Dla wielu podmiotów będzie to wyzwanie, nie tylko natury organizacyjnej, ale też leżące w sferze mentalnej. To drugie, polegać będzie na zrozumieniu kim tak naprawdę jest sygnalista i jaka jest jego rola w organizacji. Konieczna będzie zatem zmiana postrzegania sygnalisty i odpięcie mu łatki donosiciela. Zamiast tego dostrzeżenie człowieka, który bierze odpowiedzialność za miejsce pracy oraz przestrzeganie prawa – za dobro wspólne. Tylko wtedy, wdrożenie przepisów ustawy przestanie być kolejnym ciężarem, natomiast stanie się wartością. Impulsem do rozwoju oraz poprawy kultury organizacyjnej. Pracą nad tworzeniem organizacji opartej na zaufaniu i szczerej komunikacji. Warto z tego skorzystać!

Dlatego zachęcam, aby już dziś rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu dla sygnalistów.

Jaki jest cel ustawy o sygnalistach?

Chodzi przede wszystkim o przestrzeganie przepisów prawa, a jeśli już dojdzie do naruszeń – o skuteczne wykrywanie sprawców. Na gruncie działania organizacji, kluczowe jest, aby nie bagatelizować różnych podejrzanych działań. Jeśli ktokolwiek przy wykonywaniu pracy o takich działaniach się dowie, nie powinien obawiać się ujawnienia takich informacji. W praktyce dzieje się odwrotne, co pokazują liczne badania. Poinformowanie o wykrytych naruszeniach przez pracownika, wywołuje u niego lęk przed utratą pracy, ostracyzmem, czy różnego rodzaju wykluczeniem. Dlatego też ustawa o sygnalistach nakłada na pracodawców szereg obowiązków:

• wprowadzenie wewnętrznej procedury zgłoszeń naruszeń prawa;

• ustalenie kanału do zgłoszeń naruszeń prawa przez sygnalistów;

• informowanie sygnalisty o otrzymaniu zgłoszenia, jak też o podjętych działaniach;

• prowadzenia działań następczych w związku ze zgłoszeniem;

• prowadzenie rejestru zgłoszeń naruszeń prawa;

• ochronę sygnalistów przed jakąkolwiek formą działań odwetowych.

Kim jest sygnalista?

Sygnalistą zostanie osoba, która zgłosi naruszenie prawa, o którym dowiedziała się w związku z wykonywaniem pracy. Nie ma znaczenia, na jakiej podstawie prawnej ta praca była czy jest świadczona (a nawet w pewnych okolicznościach dopiero miała być wykonywana). Zatem mamy tutaj do czynienia z całym spektrum form zatrudnienia, począwszy od stosunku pracy do wszelkich cywilnoprawnych umów, w tym np. B2B.

Kogo będzie obowiązywać ustawa o sygnalistach?

Obowiązki posiadania procedury zgłoszeń wewnętrznych, czy też posiadania kanału do dokonywania tych zgłoszeń, ustawa nakłada na podmioty, zatrudniające co najmniej 50 osób (wliczając w to nie tylko umowy o pracę, ale i m.in. umowy cywilnoprawne).

Wyjątek stanowić będą urzędy lub jednostki organizacyjne gminy liczącej poniżej10 000 mieszkańców.

Od czego zacząć wdrażania przepisów o ochronie sygnalistów?

W pierwszej kolejności należy wybrać osoby, które będą zajmować się odbiorem zgłoszeń. To wbrew pozorom bardzo ważne. Dlaczego? Ponieważ osoby te stanowią istotny element całego systemu do obsługi zgłoszeń naruszeń prawa dokonywanych przez sygnalistów. System ten musi być poufny, co wprost wskazuje ustawa. Oznacza to, że dane sygnalisty czy też inne informacje objęte zgłoszeniem, nie mogą zostać ujawnione nikomu, kto nie jest do tego uprawniony. Dlatego też odbiorcy zgłoszeń muszą posiadać odpowiednie kompetencje i wiedzę, a przede wszystkim doświadczenie i cechować się odpowiedzialnością. Nie mogą ulec pokusie ujawnienia tajemnicy czy plotkowania na temat zgłoszeń przy kawie. Skutki nawet przypadkowego ujawnienia danych sygnalisty, mogą być nie tylko kosztowne, ale grozi za to odpowiedzialność karna. Ponadto osoby te mogą zetknąć się z różnymi innymi informacjami, także takimi, które stanowią pilnie strzeżona tajemnicę przedsiębiorstwa.

Dlatego oprócz zakupu samego narzędzia do obsługi zgłoszeń, warto rozważyć, skorzystanie z pomocy zewnętrznego podmiotu profesjonalnie zajmującego się przyjmowaniem zgłoszeń i zapewniającego zachowanie wszelkich ustawowych standardów w tym zakresie. Takie rozwiązanie gwarantuje większą transparentność i bezpieczeństwo całego procesu. Wystarczy zawrzeć umowę z takim podmiotem, w której dana organizacja powierzy mu przyjmowanie zgłoszeń i upoważni do przetwarzania danych osobowych w tym zakresie.

Regulamin zgłoszeń wewnętrznych

Jak już wskazano powyżej, jednym z głównych obowiązków nałożonych na pracodawców jest przygotowanie i ustalenia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych, określającego wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa w danej organizacji. Regulamin powinien określić m.in.:

• jednostkę, osobę lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń;

• kanały dokonywania zgłoszeń przez sygnalistów;

• jednostkę organizacyjną lub osobę, upoważnione do podejmowania działań następczych, w tym także komunikację z sygnalistą, weryfikację zgłoszenia, jak też przekazanie sygnaliście informacji odnośnie działań podjętych w związku z jego zgłoszeniem.

Treść regulaminu można przygotować w całości lub w znakomitej części już teraz. Warto przejrzeć przy okazji obowiązujące już regulamin i inne akty wewnątrz zakładowe, aby zachować ich spójność.

Jaki kanał do zgłoszeń naruszeń prawa?

Kanał do dokonywania zgłoszeń przez sygnalistów, powinien być przede wszystkim poufny. Możliwych rozwiązań może być wiele. Natomiast stając przed dylematem, jaki wybrać, warto rozważyć specyfikę danej organizacji, jej wielkość, jak także zwizualizować cały proces obsługi sygnalisty. Warto pamiętać, że nie kończy się on na przyjęciu zgłoszenia, a często dobro sprawy wymaga komunikowania się z sygnalistą. Dlatego też warto wybrać narzędzie, które ten proces automatyzuje i usprawnia. Czas pracy kosztuje co raz więcej.

Należy też pamiętać, że nawet dedykowana skrzynka mailowa do dokonywania zgłoszeń, może nie zapewnić poufności na wymaganym poziomie.

Dlatego też warto rozważyć, skorzystanie z kanału elektronicznego takiego jak JustReport. Jest to narzędzie zapewniające poufne dokonywanie zgłoszeń przez sygnalistów, ich odbieranie oraz obsługę.