Sposób udzielania urlopu wypoczynkowego wywołuje wiele kontrowersji. Przepisy kodeksu pracy nie określają wprost konieczności odbierania od pracownika wniosku urlopowego stanowiąc jedynie, że „pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem”. Wydaje się, że odbieranie od pracowników takich wniosków jest wskazane ze względu na cele dowodowe.

Prawo do urlopu

Prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego jest jednym z jego podstawowych uprawnień. Wynika ono nie tylko z przepisów kodeksu pracy, ale również z norm wyższego rzędu. Prawo to przyznają pracownikom art. 66 ust. 2 Konstytucji R.P. (Dz. U. 1997 Nr 78, poz. 483) oraz art. 2 pkt 3 Europejskiej Karty Społecznej (Dz. U. 1999 Nr 8, poz. 67). Prawo do urlopu jest także podstawową zasadą prawa pracy (art. 14 kodeksu pracy ).

Plan urlopów wymagany

Zgodnie z przepisem art. 163 § 1 kodeksu pracy (Dz. U. z 1998 Nr 21, poz. 94) urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu związanego z tzw. urlopem na żądanie. Natomiast § 1 1 ww. przepisu stanowi, że pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę; nie ustalanie planów urlopów dotyczy także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem. Uzgodnienie terminu urlopu winno nastąpić po uwzględnieniu wniosku pracownika, jak również konieczności zapewnienia normalnego toku pracy.

Udzielanie urlopów w praktyce

Wskazane jest, aby udzielając urlopu pracownikowi pracodawca stosował zasady związane z odbieraniem od pracowników wniosków urlopowych, które wymagają zatwierdzenia przez pracodawcę. W praktyce wygląda to w taki sposób, że pracownik składa pracodawcy na piśmie wniosek o urlop, który pracodawca zatwierdza (swoiste „porozumienie”, czyli zgoda obu stron) lub też nie akceptuje. Inicjatywę w zakresie udzielenia urlopu (w dowolnym czasie) może przejawiać zarówno pracownik, jak i pracodawca. Ponadto nie wskazano w przepisach obowiązkowej formy zawierania porozumienia, które w celu wyeliminowania możliwości niezrozumienia pomiędzy stronami stosunku pracy warto udokumentować na piśmie. Nie dotyczy to tzw. urlopów na żądanie, o których mowa w art. 1672 k. p. (wspomniany już urlop na żądanie).

...

Wnioski urlopowe są wytworem praktyki. Niestety często pracodawcy zapominają je odbierać od pracowników udzielając urlopu na ustną prośbę. W takiej sytuacji pracodawca nie może wykazać faktu wydania urlopu pracownikowi – nie posiada dowodu w postaci wniosku urlopowego podpisanego przez pracownika. Stosowanie zatem wniosków urlopowych jest wskazane przede wszystkim ze względu na ewentualne cele dowodowe.

Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 Nr 21, poz. 94 )
Konstytucja R.P. (Dz. U. 1997 Nr 78, poz. 483)
Europejska Karta Społeczna (Dz. U. 1999 Nr 8, poz. 67)