Za nami wdrożenia Pracowniczych Planów Kapitałowych w największych firmach. Temat jednak nie cichnie, gdyż już od 1 stycznia 2020 r. PPK objęte zostaną średnie przedsiębiorstwa. Kolejne wdrożenia w pewnych aspektach będą przy tym różnić się od tych dotychczasowych przeprowadzonych w dużych zakładach pracy. Z czym zatem będą musieli zmierzyć się średni pracodawcy?
Kogo dotyczy obowiązek wdrożenia PPK?
1 stycznia 2020 r. PPK objęte zostaną podmioty, które na dzień 30 czerwca 2019 r. zatrudniały od 50 do 249 osób zatrudnionych. Co istotne, nie chodzi wyłącznie o pracowników. Do PPK zapisane mogą być bowiem osoby zatrudnione na różnych podstawach wylistowanych w ustawie, stanowiących tytuły do odprowadzania przez pracodawcę obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne.
Jakich terminów dochować powinien średni przedsiębiorca?
Ustawa narzuca także terminy, w trakcie których powinno dojść do wdrożenia PPK w średniej firmie. W innym wypadku średni przedsiębiorca naraża się na odpowiedzialność karną (np. niezawarcie umowy o zarządzanie PPK w terminie grozi karą grzywny w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń).
Jak się przygotować?
Cała faza wdrożeniowa PPK w praktyce może zająć nawet kilka miesięcy, dlatego średni przedsiębiorcy powinni rozpocząć przygotowania już teraz. Średnim firmom powinno być jednak nieco prościej, mogą one bowiem czerpać z licznych doświadczeń wypracowanych w trakcie największych wdrożeń. Pozwala to przygotować praktyczny plan działania, który może być oparty np. o następujące kroki:
- Oszacowanie budżetu, w tym np. kosztu zewnętrznego doradcy, analiz lub samych składek;
- Ustalenie zasad współpracy z reprezentacją pracowników / organizacją związkową;
- Wybór instytucji finansowej;
- Negocjacje umowy o zarządzanie PPK i jej zawarcie;
- Dostosowanie systemu kadrowo-płacowego do obsługi PPK;
- Opracowanie procedur wewnętrznych dotyczących PPK;
- Przeszkolenie osób obsługujących PPK, zawarcie umowy o prowadzenie PPK i płynne odprowadzanie wpłat;
- Plan akcji informacyjnej na rzecz osób zatrudnionych na każdym istotnym etapie wdrożenia.
Omówmy kilka najistotniejszych punktów.
Współpraca z przedstawicielstwem pracowników
Decyzja o wyborze funduszu zarządzającego PPK powinna zostać podjęta w porozumieniu ze związkami zawodowymi albo reprezentacją osób zatrudnionych, jeśli związków brak. Pracodawca może działać samodzielnie wyłącznie w sytuacji braku kompromisu po obu stronach.
Wobec tego ważne jest zaplanowanie współpracy z takim przedstawicielstwem, w tym zbudowanie porządku rozmów i odpowiedź na pytanie, czy jest z kim rozmawiać. Jeśli bowiem w zakładzie nie działają związki zawodowe, pracodawca powinien prowadzić dialog z reprezentacją pracowników. Ustawa nie wyjaśnia, jak ma kształtować się skład reprezentacji, wspomina jedynie, że ma być ona wyłoniona w trybie przyjętym w danym podmiocie. Istotne będzie zatem zweryfikowanie, czy w zakładzie działa już reprezentacja (i czy posiada ona uprawnienia ws. PPK), a jeśli nie, to jak dokonać jej wyboru. Reprezentacja powinna być organem przedstawicielskim całej kadry osób zatrudnionych objętych PPK. Pod uwagę należy więc wziąć nie tylko pracowników (co może być myląco intuicyjne), lecz także np. „ozusowanych” zleceniobiorców (jeśli jest to duża grupa w zakładzie pracy).
Wybór instytucji finansowej
Choć wybór instytucji finansowej to indywidualna decyzja każdego zakładu pracy, ustawodawca narzuca kierunkowe kryteria wyboru. Są to: ocena proponowanych warunków zarządzania środkami w PPK, a także efektywność oraz doświadczenie w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi. Spoiwem łączącym wszystkie kryteria jest najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych.
Dotychczasowe wdrożenia ujawniły, że ocena tych kryteriów nie jest prosta, gdyż często wymaga wiedzy fachowej. Pomocne może okazać się więc wsparcie doradców zewnętrznych, którzy przedstawią analizę kryteriów twardych oraz miękkich – tj. odpowiednio: analityczne porównanie wyników instytucji finansowych oraz oferowanego wsparcia administracyjnego i obsługi tak pracodawcy, jak i uczestników PPK.
Takie porównania uproszczą decyzję i wytłumaczą osobom zatrudnionym, skąd wybór danej instytucji.
Negocjacje i zawarcie umowy o zarządzanie PPK
Umowa o zarządzanie PPK reguluje zasady współpracy pomiędzy pracodawcą a instytucją finansową. Średnim przedsiębiorcom powinno zatem zależeć na tym, aby instytucja finansowa zagwarantowała im jak najpełniejsze wsparcie.
Największe wdrożenia pokazały, że negocjacje umowy o zarządzanie mogą być najbardziej czasochłonnym etapem. Instytucje finansowe mierzyły się bowiem po raz pierwszy z PPK, a znaczna ilość jednocześnie podpisywanych umów skutkowała zatorami po ich stronie.
Takie doświadczenia sugerują następujące konkluzje:
- Po pierwsze, rozpoczęcie negocjacji umowy o zarządzanie powinno nastąpić odpowiednio wcześnie. Grupa średnich przedsiębiorców jest obszerniejsza (ok. 15 tys. podmiotów wobec ok. 4 tys. dużych firm), stąd wyższe ryzyko ponownych zatorów po stronie funduszy.
- Po drugie, najwięksi pracodawcy dotychczas decydowali się najczęściej na wybór najbardziej znanych instytucji finansowych. Tymczasem, średni przedsiębiorcy mogą być oceniani przez największe instytucje finansowe jako mniej atrakcyjny target. Z czysto biznesowych względów elastyczność i poziom obsługi wobec średnich pracodawców mogą być już zatem niższe (duże przedsiębiorstwa gwarantowały bowiem instytucjom obszerne portfolio potencjalnych uczestników PPK). Wbrew pozorom zatem kolejna fala wdrożeń PPK może okazać się szansą dla mniejszych instytucji.
Zawarcie umowy o prowadzenie PPK i przygotowanie kadr
Umowa o prowadzenie PPK stanowi prawną podstawę dla objęcia danego uczestnika programem. Ponieważ zawarcie umowy o prowadzenie zostało utożsamione z wgraniem listy uczestników PPK do odpowiedniego systemu, działanie to leżeć będzie najczęściej po stronie pracowników kadrowych.
Z tego względu do 11 maja pracownicy kadr powinni zostać przeszkoleni z zasad funkcjonowania PPK. Wątpliwości w stosowaniu ustawy bowiem nie brakuje. Podajmy chociaż kilka: jak obliczać staż pracy osób zatrudnionych na potrzeby PPK, co oznacza ponowny zapis po upływie 4 lat, jak dokonywać korekt wpłat? To tylko wierzchołek góry lodowej.
Co więcej, aby usprawnić techniczny przebieg zawierania umowy o prowadzenie PPK, pracodawca powinien zadbać o dostosowanie systemu kadrowo-płacowego do systemu przygotowanego przez wybraną instytucję finansową. Przesyłanie informacji pomiędzy oboma systemami polega bowiem najczęściej na wymianie plików sporządzonych w odpowiedniej formie i o wymaganej treści. Jeśli system kadrowo-płacowy automatycznie nie generuje takich plików, będzie mogła istnieć potrzeba ich ręcznego sporządzenia, co nie sprzyja ani sprawności, ani bezpieczeństwu takiego procesu. Rozmowa z dostawcą systemu powinna zatem być jednym z pierwszych działań po 1 stycznia.
PPK jako benefit pracowniczy?
Na końcu wspomnieć trzeba, że PPK oceniane powinno być także pod kątem jego roli jako benefitu pracowniczego.
Jeśli średni pracodawcy nie oferują wielu benefitów, PPK może okazać się dobrym sposobem na pozytywną politykę HR. Pracodawca posiada bowiem takie mechanizmy jak: podwyższenie składki finansowanej przez siebie, zróżnicowanie wysokości takiej składki wobec określonych grup pracowników lub chociażby świadomy wybór respektowanej instytucji finansowej (oczywiście w porozumieniu z przedstawicielstwem osób zatrudnionych).
Może się okazać, że wspomniane działania staną się z czasem zachętą motywującą pracowników i będą stanowić ważny element w ocenie podmiotu jako potencjalnego pracodawcy.
Podsumowanie
Przed średnimi przedsiębiorcami sporo pracy. Będzie im jednak o tyle prościej, iż mogą korzystać z już wypracowanych rozwiązań. Średnie firmy muszą jednak pamiętać, że wchodzą do PPK w większym gronie, stąd warto rozpocząć przygotowania już teraz, aby uniknąć niepotrzebnych zatorów po stronie instytucji finansowych. W innym wypadku może okazać się, że przedsiębiorca taki wyląduje poza burtą PPK.
