Prawo pracy, a właściwie szerzej prawo HR, w ostatnich miesiącach uległo kilku zmianom, a kolejne zapowiedziane są na najbliższy czas. Dotyczą one niemal każdej dziedziny, od prawa ubezpieczeń społecznych po zatrudnianie cudzoziemców. Wiele zmian związanych jest również z rozpoczęciem stosowania RODO.

Poniżej omawiam część z nich, zarówno tych, które już weszły w życie lub nastąpi to niebawem, jak i będących dopiero w fazie projektów.

RODO-zmiany

Wraz z rozpoczęciem stosowania RODO, w kodeksie pracy wprowadzono regulacje dotyczące monitoringu wizyjnego, poczty elektronicznej oraz innych form monitoringu. Dotychczas materia ta nie była przedmiotem regulacji prawa pracy i stosowanie monitoringu nie zawsze było zgodne z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych czy ochroną innych dóbr osobistych. Od 25 maja 2018 r. nowe art. 22(2) i 22(3) kp wprost regulują wspomniane kwestie, wskazując na przesłanki stosowania monitoringu oraz inne warunki, które pracodawca musi spełnić.  

Zgodnie z tymi przepisami monitoring wizyjny może być stosowany jedynie, gdy jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Tak więc monitoring wizyjny stosowany w innych celach, jak na przykład kontrola czasu pracy pracowników, nie będzie zgodny z obecnie obowiązującymi przepisami kp. Wskazano również miejsca, w których co do zasady monitoring nie będzie mógł być stosowany, takie jak pomieszczenia sanitarne, szatnie, stołówki, palarnie czy pomieszczenia udostępniane zakładowej organizacji związkowej. Okres przechowywania nagrań z monitoringu został ustalony na 3 miesiące, chyba że nagranie stanowi dowód (lub pracodawca posiada informacje, że może stanowić dowód) w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa (np. karnym). Kolejną istotną kwestią jest obowiązek oznaczenia każdego pomieszczenia objętego monitoringiem. Nie jest więc wystarczające umieszczenie takiej informacji jedynie na bramie wejściowej lub przy wejściach do budynków. Przepisy wymagają również, aby postanowienia dotyczące monitoringu zawarte były w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy, a jeżeli pracodawca nie jest objęty układem i nie ma obowiązku wprowadzenia regulaminu, wówczas regulacje te powinny znaleźć się w obwieszczeniu pracodawcy. Pracownicy muszą zostać również poinformowani o stosowaniu monitoringu na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem, a w przypadku nowych pracowników najpóźniej przed rozpoczęciem pracy.

Stosowanie innych form monitoringu, jak np. monitoring poczty elektronicznej, przeglądanych stron www, GPS samochodu służbowego lub telefonu, możliwe jest, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy lub właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Tak więc przesłanki stosowania takich form monitoringu znacząco różnią się od tych umożliwiających stosowanie monitoringu wizyjnego. Stosowanie takich form monitoringu nie może jednak naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. W praktyce oznacza to, że pracodawca nie będzie mógł np. czytać prywatnych maili pracownika, nawet jeżeli zostały wysłane z skrzynki służbowej. Zasady dotyczące obowiązku poinformowania pracowników, oznaczenia czy uregulowania w odpowiednich aktach wewnątrzzakładowych przy stosowaniu monitoringu wizyjnego stosuje się odpowiednio do innych form monitoringu.

Na etapie projektu znajdują się również propozycje zmian w zakresie danych, które pracodawca może żądać od kandydata do pracy oraz pracownika. Zgodnie z projektem, pracodawca będzie mógł żądać od kandydata również danych dotyczących kwalifikacji zawodowych, czego obecnie obowiązujące przepisy nie przewidują. Jednakże wymaganie podania danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji i historii zatrudnienia będzie możliwe jedynie, jeżeli będzie to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.   Żądanie podania innych danych możliwe będzie jedynie, jeżeli będzie to niezbędne do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego przez przepisy.

Przetwarzanie innych danych możliwe będzie jedynie za zgodą pracownika. W projekcie zmian do kp wskazano jednak, że brak zgody lub jej wycofanie nie może być podstawą niekorzystnego traktowania kandydata do pracy lub pracownika i nie może powodować jakichkolwiek negatywnych konsekwencji. Ponieważ przepis ten budzi szerokie kontrowersje, możliwe jest, że jego ostateczny kształt ulegnie zmianie na dalszych etapach prac.

Projekt ustawy reguluje również przetwarzanie danych biometrycznych pracownika, wskazując, że będzie to możliwe jedynie, gdy jest to niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony. Zgodnie więc z projektem nie będzie możliwe np. stosowanie wejścia do zakładu pracy na odciska palca czy skan tęczówki.

W projekcie znajdują się również zmiany do ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Wśród najważniejszych można wymienić możliwość żądania od pracowników danych niezbędnych do przyznania świadczeń, w tym do przedstawienia dokumentów dotyczących zdrowia, ograniczenie kręgu osób przetwarzających dane zdrowotne jedynie do pracowników (w ten sposób uniemożliwiając udział w przyznawaniu świadczeń np. przedstawicielom międzyzakładowej organizacji związkowej, którzy nie są pracownikami danego pracodawcy), wprowadzenie obowiązku przeglądania aktualności danych przynajmniej raz w roku czy wskazanie okresu, przez który dane mogą być przechowywane. Ponadto, należy wskazać, że jeżeli pracownik będzie chciał skorzystać z danego świadczenia z funduszu, to już tylko na tej podstawie pracodawca będzie uprawniony do żądania od niego określonych danych i ich potwierdzenia. Nie będzie konieczności uzyskiwania dodatkowo zgody pracownika na przetwarzanie tych danych.

Nowe uprawnienia rodzicielskie

Od 6 czerwca 2018 r. weszły w życie zmiany w kp dotyczące niektórych uprawnień związanych z rodzicielstwem. Zmiany dotyczą rodzica lub małżonka rodzica dziecka z ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniem albo nieuleczalną chorobą zagrażającą życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu, dziecka z orzeczeniem o niepełnosprawności lub też w razie wystąpienia ciąży powikłanej. Osoby te uprawnione są do złożenia wniosku o wykonywanie pracy w systemie przerywanym lub w indywidulanym lub ruchomym rozkładzie czasu pracy, a pracodawca zobowiązany jest do uwzględnienia takiego wniosku. Pracodawca może odmówić jedynie, jeżeli uwzględnienie wniosku nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Podobnie pracodawca jest zobowiązany do uwzględnienia wniosku takiego pracownika o wykonywanie pracy w formie telepracy. W tym wypadku również odmowa uwzględnienia wniosku możliwa jest jedynie, jeżeli ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanie jej w tej formie jest niemożliwe.

Ułatwienia w zatrudnianiu cudzoziemców

W dniu 1 lipca 2018 r. weszły w życie uproszczone procedury uzyskiwania zezwoleń na pracę dla cudzoziemców w przypadku podejmowania pracy w niektórych zawodach. Stworzona została lista zawodów, które mogą być wykonywane przez cudzoziemców na podstawie zezwolenia na pracę wydawanego bez konieczności przeprowadzenia tzw. „testu rynku pracy”. Oznacza to, że chcąc zatrudnić cudzoziemca na stanowisku wymienionym na liście, pracodawcy będą mogli od razu wystąpić do wojewody o udzielenie zezwolenia cudzoziemcowi, bez konieczności wykazywania, że nie są w stanie znaleźć odpowiedniego pracownika na lokalnym rynku pracy. Ułatwienia te powinny skrócić czas na uzyskanie zezwolenia przynajmniej o kilka tygodni.

Wśród wymienionych zawodów są między innymi inżynierowie i technicy specjalizujący się w elektryce i elektronice, produkcji i technologii materiałów budowlanych oraz robotnicy budowlani (w tym operatorzy maszyn). Na liście znalazły się również zawody związane z branżą informatyczną, upraszczając procedurę w szczególności dla programistów i projektantów aplikacji, analityków systemów i administratorów baz danych. Ułatwienia zapewniono w branży transportowej i opiekuńczej, a także w sektorze zdrowia – bez ograniczeń dla pielęgniarek, natomiast dla lekarzy pod warunkiem posiadania specjalizacji II stopnia lub tytułu specjalisty. 

Co ważne, nowe przepisy dotyczą zarówno nowych postępowań, jak i tych niezakończonych przed 1 lipca 2018 r.

Związki zawodowe dla każdego

Od 1 stycznia 2019 r. mają wejść w życie zmiany do ustawy o związkach zawodowych. Najważniejsza zmianą będzie przyznanie prawa do tworzenia i wstępowania do związków zawodowych również osobom świadczącym pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy. Dotyczyć to będzie przede wszystkim osób na umowach zlecenie i umowach o dzieło. Wraz z rozszerzeniem kręgu osób uprawnionych do tworzenia i wstępowania do związków, osoby te uzyskają również część przywilejów związkowych, które dotychczas zarezerwowane były jedynie dla pracowników.

Wśród tych przywilejów wskazać należy przede wszystkim na objęcie ochroną przed rozwiązaniem umowy osób wskazanych przez związek, uprawnionych do jego reprezentacji wobec pracodawcy. Oznacza to, że rozwiązanie z taką osobą umowy będzie wymagało zgody związku. W przypadku natomiast rozwiązania umowy pomimo braku zgody, zleceniobiorca lub inna osoba wykonująca pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej będzie uprawniona do otrzymania rekompensaty w wysokości 6-miesięcznego wynagrodzenia. Jeżeli wynagrodzenie nie będzie wypłacane w okresach miesięcznych, rekompensata ta wynosić będzie 6-krotność przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w roku poprzednim. Co ciekawe, rekompensata ta będzie miała charakter ryczałtowy, bez względu na wysokość poniesionej szkody. Będzie to działało jednak tylko w jedną stronę – na korzyść pracownika. Jeżeli bowiem szkoda ta będzie wyższa niż wysokość rekompensaty, osoba ta będzie uprawniona do dochodzenia odszkodowania lub zadośćuczynienia przewyższających przysługującą rekompensatę.

...

Wskazywane w niniejszym artykule zmiany to tylko część z tych, które w ostatnim czasie zostały wprowadzone, wejdą w życie już niebawem bądź znajdują się w fazie projektów. Wśród najistotniejszych zmian w obszarze prawa pracy można wskazać na wprowadzenie zakaz handlu w niedziele, zmianę zasad opodatkowania pracowników-twórców czy możliwość pozyskiwania danych o niekaralności pracowników sektora finansowego. Jeszcze więcej zmian widnieje na horyzoncie, bliższym lub dalszym. Z ważniejszych i ciekawszych to  plany wprowadzenia pracowniczych planów kapitałowych, wliczania dyżuru do czasu pracy, wprowadzenia instytucji sygnalisty czy też nowe regulacje dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej.  W prawie HR można zatem śmiało powiedzieć, że wiele się dzieje. Dlatego warto obserwować zmiany, aby skutecznie się do nich przygotować oraz na czas wdrożyć odpowiednie mechanizmy.