8 września 2016 r. do kodeksu cywilnego (KC) zostały wprowadzone dwie nowe formy czynności prawnych. Obok dotychczas znanych prawu: formy pisemnej, formy pisemnej z datą lub podpisem urzędowo poświadczonym oraz formy aktu notarialnego, w KC pojawiły się także forma dokumentowa i forma elektroniczna.

Warto im się przyjrzeć, ponieważ mogą one wywoływać doniosłe skutki prawne nie tylko w stosunkach cywilnoprawnych, ale również w stosunkach z zakresu prawa pracy - zgodnie z art. 300 kodeksu pracy w kwestiach nieuregulowanych w kodeksie pracy odpowiednie zastosowanie mają przepisy kodeksu cywilnego.

Forma dokumentowa

Do KC wprowadzono zupełnie nową definicję dokumentu, którym obecnie jest „nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią”. Definicja jest na tyle szeroka, że umożliwia uznanie za dokument niemal każdego przejawu komunikacji – maila, wiadomości SMS, nagrania wideo, nagrania na poczcie głosowej, kartki pocztowej, zdjęcia itp., jeśli tylko będzie zawierać informacje możliwe do odtworzenia. W konsekwencji, dla zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarczające jest złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu w taki sposób, aby możliwe było ustalenie osoby, która je składa. Co istotne dla skuteczności i ważności formy dokumentowej nie jest wymagane złożenie podpisu przez osobę składającej oświadczenie (w przeciwieństwie do formy pisemnej).

Forma elektroniczna

O elektronicznej formie czynności prawnej możemy mówić, gdy oświadczenie woli zostało złożone w postaci elektronicznej i zostało opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Z uwagi na znaczny rygoryzm tej formy (wymóg ww. podpisu) ustawodawca zrównał w skutkach prawnych formę elektroniczną z formą pisemną. Oznacza to zasadniczo, że strony mogą obie formy stosować zamiennie (wydaje się jednak możliwe zastrzeżenie umowne dot. wyboru wyłącznie pisemnej albo elektronicznej formy, bez możliwości ich zamiennego wykorzystywania).

Wykorzystanie formy dokumentowej i elektronicznej w prawie pracy

Zgodnie z art. 300 KP, forma dokumentowa oraz elektroniczna może mieć odpowiednie zastosowanie w stosunkach z zakresu prawa pracy. Pracodawca oraz pracownik zostali wyposażeni w dodatkowe narzędzia, które mogą ułatwiać i usprawniać ich komunikację właściwie na każdym etapie stosunku pracy tzn. w momencie jego nawiązania, trwania oraz zakończenia.

Na etapie nawiązywania stosunku pracy forma dokumentowa ma marginalne znaczenie. Ustawodawca przewidział wymóg zachowania formy pisemnej zarówno dla umowy o pracę jak i dla potwierdzenia niezbędnych jej elementów w przypadku niemożliwości podpisania umowy przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Co prawda, w przepisach nie zastrzeżono rygoru nieważności, ale niezachowanie formy pisemnej umowy o pracę czy też potwierdzenia istotnych jej elementów stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone sankcją grzywny w wysokości od 1 tys. do 30 tys. zł, na którą pracodawca z pewnością nie chciałby się narażać.

W związku ze zrównaniem w skutkach formy pisemnej oraz elektronicznej, dopuszczalność zawarcia umowy, czy też potwierdzenia jej warunków, w formie elektronicznej nie budzi już żadnych wątpliwości. Z jednej strony forma elektroniczna może stanowić znaczne ułatwienie dla stron np. przy zawieraniu umowy na odległość, jednak należy pamiętać o szczególnym wymogu opatrzenia takiej umowy bezpiecznym kwalifikowanym podpisem (przez obydwie strony), co w praktyce wymaga specjalistycznego osprzętowania do składnia ww. podpisu i wiąże się z dodatkowymi kosztami (które nie występują przy zwykłej formie pisemnej).

Zarówno na etapie zawierania stosunku pracy oraz jego trwania, forma dokumentowa oraz elektroniczna mogą stanowić znaczne ułatwienie, szczególnie w zakresie realizacji obowiązków informacyjnych nałożonych na pracodawcę. Pracodawca może w formie dokumentowej przekazać pracownikowi instrukcje z zakresu bhp lub informacje dot. regulacji zakładowych (np. przesyłając skan regulaminu pracy mailem bądź zdjęcie instrukcji stanowiskowej mmsem). Również polecenie służbowe, wysłane przez pracodawcę smsem, nie będzie mogło być kwestionowane przez pracownika z uwagi na „nieoficjalną” formę. W związku z odpowiednim stosowaniem przepisów KC, na szczególną uwagę zasługuje art. 77 KC, zgodnie z którym (jeżeli strony w umowie nie zastrzegły inaczej lub zakaz nie wynika bezpośrednio z przepisów prawa) wypowiedzenie, odstąpienie lub rozwiązanie umowy zawartej w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej, wymaga już tylko formy dokumentowej.

Rozwiązanie umowy

Od umowy o pracę, co prawda nie można odstąpić, ale rozwiązać ją już tak - za wypowiedzeniem, bez wypowiedzenia lub porozumieniem stron. Przy czym dla wypowiedzenia lub oświadczenia o rozwiązaniu stosunku pracy bez wypowiedzenia wymagana jest forma pisemna (brak rygoru nieważności), natomiast dla porozumienia ustawodawca nie przewidział właściwej formy. W praktyce oznacza to, że umowę o pracę zawartą na piśmie (nawet przed wejściem w życie opisywanej nowelizacji, tj. umów sprzed września 2016 r.), na czas określony jak i nieokreślony, strony mogą rozwiązać porozumieniem, składając oświadczenia woli w formie dokumentowej, a więc mailem, a nawet przez wiadomość SMS.

Czy można jednostronnie rozwiązać umowę o pracę bez zachowania formy pisemnej? Czy pracodawca lub pracownik może złożyć oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę za lub bez wypowiedzenia np. mailem? Zasadniczo KP przewiduje obowiązek sporządzenia oświadczeń o rozwiązaniu umowy o pracę w formie pisemnej (dot. obu stron stosunku pracy i obu trybów jego rozwiązania). Przepisy nie przewidują jednak sankcji nieważności w przypadku niedochowania tej formy – zgodnie z ogólnymi zasadami KC oświadczenie takie złożone w formie nie-pisemnej byłoby zatem ważne, a co za tym idzie skuteczne.

Na powyższe pytanie należy więc odpowiedzieć: tak, pracodawca lub pracownik mogą rozwiązać umowę o pracę mailem. Należy jednak pamiętać, że oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę, choć ważne, będzie wadliwe. Nie zostanie bowiem dochowany ww. obowiązek złożenia go w formie pisemnej. Co to oznacza w praktyce?

W przypadku złożenia oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę przez pracownika – zasadniczo nic. Pracodawca jest bowiem pozbawiony roszczeń od pracownika, który wadliwie złoży takie oświadczenie. Roszczenie o odszkodowanie przysługuje pracodawcy wyłącznie w przypadku nieuzasadnionego rozwiązania umowy przez pracownika bez wypowiedzenia – o ile więc pracownik będzie mieć powody do rozwiązania dyscyplinarnego, wadliwość formalna (brak formy pisemnej) nie będzie dla pracodawcy podstawą do odwołania do sądu pracy. Inaczej jednak wygląda sytuacja w przypadku, gdy to pracodawca złoży oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę w formie dokumentowej. Pracownikowi będzie przysługiwać wówczas roszczenie o uznanie bezskuteczności takiego oświadczenia/przywrócenie do pracy albo o odszkodowanie. Umowa o pracę ulegnie więc rozwiązaniu – pracodawca musi się jednak liczyć, że sąd może pracownika do pracy przywrócić, tylko dlatego że forma pisemna nie została dochowana.

Nie tylko pracodawca- pracownik

Forma elektroniczna oraz dokumentowa mogą mieć zastosowanie nie tylko w relacji pracodawca – pracownik. Z uwagi na brak zastrzeżenia przez ustawodawcę formy w jakiej mają być prowadzone - rokowania pracodawcy i związków zawodowych, wymiana stanowisk itp. przez np. wiadomości sms wydaje się być dopuszczalna. 

Co ciekawe, Ministerstwo Rozwoju planowało wprowadzić do KP odmienną od KC formę elektroniczną. W związku z planowaną nowelizacją w zakresie elektronizacji i archiwizacji dokumentów pracowniczych (planowane wejście w życie większości zmian: czerwiec 2017 r.) na gruncie prawa pracy bezpieczny podpis elektroniczny miałby być wymagany dla ważności formy elektronicznej jedynie w przypadku dokumentów elektronicznych zawierających oświadczenie woli pracodawcy lub pracownika (np. umowa o pracę, wypowiedzenie, porozumienie zmieniające). Natomiast wszelkie pozostałe dokumenty elektroniczne, które nie zawierałyby oświadczeń woli, np. o charakterze informacyjnym, nie wymagałyby bezpiecznego podpisu. Co ciekawe, niektóre z nich stanowiłyby w rzeczywistości formę dokumentową w rozumieniu KC np. kopia instrukcji bhp wysłana mailem. Ostatecznie, na etapie prac legislacyjnych, ustawodawca zrezygnował z wprowadzania do KP odrębnej formy elektronicznej, uznając, że odpowiednie zastosowanie w tym zakresie będą miały przepisy KC.

...

Dwie nowe formy czynności prawnych w KC – dokumentowa oraz elektroniczna, stanowią odpowiedź ustawodawcy na potrzeby praktyki. Ich uregulowanie ma na celu maksymalne uproszczenie składania oświadczeń woli. Nowe formy czynności prawnych wywołają skutki nie tylko w obrocie cywilnoprawnym, ale także w stosunkach z zakresu prawa pracy. Zawieranie, czy też wypowiadanie umowy o pracę w formie elektronicznej, przekazywanie przez pracodawcę poleceń oraz informacji smsem, powinno stać się zupełnie powszechne i w pełni akceptowalne w najbliższym czasie.