Jednym z problemów funkcjonowania małych i średnich firm jest brak zaangażowania pracowników, który jest najczęściej wynikiem nieskutecznej komunikacji wewnętrznej lub jej całkowitego braku. Komunikacja na poziomie Szef/Właściciel – Pracownicy szwankuje.  Jakie są tego powody? I jak zmienić niekorzystną sytuację?

Główne powody to braku czasu, nieumiejętnego formułowania przekazu, braku zrozumienia celu działań i ich zasadności lub wyznawania odmiennych systemów wartości. Dwa ostatnie powody są wbrew pozorom najłatwiejsze do zniwelowania a ich eliminację należy zacząć u podstaw działalności, czyli od pokazania pracownikom po co to wszystko robimy i jaki jest cel ich pracy. Pracownik, który nie identyfikuje się z celami firmy jest pracownikiem nieefektywnym, a często nawet szkodzącym firmie. Przedsiębiorca musi zrozumieć, że pracownicy nie identyfikują się z celami firmy zazwyczaj nie dlatego, że się z nimi nie zgadzają, lecz ponieważ ich nie rozumieją lub nawet nie znają. Właściwa komunikacja w tym obszarze jest więc kluczowa dla budowania efektywnych zespołów pracowników, a jej pierwszym elementem jest zrozumienie misji firmy lub jej zbudowanie wspólnie z pracownikami.

Po co to wszystko robimy?

Pierwszym pytaniem jakie zawsze zadaję przedsiębiorcy jest „Po co Pan/Pani założył/a tę firmę?”, „Do czego była ona Panu/Pani potrzebna?”. W około 15% przypadków słyszę: „No wie Pani, z czegoś trzeba żyć…”,  „To czysty przypadek, że akurat taką działalność prowadzę”, „Moi rodzice założyli firmę, a ja ją przejąłem/przejęłam”. Ci przedsiębiorcy z reguły nie posiadają zdefiniowanej misji swojej działalności i dla nich najlepszą drogą jest stworzenie jej przy współudziale pracowników. Pozostałe 85% przedsiębiorców, na tak zadane pytanie odpowiadają: „Zawsze o tym marzyłem/łam”, „To cel mojego życia”, „Chciałem/łam zrobić coś dobrego i przekazać idee, które wyznaję”, „To jest coś, co mnie kręci, jest moją pasją życiową…”. W przypadku tych firm, kluczowe staje się pokazanie, wyjaśnienie i zarażenie tą pasją wszystkich pracowników, tak by także oni pracowali dla przyjemności i z przyjemnością.

Wiem co chcę zrobić, ale...

Zasadniczym pytaniem, na które musi odpowiedzieć sobie osoba chcąca założyć działalność gospodarczą, jest „jaki ma być cel mojego działania?”. To tak jak w życiu, bez celu trudno jest realizować kolejne działania i doświadczać satysfakcji z dobrze wypełnionego zadania. Musimy mieć misję, której realizacja będzie podstawą dla każdej podejmowanej decyzji. Odpowiednio zdefiniowana misja firmy pozwala nie tylko na zaplanowanie jej działania w sposób logiczny, konkretny i odpowiedzialny, ale przede wszystkim, jest podstawą do zbudowania zaangażowanego zespołu, który będzie identyfikował się z przedsiębiorstwem, a dzięki temu, efektywnie wykonywał zlecone prace. Pomimo istnienia wielu definicji misji i przewodników, w jaki sposób ją stworzyć, wielu przedsiębiorców ma bardzo duży problem w sformułowaniu misji. Przedsiębiorcy bardzo często mylą misję ze sloganem reklamowym, co prowadzi do tego, że cel działania staje się płytki i zupełnie nie adekwatny do tego, na czym naprawdę zależy właścicielowi. Misja to zwięzłe sformułowanie, określające zasadnicze zamierzenia organizacji, przedstawiające ogólny cel jej istnienia oraz wyznaczające jej działania strategiczne. Przy formułowaniu misji należy dbać o to by była ona sformułowana lapidarnie (maksymalnie 50 słów), a jej treść była adekwatna do prowadzonej działalności. Dobrze jest, jeżeli misja firmy zawiera w sobie odniesienie do pracowników firmy – zasad ich pracy, sposobu ich traktowania czy jakości kapitału intelektualnego firmy. Bo to przecież pracownicy tworzą firm. To od jakości ich pracy zależy jak firma będzie postrzegana przez jej klientów i kontrahentów.

Pracownik najlepszym doradcą

W przypadku przedsiębiorstw, które istnieją na rynku od dłuższego czasu a misji nie posiadają, lub ją posiadają i wymagana jest jej weryfikacja, najlepiej sprawdzają się konsultacje wewnątrz firmy. Najlepiej w tym przypadku sprawdza się praca zbiorowa, podczas której pracownicy mogą opowiedzieć o swojej pracy, o tym jakie jest ich przesłanie i wkład w budowanie wartości firmy. Jest to też element poprawiania komunikacji wewnątrz firmy, bo przedsiębiorca ma możliwość zobaczenia swojej firmy, wraz z jej walorami i niedoskonałościami, oczami swoich pracowników. W trakcie takich spotkań pracownicy dorzucają pojedyncze słowa do już sformułowanej misji, bądź budują ją z potoku pojedynczych słów, i bardzo często okazuje się, że to jedno słowo zasadniczo zmieniło wydźwięk misji i tak naprawdę zbudowało jej sens. Wspólne formułowanie misji ma ogromne znaczenie w budowaniu efektywnego zespołu. Pracownicy mając możliwość jej współtworzenia, mają jednocześnie poczucie głębokiej identyfikacji z jej przesłaniem. Staje się ona „ich” misją, a dzięki temu przyświeca im w każdym ich działaniu. Oczywiście pracodawca musi zadbać o to, aby treść misji znalazła się w dokumentach pracowniczych jako oficjalny dokument, z którym każdy nowo przyjęty pracownik ma obowiązek się zapoznać. Warto też, w takich przypadkach, omówić intencje tworzenia misji, tak by upewnić się czy nowy pracownik będzie się z nią identyfikować. Należy także pamiętać, że misja tworzona jest z myślą o wszystkich interesariuszach firmy, dlatego należy ją jak najszerzej upowszechnić i promować.

…

Warto pamiętać, że dziś sformułowana misja może być nieużyteczna za kilka lat. Zmienia się firma, zmieniają się pracownicy, zmienia się także otoczenie w jakim firma funkcjonuje. Dlatego tak ważne jest dokonywanie okresowych przeglądów, wszystkich dokumentów strategicznych firmy, w tym misji, i aktualizowanie ich do bieżących realiów.