Wielu pracodawców zatrudniających poniżej 20 pracowników tworzy regulamin pracy mimo faktu, iż zgodnie z przepisami art. 104 § 2 kodeksu pracy nie są do tego zobligowani. Pojawia się pytanie: czy takie postępowanie jest właściwe oraz czy regulamin utworzony w takiej sytuacji może być traktowany jako wewnętrzne źródło prawa pracy obowiązujące u pracodawcy?

W świetle prawa…

Wskazać należy, że zarówno przepisy kodeksu pracy, jak też stanowisko Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy (dalej GIP) z dnia 20 maja 2009 r. w sprawie możliwości wprowadzenia regulaminu pracy przez pracodawcę zatrudniającego mniej niż 20 pracowników (GPP-152-4560-31/09/PE/RP) nie odpowiadają wprost na pytanie, czy jeśli firma zatrudnia mniej niż 20 pracowników może wprowadzić regulamin pracy. Jednocześnie na podkreślenie zasługuje fakt, że kodeks pracy, jak też GIP w swoim stanowisku nie zabraniają w takiej sytuacji tworzenia regulaminu pracy.
Zgodnie z przepisem art. 104 § 2 kodeksu pracy pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników muszą ustalać regulamin pracy, pod warunkiem że ich pracowników nie obowiązuje układ zbiorowy pracy (dalej: uzp) lub gdy funkcjonujący w ich firmie uzp nie reguluje kwestii objętej regulaminem, tj. zasad organizacji i porządku w procesie pracy oraz związanych z tym praw i obowiązków stron stosunku pracy. Powyższe oznacza, że pracodawca zatrudniający poniżej 20 pracowników nie musi tworzyć takiego regulaminu, ponieważ nie ma takiego ustawowego obowiązku. Ale to nie oznacza, że nie może wprowadzić takich regulacji. Jeśli mniejsi pracodawcy tj. zatrudniający poniżej 20 pracowników uznają, że uregulowanie organizacji pracy w regulaminie pracy jest wskazane w ich firmie, Główny Inspektor Pracy dopuszcza możliwość opracowania przez nich takiego aktu.

Nic bardziej mylnego

W praktyce można spotkać się ze stanowiskiem, że pracodawca zatrudniający mniej niż 20 pracowników nie tylko nie musi wydawać lecz wręcz nie może tworzyć regulaminu pracy. Takie rozumienie przepisu art. 104 § 2 kodeksu pracy nie jest w żaden sposób uzasadnione - co więcej doprowadziłoby to do sytuacji dość absurdalnej, mianowicie do konieczności rezygnowania (zawieszania?) z regulaminu przy każdym spadku zatrudnienia poniżej 20 osób, nawet w razie, jeżeli pracodawca planowałby w niedługim czasie ponowne zwiększenie zatrudnienia ponad 20 osób.

Regulamin jak najbardziej dla „małego”

Na podkreślenie zasługuje fakt, iż żaden przepis nie zakazuje ustalenia takiego regulaminu u pracodawcy, który zatrudnia mniej niż 20 pracowników. Zgodnie z ww. stanowiskiem Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy (dalej: GIP) z dnia 20 maja 2009 r. należy przyjąć, że także w „małej” firmie (czyli zatrudniającej poniżej 20 pracowników) może obowiązywać regulamin pracy. GIP w swoich rozważaniach dotyczących dopuszczalności stworzenia regulaminu pracy w małych firmach, zadał pytanie: jak rozumieć sformułowanie zawarte w kodeksie pracy „regulaminu pracy nie wprowadza się” – czy jest to brak obowiązku jego wprowadzenia przez małego pracodawcę, czy też zakaz jego ustalania? I tutaj dochodzimy do sedna naszych rozważań, mianowicie według GIP art. 104 § 2 kodeksu pracy nie stanowi o niemożliwości wprowadzenia przez pracodawcę zatrudniającego mniej niż 20 pracowników regulaminu pracy. Co więcej – zdaniem GIP nie istnieje w kodeksie pracy przepis przewidujący utratę mocy obowiązującej regulaminu pracy, gdy zmniejsza się liczba zatrudnionych u pracodawcy do poniżej 20 pracowników. W związku z powyższym jeżeli w takiej firmie może nadal obowiązywać regulamin pracy, to wydaje się, że nie ma przeszkód w ustaleniu go u pracodawcy zatrudniającego mniej niż 20 pracowników. Jednocześnie warte podkreślenia jest, że jeżeli pracodawca tworzy taki regulamin, to zdaniem GIP zwolniony jest już z innych obowiązków określonych przez przepisy prawa pracy dotyczących pracodawców u których nie wprowadzono regulaminu pracy (tj. np.: szerszego zakresu informacji o warunkach zatrudnienia wynikającej z dyspozycji art. 29 § 3 kodeksu pracy lub też wydawania obwieszczenia dotyczącego systemów i rozkładów czasu pracy oraz okresów rozliczeniowych, o czym stanowi art. 150 kodeksu pracy)

                                                                            ---
Przepisy powszechnie obowiązującego prawa pracy nie przewidują zakazu tworzenia regulaminu pracy u pracodawcy zatrudniającego poniżej 20 pracowników. Co więcej, u takiego pracodawcy który wprowadził regulamin będzie on obowiązywał i miał status wewnętrznego źródła prawa pracy. Takie rozwiązanie związane z wprowadzeniem regulaminu pracy u pracodawcy zatrudniającego mniej niż 20 pracowników jest bardzo wygodne i bezpieczne dla takiego pracodawcy – ustalone zostają organizacja i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników.