Ważna aktualizacja przepisów dotyczących akt osobowych

Prawo pracy, Prawo

Od 1 stycznia 2019 r. wejdą w życie nowe przepisy dotyczące przechowywania akt pracowniczych i ich elektronizacji.

Praktyczne szkolenie odbędzie się 4 grudnia w Poznaniu. Więcej informacji znajdziesz TUTAJ

 

 

 

Zmianom wynikającym z Kodeksu pracy towarzyszyć będzie zmiana rozporządzenia regulującego kwestię dokumentacji pracowniczej. Obecnie obowiązujące Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. zostanie zastąpione od 1 stycznia 2019 r. nowym rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Ostatni znany projekt tego rozporządzenia podany na stronie Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej pochodzi z 22 października 2018 r. Co z niego wynika?

Szerszy zakres rozporządzenia.

Po pierwsze szerszy będzie zakres regulacji rozporządzenia. Będzie ono bowiem określało nie tylko sposób przechowywania i prowadzenia dokumentacji, ale również np. kwestie związane z jej digitalizacją, sposobem komunikacji z osobą, której dokumentacja jest prowadzona, czy wreszcie zasadami wydawania kopii zgromadzonych dokumentów. 

Akta osobowe – pojawi się czwarta część.

Do tej pory akta osobowe składały się z 3 części. Zgodnie z projektem rozporządzenia akta osobowe będą składały się teraz z 4 części i będą obejmowały:

  • A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;
  • B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika (Katalog dokumentów szeroko opisany, ale nie zamknięty.);
  • C – oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy oraz – co stanowi nowość –
  • D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Wyodrębnienie części D podyktowane zostało obowiązkiem usuwania z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu, w przypadkach określonych w art. 113 Kodeksu pracy oraz wskazanych w przepisach odrębnych. Nowe rozporządzenie spowoduje, że zatarcie śladów po ukaraniu pracownika będzie technicznie łatwiejsze.

Nowością jest, proponowana w projekcie możliwość podzielenia części A, B i C akt osobowych na mniejsze części, tak aby można było przechowywać w nich oświadczenia lub dokumenty powiązane ze sobą tematycznie.

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Projektowane rozporządzenie określa także rodzaje dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, które oprócz akt osobowych pracownika, mają tworzyć dokumentację pracowniczą. Są to: ewidencja czasu pracy, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych oraz karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej.

Nowe rozporządzenie zawiera cały rozdział poświęcony szczególnym wymaganiom dotyczącym prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej – tak, aby zapewnić bezpieczeństwo przetwarzanych w ten sposób danych. 

Wydawanie kopii dokumentacji pracowniczej.

Projekt określa także szczegółowo sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi albo osobie uprawnionej – w zależności od tego, czy dokumentacja pracownicza prowadzona jest w postaci elektronicznej czy też przechowywana przez pracodawcę w postaci papierowej. 

Przepisy przejściowe. 

Zgodnie z przepisami przejściowymi przepisy rozporządzenia stosować się będzie do dokumentacji pracowników, których stosunek pracy został nawiązany począwszy od dnia 1 stycznia 2019 r. Jednocześnie zostało wskazane, że stosuje się je także do prowadzenia i przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników pozostających w stosunku pracy, w dniu wejścia rozporządzenia. W tym przypadku pracodawcy będą mieli jednak czas – dokładnie 12 miesięcy – na dostosowanie się do nowych regulacji.

Praktyczne szkolenie odbędzie się 4 grudnia w Poznaniu. Więcej informacji znajdziesz TUTAJ

 

 

Drukuj artykuł
Mec. Marta Gałka

 

Radca prawny, specjalizuje się w indywidualnym i zbiorowym prawie pracy 

Absolwentka polsko-niemieckich studiów prawniczych na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu oraz na Wydziale Prawa Uniwersytetu Europejskiego Viadrina we Frankfurcie nad Odrą, gdzie uzyskała tytuł Master of German and Polish Law (LL.M).
Doradza przedsiębiorcom w kwestiach związanych z zatrudnieniem. Posiada doświadczenie w reprezentowaniu pracodawców w licznych postępowaniach sądowych przed sądami pracy (m.in. w sprawach z powództwa pracowników podlegających szczególnej ochronie, dotyczących wypadków przy pracy, o dyskryminację, mobbing). W dotychczasowej praktyce brała udział m.in. w przeprowadzaniu audytów prawnych procedur personalnych i aktów wewnątrzzakładowych, w obsłudze prawnej procesu wyodrębnienia pracodawcy wewnętrznego, a także w projektach zwolnień grupowych, przejścia zakładu pracy.

 

Newsletter

Wykorzystujemy pliki cookies.