Od 1 lipca 2019 roku najwięksi pracodawcy w Polsce zostali objęci Pracowniczymi Planami Kapitałowymi (PPK). System długoterminowego oszczędzania musiały więc wprowadzić między innymi agencje pracy tymczasowej, które posiadają jedną z największych kadr pracowniczych na polskim rynku pracy. Specjaliści od prawa, kadr i płac oraz rekrutacji w LeasingTeam Group opowiedzą, z jakimi wyzwaniami wiąże się wprowadzenie PPK w agencjach pracy.                 

Kluczowe wyzwania podczas wdrażania i obsługi PPK

Jak wskazuje Sylwia Kutermankiewicz, p.o. Dyrektora Działu Kadr i Płac "Przy zatrudnieniu liczonym w tysiącach pracowników i zleceniobiorców, kluczowymi czynnikami właściwego zarządzania procesem wdrożenia Pracowniczych Planów Kapitałowych będą: dostosowanie systemu kadrowo-płacowego umożliwiającego realizację PPK, przygotowanie dokumentacji oraz jasne przekazywanie informacji wszystkim beneficjentom programu PPK".

Patrząc z perspektywy LeasingTeam Group, którego kadra liczy powyżej 10 tys. pracowników obsługiwanych miesięcznie, wdrożenie programu okazuje się być nie lada wyzwaniem. "Choć w agencjach pracy wysoka rotacja jest  czymś naturalnym, to przy wdrażaniu i obsłudze PPK, stwarza ona ogrom dodatkowej pracy w obszarze zgłaszania i wypisywania kolejnych zatrudnionych" - mówi Kutermankiewicz. "Dlatego dla największych podmiotów na rynku, kluczowa staje się digitalizacja przepływu dokumentów poprzez dostosowanie systemów kadrowo-płacowych do obsługi programu Pracowniczych Planów Kapitałowych"– dodaje specjalista od kadr i płac.

Warto również pamiętać, że z roku na rok rośnie nie tylko liczba obcokrajowców zatrudnionych przez polskich przedsiębiorców, ale również dynamicznie poszerza się zakres krajów, z których przyjeżdżają, a co się z tym wiąże - wielojęzyczność pracowników. Patrząc na wdrożenie PPK przez pryzmat międzynarodowości beneficjentów programu w agencjach, okazuje się, że liczba dokumentów i komunikatów koniecznych do przygotowania, rośnie lawinowo. Jak wskazuje nasz ekspert Sylwia Kutermankiewicz, zrozumiałe i transparentne przygotowanie komunikacji w pierwszym etapie wdrożenia PPK jest o tyle istotne, że może wpłynąć na minimalizację nieporozumień i zdecydowane zmniejszenie godzin potrzebnych na wyjaśnianie zasad, na dalszym etapie procesu.

PPK na linii współpracy agencji pracy tymczasowej z klientem

Z jakimi wyzwaniami wiąże się wprowadzenie PPK w organizacji zapytaliśmy również dyrektor działu rekrutacji Annę Kurczewską-Formelę ze spółki Professional. "Jako agencja doradztwa personalnego jesteśmy zobowiązani do informowania o podejmowanych działaniach dodatkową grupę zainteresowanych, czyli klientów korzystających z naszego personelu, na zasadzie outsourcingu oraz pracy tymczasowej" – zaznaczyła. .

Wprowadzenie PPK w Polsce wiąże się z dodatkowymi obowiązkami i formalnościami po stronie pracodawców, a zatem z większym obciążeniem działów kadr i płac lub ich rozbudową. Należy pamiętać, że wg ustawodawcy, co 4 lata wszyscy pracownicy będą automatycznie dołączaniu do PPK, również ci, którzy wcześniej z nich zrezygnowali. Obowiązek poinformowania o tym pracowników oraz ewentualnego ponownego wysłania rezygnacji spoczywa każdorazowo na pracodawcy.

"Wprowadzenie PPK może być więc kolejnym argumentem dla firm, by zdecydować się na outsourcing pracowniczy i przenieść wszystkie formalności na agencję pracy, jednocześnie optymalizując koszty obsługi kadrowo-płacowej" – komentuje Anna Kurczewska-Formela.

 ...

Pracownicze Plany Kapitałowe stanowią dla agencji pracy duży test skuteczności operacyjnej. Spowodowane jest to charakterem prowadzonej przez nich działalności, który zakłada zatrudnianie dużej liczby pracowników tymczasowych, wysoką rotację oraz obsługę osób o różnej narodowości (aspekt językowy).

"Zanim zdecydujemy się na podpisanie kontraktu z wybraną agencją pracy tymczasowej, warto zweryfikować, w jaki sposób został wdrożony program Pracowniczych Planów Kapitałowych i czy prowadzony jest zgodnie z literą prawa. Powie to dużo o poziomie kompetencji i doświadczeniu tej agencji"– podsumowuje Klaudia Bylińska, Radca Prawny z LeasingTeam Group.