W każdej firmie zatrudniającej pracowników, koszty osobowe należą do najpoważniejszych pozycji w budżecie. Nie dziwi więc, że menedżerowie chcą mieć kontrolę nad tym, w jaki sposób pracownicy wykorzystują czas pracy. Z pomocą coraz częściej przychodzi im nowoczesne oprogramowanie.

Można powiedzieć, że pracodawcy i pracownicy to dwie grupy, których interesy nie zawsze są zbieżne. Teoretycznie u podstaw zatrudnienia stoi przekonanie, że wszyscy – szefowie i podwładni – wspólnie pracują na sukces firmy, by osiągać z tego tytułu korzyści, ale w praktyce często dają o sobie znać głęboko zakorzenione przekonania. W efekcie, pracownik może dążyć do tego, by wykonywać jedynie minimum tego, czego się od niego oczekuje, pracodawca natomiast najchętniej stałby z przysłowiowym batem nad każdym zatrudnionym i patrzył na ręce podczas każdej wykonywanej czynności. Czy można coś zrobić, aby relacje między przełożonym a podwładnym były bardziej cywilizowane? Jak sprawić, by szef nie wątpił nieustannie w zaangażowanie pracownika, ale też, aby pracownik nie szukał okazji do „leniuchowania”? Właśnie temu służą rozmaite systemy do monitorowania pracy.

Wszystkie dane w jednym miejscu

Poprzez monitorowanie niekoniecznie trzeba rozumieć ciągłą kontrolę przy pomocy kamer czy też nieustanne podglądanie monitora pracownika. Aplikacje usprawniające zarządzanie personelem często pozwalają na przechowywanie innych, ważnych informacji na temat wykonywanej pracy.
- Głównym celem zbierania informacji na temat pracy na poszczególnych stanowiskach jest usprawnienie przepływu informacji oraz ich przechowywanie dla celów analitycznych. Wykorzystywane mogą być różne narzędzia, takie jak kalendarz spotkań i zadań, lista spraw do wykonania, zarządzanie projektami i zadaniami w projektach, harmonogramowanie, czy też karta czasu pracy – mówi Maciej Blajer z firmy informatycznej Enadis.
Przechowywanie takich danych w jednym miejscu bardzo ułatwia zarządzanie informacjami. Dzięki temu pracodawca jest w stanie uzyskać przekrojowe raporty – np. o czasie pracy pracownika nad danym projektem, czy też o średnim czasie, jakiego pracownicy potrzebują na wykonanie poszczególnych zadań. Dzięki temu kierownik czy dyrektor może na bieżąco obserwować postęp w zadaniach wykonywanych przez podległe mu osoby.

Nie tylko kontrolowanie

Zarządzanie pracownikami to pojęcie znacznie szersze niż tylko monitorowanie. Osoby zarządzające personelem powinny mieć możliwość, aby w jednym miejscu uzyskać zarówno dostęp zarówno do danych na temat czasu i jakości pracy zatrudnionej osoby, jak i na przykład do umów, rozliczeń delegacji, czy też płac (wysokość premii można na przykład automatycznie powiązać z efektywnością).
Przedsiębiorstwa, które chcą zarządzać pracownikami i monitorować ich pracę, mogą zdecydować się na zamówienie aplikacji „szytej na miarę”, a więc dostosowanej do jej konkretnych, bardzo indywidualnych wymagań. Na rynku istnieją jednak również gotowe systemy dedykowane małym i średnim firmom – np. dostępna on-line aplikacja Systim.
Program ten, poza rozbudowanymi opcjami służącymi księgowaniu i wystawianiu faktur, pozwala również na przechowywanie informacji o czasie pracy, czy realizowanych w firmie projektach. Posiada też kalendarz i moduł „zadania”, który umożliwia współpracę i wymianę informacji pomiędzy pracownikami.

Program nie zastąpi zdrowego rozsądku

Założeniem podobnych programów jest usprawnienie pracy firmy. Nie wnoszą one wiele nowego do codziennych obowiązków pracownika, natomiast znacząco przyspieszają i usprawniają komunikację oraz obieg informacji w firmie. Oczywiście pod warunkiem, że osoby zarządzające przedsiębiorstwem zachowają zdrowy rozsądek.
Jeśli firma narzuci na pracowników zbyt wiele procedur związanych nie z konkretną pracą, ale z nadzorem i kontrolą nad nią, szybko może się okazać, iż pracownicy większość czasu poświęcają na czynności inne niż te, które faktycznie generują wartość dla firmy.
Zazwyczaj nie ma potrzeby, aby kontrolowanie pracowników wiązało się z montażem kamer nad poszczególnymi stanowiskami pracy, czy też z podglądem obrazów wyświetlanych na ich monitorach, choć takie możliwości teoretycznie również istnieją.
Kamery i monitorowanie ekranu powinno się wykorzystywać w ostateczności, na przykład gdy istnieją mocno uzasadnione podejrzenia, iż pracownik nie wykonuje powierzonych mu zadań.

...

Nowoczesne programy pomagają zoptymalizować pracę na dowolnym stanowisku, dlatego systematyczny nadzór nad realizowaniem zadań powinien przełożyć się na konkretne oszczędności dla firmy. Pracownik, który wie, iż jego praca jest mierzona lub obserwowana, ma więcej motywacji do tego, aby starannie ją wykonywać.
Niestety, jeśli zatrudnieni zostaną pozostawieni sami sobie, bez jakiegokolwiek kontroli, istnieje ryzyko, iż przynajmniej niektórzy nie będą angażować się w swoją pracę. Z drugiej strony, zbyt restrykcyjna kontrola może bardziej blokować niż motywować. Wydaje się jednak, że zastosowanie nowoczesnego oprogramowania do zarządzania pracownikami ułatwia znalezienie odpowiedniego kompromisu między swobodą a kontrolą, a przy okazji pozwala usprawnić obieg informacji w firmie.