Wrzesień. Bez względu na etap życia w jakim jesteśmy, mamy z nim jedno skojarzenie- szkoła (zapach nowych zeszytów, kolorowe kredki i piórnik). To też nowa nauczycielka, może nowa klasa, nowi koledzy. Jako rekruter wdrażałam również wielokrotnie ludzi do pracy. Kiedy pierwszego dnia przekraczali próg nowej firmy często wracali wspomnieniem do tego września...

Mówili niepewnym głosem: „To jak rozpoczęcie roku szkolnego”, „Mam podobny ścisk w żołądku jak wtedy”, „Czuję się jak na początku września”. Co zrobić, aby ułatwić nowemu pracownikowi firmową adaptację? O czym pamiętać, żeby te pierwsze dni nie były tak bardzo stresujące? 

Od początku...

Kluczowym elementem w późniejszym zaaklimatyzowaniu się pracownika w firmowych realiach jest sam proces rekrutacji. Działa tu mechanizm pierwszego wrażenia, którego nie można przecież wywierać dwa razy. Dlatego klimat rozmów, komunikacja między etapami rekrutacji, kontakt z działem HR, ale i z bezpośrednim przełożonym mają takie duże znaczenie. Warto stawiać na autentyczność w całym procesie. Pokazywać takie oblicze firmy, jakie istnieje na co dzień. Nie należy więc tworzyć np. familiarnej atmosfery podczas rekrutacji, jeśli w firmie na co dzień obserwujemy zdystansowane i oschłe relacje. Taka transparentność od samego początku pozwala zaoszczędzić późniejszych wzajemnych rozczarowań. Warto zastanowić się nad tym, jak wygląda proces rekrutacji w firmie i na co położyć większy nacisk, żeby rekrutacja oddawała charakter organizacji. Warto również zapytać kandydatów, jakie mieli wyobrażenia o firmie na podstawie procesu rekrutacji.

Przewodnik firmowy

Chcąc ułatwić „nowemu” pierwsze dni w pracy, dobrze jest wcześniej dostarczyć mu skrótowe materiały o firmie, panujących w niej zasadach, rozkładzie dnia pracy, czy zespole, w którym będzie pracować. Taka firmowa broszura przygotowana w przystępny i przejrzysty sposób, to nie tylko wizytówka z historią firmy. To przede wszystkim materiał, który oswaja z tym, co czeka po przekroczeniu progu danej organizacji, ale i pozwala uniknąć stresujących wpadek (chociażby związanych z obowiązującym dress codem).
Pomocne w tym przypadku okażą się odpowiedzi na pytania:

• Na ile mamy dookreślone zespołowe zasady?
• Co chcemy by było respektowane?
• Jaka jest misja firmy?
• Jakimi wartościami kierują się pracownicy?
• Z kim i w jaki sposób można przygotować taką firmową broszurę?

Zagwarantuj wsparcie

Świetnym sposobem na bezbolesne wdrażanie jest pomoc starszego kolegi. Nie ma to, jak móc zwrócić się z każdą niewiadomą do osoby czującej się w firmie jak ryba w wodzie. Rola takiego „mentora” nie jest jednak łatwa. Odpowiadanie na „dziecinnie proste pytania” (bo takich „nowy” ma zawsze wiele), tłumaczenie oczywistości (bo tak problemy „nowego” widzi „stary wyjadacz”), umiejętność godzenia swoich obowiązków ze wspieraniem drugiej osoby to niemałe wyzwanie. Chcąc jeszcze przy tym być motywującym i nieodstraszającym – to już sztuka. Warto wcześniej wyszkolić osoby z potencjałem na „mentorów”, chociażby z takich umiejętności jak: aktywne słuchanie, dopasowanie stylu komunikacji do odbiorcy, motywowanie, ale też radzenie sobie z własnym stresem. Ważne, aby zastanowić się:

• Którzy ludzie w zespole mogą pełnić rolę „mentora”?
• Co można zrobić, by dobrze przygotować do tego wyzwania?
• Jakie kompetencje należy u nich rozwinąć?

Ogromną rolę we wdrażaniu nowej osoby odgrywa lider zespołu, a najlepszą metodę jaką może zastosować jest.... po prostu zachowanie ludzkiej twarzy. Promuję podejście „leadership po ludzku”, które zakłada traktowanie każdego pracownika po partnersku i z szacunkiem. Jego filarami jest też zaufanie, wspomniany rozwój, autentyczność, ale i zabawa. Taki lider, który podchodzi z humorem i otwartością, ułatwia pracownikowi odnalezienie się w nowych realiach. Aby wdrożyć w firmie „leadership po ludzku” należy poddać analizie poniższe obszary i odpowiedzieć na pytania:

• Jakich liderów mamy w organizacji?
• Jakie prezentują podejście do nowych osób?
• Na ile są autentyczni i otwarci?

...

Warto na chwilę zmienić perspektywę i popatrzeć oczami „nowego”. Takie wejście „w buty" drugiej osoby pozwala zobaczyć więcej, szerzej, inaczej.
Wyobraźmy sobie, że to My jesteśmy dziś pierwszy raz w pracy i przekraczamy pierwszy raz firmowy próg... Wiedząc to, co wiemy, mając to doświadczenie, jakie mamy należy podsumować:

• Jakie informacje szczególnie ułatwiąją adaptację?
• Jak powinien wyglądać pierwszy dzień i tydzień pracy? 
• Kogo chcielibyśmy poznać najpierw? 
• Jak chcielibyśmy być potraktowani?

Uważnego i „ludzkiego” podejścia życzę wszystkim odpowiedzialnym za wdrażanie, a wszystkim „nowym” dużo dobrego! Powodzenia! 

Na warsztaty Joanny Greli zapraszamy już 29 września na konferencji Mixer HR 2016.