Z początkiem 2015 r. weszły w życie istotne nowelizacje prawa gospodarczego. Dla prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa, zmiany te muszą znaleźć swoje odzwierciedlenie w systemach księgowych, kadrowych oraz handlowych.

Ostatni kwartał tradycyjnie wiązał się z zapowiedziami zmian w przepisach, które będą obowiązywać od nowego roku. Każdy z przedsiębiorców ma obowiązek przygotować firmę do nowych warunków prawnych, zdając sobie sprawę, jakie konsekwencje może wywołać brak takiego przystosowania. Do jednych z najważniejszych zmian wprowadzonych przez ustawodawcę, należą nowe regulacje w ustawie o VAT (m.in. dotyczące opodatkowania e-usług) oraz konieczność wysyłania e-Deklaracji przez przedsiębiorców zatrudniających więcej niż 5 osób. Znowelizowane przepisy wprowadzają ponadto nowe wzory deklaracji PIT oraz podnoszą wynagrodzenie minimalne do 1 750 zł. Powyższe zmiany mogą mieć istotny wpływ na rozliczenia podatkowe oraz na wartości wskaźników istotnych przy naliczaniu wynagrodzeń. Dla prawidłowego działania przedsiębiorstwa, wszystkie nowelizacje prawne znaleźć muszą swoje odzwierciedlenie w systemach do zarządzania firmą. Dlatego warto już dziś upewnić się, czy firma posiada system z dostępem do aktualizacji.

Zmiany w praktyce

Wśród natłoku informacji dotyczących nowelizacji prawa gospodarczego, które docierają do właścicieli firm, trudno znaleźć te wyjaśniające praktyczne aspekty wdrożenia zmian. Przedsiębiorcy na co dzień korzystają z wielu różnorodnych systemów do zarządzania, księgowości oraz obsługi kadr. Efektywne prowadzenie biznesu zgodnie z nowymi regulacjami jest możliwe pod warunkiem, że wykorzystywane oprogramowanie jest zgodne ze wszystkimi nowymi zapisami w prawie. Dlatego producenci systemów ERP zalecają wykupienie aktualizacji, szczególnie do modułów kadrowo-płacowych i księgowych. Niezwykle istotne staje się zaufanie do swojego dostawcy oprogramowania, stąd najlepsi producenci dostarczają Klientom kompletne informacje o zmianach i opisują ich wdrożenie w systemie.

Za tworzenie oraz rozwój oprogramowania enova365 odpowiedzialne są specjalne zespoły, składające się z ekspertów z dziedziny zarządzania, księgowości, handlu, finansów oraz kadr. Dbają, by system był zawsze zgodny z obowiązującymi przepisami prawa. Dlatego przedsiębiorcy pracujący na enova365 mają gwarancję terminowego dostosowania systemu do wprowadzanych przez ustawodawcę nowelizacji. Wraz z wersją oprogramowania aktualną na rok 2015 w ręce klientów oddajemy specjalny przewodnik po zmianach w prawie (do pobrania na końcu artykułu), w przystępny sposób wyjaśniający jak przygotować firmę do nowych przepisów – mówi Jadwiga Wojtas, dyrektor ds. produkcji i rozwoju systemu enova365 z Soneta Sp. z o.o.

Przedsiębiorcy dokonujący wyboru oprogramowania muszą mieć świadomość, iż przychodzi im działać w niestabilnym otoczeniu regulacyjnym. Kolejny pakiet zmian w przepisach planowany jest na kwiecień tego roku m.in. w zakresie rozszerzenia liczby artykułów podlegających mechanizmowi odwrotnego obciążenia VAT, czy też wprowadzenia nowej deklaracji MOSS. Jedynie szybko reagujący na działania ustawodawcy producenci systemów informatycznych do zarządzania i księgowości, gwarantują swoim klientom bezpieczeństwo biznesowe.

Obowiązkowe e-Deklaracje

Mechanizm e-Deklaracji nieobligatoryjnie funkcjonuje od kilku lat, a od nowego roku zaczyna być obowiązkowy dla podmiotów zatrudniających powyżej 5 osób. Ministerstwo Finansów wprowadziło nowe rozwiązanie w formie platformy pozwalającej na zbiorcze wysłanie e-Deklaracji (Uniwersalna Bramka Dokumentów), zawierających maksymalnie 20 tys. dokumentów w jednej przesyłce (tj. paczce). Przygotowanie e-Deklaracji do wysyłki w nowej formule wymaga przetworzenia treści deklaracji w strukturę pliku, która została zdefiniowana przez ministerstwo. Ani resort finansów, ani urzędy skarbowe nie udostępniają jednak żadnego narzędzia pozwalającego na przesłanie e-Deklaracji do bramki. Program Płatnik również nie będzie służył do tego celu (gdyż przeznaczony jest do rozliczeń z ZUS). Przekształcenie deklaracji PIT odbywać się będzie poprzez odpowiednie narzędzia informatyczne, jakimi są programy do obsługi kadr i płac, księgowości czy systemy ERP. Plik zostanie przygotowany przez takie oprogramowanie i wysłany według instrukcji do bramki ministerstwa. Nowe zasady wysyłania deklaracji oznaczają w praktyce konieczność posiadania przez podmioty gospodarcze odpowiedniego oprogramowania. To dostawcy narzędzi IT pełnić będą w obecnej sytuacji kluczową rolę – ich obowiązkiem będzie przełożenie nowych regulacji na codzienną praktykę działów księgowych oraz kadr.  

Podatnik, aby przygotować e-Deklarację musi dysponować odpowiednimi narzędziami informatycznymi. Są to zwykle programy księgowe, płacowe lub systemy ERP, które powinny treści „papierowej” deklaracji przetworzyć na formę elektroniczną. Wielu producentów w ramach współpracy z Klientami i tzw. opłat maintenance, jak np. w enova365, dostarczają swoim Klientom uaktualnione wersje bezpłatnie – mówi Jadwiga Wojtas. W przypadku braku posiadania rozwiązania do tworzenia deklaracji warto znaleźć na rynku solidnego dostawcę, czy dostawców i zweryfikować oferty również pod względem dostosowywania funkcjonalności rozwiązań informatycznych do nowych przepisów prawa gospodarczego – dodaje.

Producenci oprogramowania udzielają informacji, kiedy i na jakich warunkach będzie można wysyłać e-deklaracje na nową platformę ministerstwa. Przedsiębiorcom pozostaje być na bieżąco z ofertami rozwiązań IT dla biznesu, jeżeli nie posiadają odpowiedniego systemu lub nie mają gwarancji kompatybilności swojego programu z nowym prawem. 

Ile to kosztuje?

Ceny licencji na oprogramowanie biznesowe są różne i zależą od wielu czynników. W zależności od wielkości wdrożenia wahają się od kilkuset do nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych. Cena aktualizacji systemu zależy głównie od liczby zakupionych pakietów licencyjnych,  linii produktowej i długości trwania gwarancji. W zależności od producenta koszty wahają się od 15% do nawet 50% ceny licencji. Przedsiębiorcy mogą przy tym skorzystać z projektów unijnych, które pomagają sfinansować takie inwestycje. Wiodący dostawcy umożliwiają swoim Klientom wybór pomiędzy zakupem oprogramowania na własność a usługą w chmurze - Klient płaci wtedy miesięczny abonament redukując tym samym wydatki na licencję i niezbędną infrastrukturę IT. Warto zwrócić uwagę czy oferta oprogramowania jest dopasowana do skali prowadzonego biznesu oraz czy system będzie mógł się rozwijać wraz z firmą.

- W przypadku oprogramowania enova365 licencja przyznawana jest dożywotnio, a koszt jej zakupu zależy od wybranego modułu i liczby stanowisk pracy, na których ma być dostępna. Udzielamy gwarancji na 12 miesięcy, która zapewnia pełen dostęp do korzystania z prawnych i funkcjonalnych uaktualnień programu. Po upływie tego okresu zalecamy odnowienie gwarancji. Koszt jej przedłużenia wynosi 15% ceny licencji. Korzystający z systemu w chmurze nie muszą martwić się aktualizacji, ponieważ mają stały dostęp do najnowszej wersji.  – tłumaczy Wojtas.