych przejawów „rewolucji bazodanowej” w firmach jest większa koncentracja na analizie danych osobowych. Bo to potężna dawka wiedzy dla pracodawcy. Oczywiście pod warunkiem, że dane przetwarza w odpowiedni, czyli zgodny z prawem sposób.

„Wejście w życie przepisów RODO uporządkowało kwestie przetwarzania danych osobowych w przedsiębiorstwach, choć dla wielu firm dostosowanie się do przepisów było wyzwaniem. W innym zakresie możemy bowiem przetwarzać dane kandydatów do pracy (tylko w celach rekrutacyjnych) oraz byłych pracowników (w zasadzie tylko w celach archiwizacyjnych). Z kolei dane obecnych pracowników możemy przetwarzać w szerokim spektrum, pod warunkiem uzyskania odpowiednich zgód oraz posiadania narzędzi, które zapewnią bezpieczeństwo przetwarzanych danych” – wyjaśnia Olga Dura-Nowicka, ekspertka Quercus w zakresie Administracji i HR. „Dlatego, aby zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania danych, wiele firm zdecydowało się na wprowadzenie rozwiązań systemowych, jak np. SAP HCM, dostosowanych do nowych przepisów i pozwalających na dopasowanie narzędzi do konkretnych wymagań danego przedsiębiorstwa, branży itp.”

Lawina danych na co dzień

Dlaczego przetwarzanie danych jest tak istotne? Przede wszystkim z uwagi na ich ogrom. Szacuje się, że ilość informacji, jakie zostały wytworzone tylko w latach 2011-2013 prawdopodobnie przewyższyła ilość powstałą od początku cywilizacji. A od tego czasu wytworzyliśmy ich przecież znacznie więcej. Tutaj można na żywo obserwować, w jakim tempie tworzymy i przetwarzamy dane. To przyrost lawinowy.

Dane generujemy wszędzie: w autobusie, korzystając z telefonu oraz oczywiście w pracy. To niewyobrażalnie wielki zbiór, który jest prawdziwą kopalnią wiedzy dla analityków. A takimi stają się coraz częściej menedżerowie ds. HR.

„Zgromadzone informacje, np. na temat zatrudnienia, planowanych urlopów lub ścieżki szkoleniowej pracowników, pozwalają menedżerom na uzyskanie bieżącego obrazu sytuacji kadrowej w firmie. Umożliwiają także przewidywanie przyszłości” – podkreśla Maciej Kabaciński, Dyrektor Pionu HR w Quercus Sp. z o.o., ekspert SAP HCM.

Zarządzanie kadrami

Dostęp do narzędzi pozwalających sprawnie przetwarzać pozyskane dane ułatwia menedżerom zarządzanie. Obecnie w wielu firmach rozpoczęły się działania związane z tworzeniem planów urlopów. Ich opracowanie jest łatwe przy niewielkiej liczbie pracowników. Przy większej, lepiej skorzystać z rozwiązań IT.

„Zaawansowane narzędzia online, jak myHR Portal Quercus, pozwalają na generowanie planów urlopowych dla całego okresu i dla wszystkich pracowników, a tym samym na identyfikację tzw. wąskich gardeł. Zatem już na etapie planowania możemy zabezpieczyć się przed ewentualnymi przestojami na produkcji wynikającymi z absencji personelu” – dodaje Dyrektor Pionu HR w Quercus. „Ale narzędzia analityczne przydają się też na co dzień, np. do wspierania ewidencji czasu pracy w systemie elastycznym, na co decyduje się coraz więcej przedsiębiorstw” – podsumowuje.

Przewidywanie przyszłości

Rzeczywiście dzięki zgromadzonym danym oraz narzędziom umożliwiającym ich analizę można przewidywać przyszłość. Menedżerowie ds. HR, dzięki posiadanym informacjom, mogą dowiedzieć się, jakie były powody odejścia pracowników w ostatnim czasie, sprawdzić, na których stanowiskach jest największa rotacja, zaplanować ścieżki rozwoju wybranych talentów w taki sposób, aby umożliwić płynną sukcesję w firmie.

„Pamiętajmy, że sama baza to jeszcze nie jest informacja, to po prostu zbiór danych. Informacją będzie określenie trendu, rozpoznanie trudności czy stanowiska, na którym jest największe prawdopodobieństwo odejścia pracownika, a także identyfikacja np. przyczyn odejścia czy oczekiwań zespołu odnośnie firmowych benefitów. Jednak samo pozyskanie informacji też nic nie daje, jeśli nie idą za nią konkretne działania” – zaznacza Maciej Kabaciński.

Kopalnia wiedzy

Relacyjne bazy danych, hurtownie danych, Internet rzeczy, czyli bazy, z jakimi mamy do czynienia w rzeczywistości biznesowej, zawierają tyle zmiennych, że ich analiza zajęłaby bardzo dużo czasu i w konsekwencji nie przyniosła oczekiwanych efektów. Dlatego menedżerowie potrzebują inteligentnych narzędzi, dzięki którym będą mogli uzyskać potrzebne informacje i wdrożyć rozwiązania, które poprawią sytuację lub ułatwią podejmowanie decyzji.

Nowoczesne systemy pozwalają na przykład na szybszą selekcję kandydatów do pracy, a więc na przeprowadzenie wstępnej analizy nadesłanych zgłoszeń i wyłonienie tylko tych kandydatów, którzy spełniają określone warunki.

O wiele trudniejszym zadaniem analitycznym jest na przykład analiza stopnia dopasowania kompetencji zawodowych pracowników do wymagań stanowiska pracy. Im większy zespół, tym trudniej ją przeprowadzić i tym jest kosztowniejsza, bo bardziej czasochłonna.

Takie analizy są zatem w dzisiejszych czasach koniecznością. To pracodawcy są aktywną stroną na rynku pracy. Ich największym wyzwaniem jest zatrzymanie w firmie obecnych pracowników poprzez zapewnienie im jak najlepszych warunków pracy i rozwoju.

„Oczywiście ten rozwój powinien być zgodny zarówno z oczekiwaniami pracownika, jak i z potrzebami firmy. Stąd rosnąca popularność rozwiązań takich jak SAP SuccessFactors. Można dzięki nim zobaczyć luki kompetencyjne na danym stanowisku, porównać je z oczekiwaniami pracownika i zaplanować jego ścieżkę szkoleniową w taki sposób, aby obie strony były zadowolone” – podpowiada Maciej Kabaciński.

Kopalnia rozwiązań

Dzięki odpowiedniemu przetworzeniu posiadanych danych możemy np. dowiedzieć się, dlaczego pracownicy odchodzą z firmy. Takie informacje zaszyte są m.in. w barometrze zaangażowania pracowników, w ocenie 360 stopni, w ocenie rocznej, a nawet w historii wynagrodzeń oraz analizie ścieżki rozwoju pracowników, którzy odeszli.

Możemy także uzyskać nie mniej ważne informacje na temat oczekiwań pracowników. Dotyczą one codziennego życia biurowego, a więc np. potrzeby większej elastyczności czasu pracy lub pracy zdalnej, otwarcia chillout roomu – odskoczni od wyzwań zawodowych, zakresu benefitów czy potrzeby większej socjalizacji zespołu. „Te wszystkie informacje są w firmie. Zadaniem dobrego menedżera HR jest je wyłuskać, przeanalizować, wyciągnąć wnioski, które następnie trzeba wprowadzić w życie. Wszystko po to, aby zapewnić pracownikom dobrostan. W końcu pracownik zadowolony to pracownik wydajniejszy. Dlatego nawet inwestycja w chillout room ma wysoką stopę zwrotu” – podsumowuje Dyrektor Pionu HR Quercus Sp. z o.o.

 ...

Większość menedżerów ds. HR już dziś wykorzystuje analizę danych w swojej pracy, a w najbliższych latach ten trend będzie się umacniać. Wyzwaniem jest ilość danych, jakie trzeba przetworzyć i szybkość, z jaką należy to robić. Narzędzia, jak m.in. SAP Business Objects czy SuccessFactors, optymalizują przepływ informacji, zmniejszają koszty operacyjne, a przede wszystkim wspierają efektywne zarządzanie personelem. Dzięki nim przetworzenie terabajtów danych w czytelny raport zajmuje tylko kilka chwil (i wymaga zaledwie kilku kliknięć).