25 maja zaczęły być stosowane przepisy Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”). Tego samego dnia bez okresu przejściowego weszły w życie zmiany do Kodeksu Pracy dotyczące monitoringu.
Przesłanki stosowania monitoringu, czyli kiedy możemy stosować monitoring
Nowy art. 222 KP reguluje w sposób dość szczegółowy zasady stosowania w zakładzie pracy monitoringu wizyjnego wskazując przede wszystkim na przesłanki, jakie muszą być spełnione, aby pracodawca mógł legalnie stosować takie narzędzie. Monitoring może być więc stosowany, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Nie ma więc wątpliwości, że w sytuacji, gdy cel prowadzenia monitoringu mieści się w jednej z czterech wymienionych wyżej przesłanek, pracodawca jest uprawniony do jego stosowania.
Pozostaje jednak pytanie czy w przypadku, gdy pracodawca ma usprawiedliwiony interes prawny inny niż wskazany powyżej, stosowanie monitoringu również będzie uprawnione. Z jednej strony w uzasadnieniu do projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania Rozporządzenia 2016/679 („ustawa wprowadzająca RODO”), wskazano, że pracodawca będzie mógł się powołać na jedną z przesłanek wskazanych w art. 6 lub art. 9 RODO. Stosowanie monitoringu odbywać by się mogło wówczas na zasadach ogólnych RODO, które stosowane jest bezpośrednio. Przyjęcie takiego rozwiązania znacząco rozszerzyłoby katalog przesłanek usprawiedliwiających stosowanie przez pracodawców monitoringu. Z drugiej jednak strony wydaje się, że przesłanki wskazane w Kodeksie Pracy mają charakter zamknięty, co sugerowałoby, że tylko spełnienie którejkolwiek z nich pozwala na stosowanie monitoringu. Ponieważ jednak w tej kwestii brak jest jednoznacznego stanowiska, czas pokaże czy stosowanie monitoringu do innych usprawiedliwionych celów niż wskazane w KP będzie ocenione jako dozwolone.
Obowiązki pracodawcy, czyli o czym należy koniecznie pamiętać
Przy stosowaniu monitoringu pamiętać należy również o spełnieniu szeregu obowiązków organizacyjno-technicznych. Przede wszystkim cel, zakres i sposób zastosowania monitoringu wizyjnego winien zostać uregulowany w układzie zbiorowym pracy, ewentualnie w regulaminie pracy. Dopiero w sytuacji, gdy pracodawca nie jest objęty układem oraz nie ma obowiązku tworzenia regulaminu, można to zrobić w drodze obwieszczenia.
Przy stosowaniu monitoringu należy pamiętać, że może on być wykorzystywany jedynie, gdy jest to niezbędne do realizacji wskazanego celu oraz jedynie w tym wskazanym celu. Oznacza to z jednej strony brak możliwości objęcia monitoringiem miejsc, których monitorowanie nie jest niezbędne np. do zapewnienia bezpieczeństwa czy ochrony mienia a z drugiej brak możliwości wykorzystania monitoringu np. do weryfikacji lub kontroli czasu pracy w sytuacji, gdy jest on rzeczywiście stosowany w celu kontroli produkcji. Wprawdzie RODO dopuszcza przetwarzanie danych w innym celu, który nie jest sprzeczny z celem „pierwotnym”, jednakże wówczas to na pracodawcy będzie spoczywała pełna odpowiedzialność za wykazanie, że jego działanie jest zgodne z prawem.
Co więcej, w KP wskazano wprost, że w takich miejscach jak stołówki, szatnie, palarnie czy pomieszczenia sanitarne stosowanie monitoringu jest co do zasady niedozwolone, a zastosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach powinno się odbywać jedynie wyjątkowo przy spełnieniu dodatkowych warunków. Ponadto, zgodnie z projektowaną zmianą do art. 222 KP, pomieszczenia udostępniane organizacjom związkowym bezwzględnie nie będą mogły być objęte monitoringiem.
Należy również pamiętać o obowiązku prawidłowego oznaczenia miejsc, w których monitoring jest stosowany. Art. 222 KP wskazuje, że pomieszczenia i teren monitorowany powinny być oznaczone w sposób widoczny i czytelny. Nie budzi wątpliwości, że zastosowanie odpowiednich oznaczeń np. przy wejściach na halę produkcyjną spełni ten obowiązek. Zastrzeżenia jednak budzi fakt umieszczenia oznaczeń jedynie przy wejściach do zakładu pracy. Z jednej bowiem strony ustawodawca posłużył się określeniem „pomieszczenie”, co sugerowałoby oznaczenie każdego pomieszczenia objętego monitoringiem. Z drugiej jednak strony przyjęcie takiego rozwiązania prowadzić by mogło do konieczności oznaczenia osobno każdego biura, komórki i innych pomieszczeń objętych monitoringiem wizyjnym. Brzmienie art. 222 § 9 KP wskazuje jednak na konieczność oznaczenia każdego pomieszczenia i terenu objętego monitoringiem, w związku czym wydaje się, że aby monitoring był całkowicie zgodny z obowiązującymi przepisami, wyraźne oznaczenie wszystkich miejsc jest obowiązkowe. Można wprawdzie rozważać, czy rozwiązanie to nie jest działaniem nadmiernym. Ponieważ jednak jedną z zasad RODO jest zasada rozliczalności administratora danych (a więc w tym wypadku pracodawcy), to na nim będzie ciążył obowiązek wykazania w razie kontroli spełnienia wszystkich warunków koniecznych do stosowania monitoringu. W związku z tym przyjąć należy, że w tym przypadku nie ma miejsca na odstępstwa od reguły i szukania półśrodków. Nie można również zapominać o konieczności równoległej realizacji obowiązku informacyjnego – zarówno w stosunku do pracowników, jak i osób, których dane mogą być przetwarzane przy okazji stosowania monitoringu wizyjnego.
Nowe przepisy dotyczące monitoringu wprowadzają również dość jasny maksymalny okres, przez jaki nagrania mogą być przechowywane. Okres ten wynosi 3 miesiące chyba że nagranie to stanowi dowód lub pracodawca posiada informacje, że może stanowić dowód w postępowaniu, np. karnym lub w sprawach dotyczących prawa pracy. Po upływie tego okresu pracodawca musi jednak zniszczyć nagranie zawierające dane osobowe ze wszystkich nośników.
A co z monitoringiem stosowanym przed 25 maja?
Pojawiają się wątpliwości dotyczące stosowania monitoringu, który działał przed 25 maja 2018 r. Część pracodawców obawia się, że do czasu wprowadzenia zmian w układach zbiorowych lub regulaminach, nie będą mogli oni stosować monitoringu. Ponieważ jednak zmiana układu zbiorowego lub regulaminu pracy wymaga uzgodnienia tych zmian z działającymi organizacjami związkowymi, wprowadzenie tych zmian w krótkim czasie może okazać się utrudnione lub wręcz niemożliwe.
Ministerstwo Cyfryzacji uspokaja, że funkcjonujące do tej pory monitoringi nie stały się nielegalne w związku z rozpoczęciem obowiązywania RODO oraz zmianami w KP. Należy jednak przede wszystkim pamiętać, aby jego wykorzystanie było faktycznie niezbędne do celów, dla których jest prowadzony oraz o zakazach stosowania monitoringu w niektórych miejscach, jak również spełnieniu pozostałych wymogów.
Można usłyszeć również głosy, jakoby Ministerstwo stało na stanowisku, że pracodawcy mogą wprowadzić w aktach wewnętrznych zmiany dotyczące monitoringu jednostronnie, bez konieczności ich uzgadniania ze związkami. Podejście takie nie ma jednak ani uzasadnienia ani podstawy prawnej, bowiem stosowanie monitoringu nie jest obowiązkiem narzuconym przez nowe przepisy. Mając również na względzie, że ewentualne kontrole przeprowadzać będzie Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, nie zaś Ministerstwo Cyfryzacji, zaleca się pilne podjęcie prac zmierzających do uregulowania w układzie lub regulaminie kwestii monitoringu wizyjnego, jak również spełnienie pozostałych wymogów, tak aby stosowany monitoring był zgodny z ostatnimi zmianami. Ze względu natomiast, że kontrole w tym zakresie może prowadzić zarówno Państwowa Inspekcja Pracy jak i Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, kwestia ta ma szczególne znaczenie dla każdego pracodawcy stosującego monitoring.
...
Monitoring jest narzędziem stosowanym dość powszechnie i nie ma co się bać z niego korzystać. Należy jednak pamiętać o wszystkich warunkach pozwalających na legalne jego stosowanie. W przeciwnym razie pracodawca naraża się na negatywne konsekwencje, zarówno ze strony PIP i Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych jak również na odpowiedzialność odszkodowawczą względem pracowników i innych osób monitorowanych.
