Zofia Barańska rozmawia z Sylwią Myszką, facylitatorką Open Space Technology - metody pracy z dużymi grupami, która umożliwia dialog z całą organizacją.

Chociaż Open Space jest znany w Polsce i na świecie od wielu lat, mam wrażenie, że cały czas zrozumienie, czym jest Open Space i jakie korzyści płyną ze stosowania tej metody nie jest powszechne w dużych organizacjach. Jak myślisz z czego to wynika?

Sylwia Myszka: To prawda, w dalszym ciągu stosunkowo niewiele dużych organizacji w Polsce wie, czym jest Open Space Technology (OST) i kiedy organizacja mogłaby skorzystać z jego zastosowania. Wynika to po części z tego, że praktycznie nie ma jeszcze polskojęzycznej literatury o OST i mało się o tym mówi w mediach branżowych, a po części z faktu, że organizacje nie chcą ryzykować i nieufnie podchodzą do nowych rozwiązań. Jeśli w organizacji pojawia się sytuacja  wymagająca zmiany, firmy najczęściej myślą o tradycyjnych rozwiązaniach – o szkoleniach lub coachingu. Nie twierdzę oczywiście, że szkolenia i coaching są niepotrzebne lub nieskuteczne – są, o ile są rozwiązaniami dopasowanymi do potrzeb sytuacji.

Jednak czasem okazuje się, że sytuacja jest na tyle skomplikowana i dotyczy tak dużej grupy osób lub nawet całej organizacji, że szkolenie nic tu nie pomoże. I wtedy zamiast robić cokolwiek – kolejny wyjazd integracyjny, kolejne szkolenie – warto pomysleć o rozwiązaniu, które faktycznie odpowiada potrzebom organizacji. Metod pracy z dużą grupą jest wiele – Open Space jest jedną z nich.

Czym tak naprawdę jest Open Space i kiedy warto go stosować?

Sylwia Myszka: Mówiąc najprościej, Open Space to metoda pracy z dużymi grupami, którą można zastosować w różnych celach. Przede wszystkim Open Space świetnie sprawdzi się w sytuacji kryzysowej – kiedy mamy do czynienia ze złożoną sytuacją, na którą nie ma jednej prostej odpowiedzi, a rozwiązanie jest nam potrzebne na już, najlepiej na wczoraj. Drugim obszarem zastosowania Open Space jest tworzenie innowacji, czyli wszędzie tam, gdzie potrzebujemy wypracować nowy sposób działania, nową strategię, produkt czy usługę. I po trzecie, Open Space świetnie sprawdzi się jako sposób na dialog z interesariuszami, narzędzie do dzielenia się wiedzą i doświadczeniem.

Jak zaczęła się Twoja pierwsza przygoda z OST?

Sylwia Myszka: Kiedy po raz pierwszy doświadczyłam Open Space byłam zaskoczona i zachwycona, tym, z jaką lekkością można pracować z dużą grupą. Myślę, że śmiało mogę powiedzieć, że zakochałam się w OST od pierwszej sesji.

Mój pierwszy Open Space to tzw. ‘eNka pod Berlinem”. Enka czyli Narzędziownia - cykliczne spotkania trenerów, coachów, konsultantów i innych osób pracujących z grupami. Karolina Iwa, która od lat pracuje z dużymi grupami, zaproponowała, aby kolejna Narzędziownia była inna i inspirowana metodologią Open Space.

Pamiętam, że jadąc na tę Narzędziownię mocno się stresowałam. Nie do końca rozumiałam, co będziemy robić i w jaki sposób będziemy pracować, nie znałam większości uczestników, dopiero stawiałam pierwsze kroki jako freelancer, a innych uczestników postrzegałam raczej jako „trenozaurów”  z wieloletnim doświadczeniem, przed którymi chciałam „dobrze wypaść”... Krótko mówiąc, byłam dość przerażona.

I to za co pokochałam Open Space, to za lekkość i wolność, jaką daje uczestnikom. Kiedy Karolina robiła wprowadzenie i mówiła, jak będziemy pracować przez najbliższe trzy dni, czułam jak całe napięcie schodzi mi z pleców. Bo Open Space umożliwia bardzo wiele, nie nakazując przy tym niczego. Dowiedziałam się, że mogę zgłosić sesję na temat, który jest dla mnie ważny lub który mnie pasjonuje i że to może być zarówno coś, w czym się specjalizuję, jak i pytanie, na które szukam odpowiedzi i o którym chcę porozmawiać z innymi. Że mogę według dowolnego klucza wybierać sesje, w których uczestniczę i że mogę się przemieszczać pomiędzy grupami. Że mogę w każdej chwili decydować o tym, co będę robić i w których dyskusjach uczestniczyć, a nawet, że mogę iść na drzemkę, jeśli tego akurat w danej chwili najbardziej potrzebuję, aby móc efektywnie i z zaangażowaniem dalej pracować

Na czym polega przewaga OST nad tradycyjnym spotkaniem dużej grupy z agendą?

Sylwia Myszka: Różnica jest widoczna gołym okiem, od samego początku do końca spotkania. Niezależnie od tego, czy Open Space trwa pół dnia czy trzy dni, uczestnikom po prostu chce się tam być, są zaangażowani i aktywni, dzielą się wiedzą,  wspólnie wypracowują rozwiązania i czują się odpowiedzialni za ich wdrożenie. To szczególnie ważne w dużych organizacjach, które muszą dziś stawić czoła poważnemu wyzwaniu jakim jest niski poziom zaangażowania pracowników. Open Space pozwala wykorzystać potencjał jaki tkwi na każdym szczeblu organizacji.

Wspominałaś, że Open Space świetnie sprawdza się też na konferencjach. Czym różni się konferencja Open Space od tradycyjnej?   

Sylwia Myszka: Na klasycznych konferencjach czy spotkaniach dużych grup zazwyczaj są wykłady, paneliści, dyskusje moderowane... o 10 przemówienie wygłosi Pan X, a po nim wystąpi Pani Y. I tak przez cały dzień, dwa lub nawet trzy dni. Uczestnicy każdej takiej konferencji są momentami znudzeni, bo temat nie do końca ich interesuje albo wcale nie dotyczy. Ale nie mają alternatywy, więc siedzą na swoich krzesłach, odpisując ukradkiem na maile i czekając na kolejny punkt programu, który bardziej ich zaciekawi.

Na konferencjach Open Space uczestnicy sami tworzą agendę. Każdy może zgłosić temat, który go interesuje i który uważa za ważny. Następnie zgłoszone sesje odbywają się równolegle w mniejszych grupach, więc np. o 10:00 odbywa się jednocześnie dziesięć dyskusji, o 11:30 kolejne dziesięć itd. Uczestnicy mogą swobodnie i spontanicznie wybierać sesje, w których chcą brać udział, a jeśli w trakcie sesji okaże się, że dyskusja w tej grupie jednak ich nie interesuje, nie dotyczy, niczego się tam nie uczą ani nic nie dają od siebie, to mogą w każdej chwili wstać i wyjść. I dołączyć do innej aktualnie toczącej się sesji albo zrobić sobie chwilę przerwy przy bufecie, który jest dostępny przez cały czas trwania wydarzenia.

Dzięki temu uczestnicy od początku do końca sami decydują, w co się angażują i biorą pełną odpowiedzialność za to, aby dobrze i mądrze spędzić ten czas. Jako, że sami zgłaszają tematy do pracy, są to tematy, które autentycznie ich interesują i poruszają – są więc zaangażowani i aktywnie uczestniczą w dyskusjach.

...

Brzmi ciekawie? Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o Open Space i zrozumieć jak ta metoda może pomóc rozwijać Twoją organizację? Będzie ku temu świetna okazja! Już w styczniu w Warszawie, w hotelu Gromada Lotnisko odbędzie się Międzynarodowy Samoorganizowany Trening Open Space.

Głównym partnerem wydarzenia jest Progressive Partners. 
Szczegóły wydarzenia i zapisy na stronie www.sost.eu oraz na stronach:
FB wydarzenia - https://www.facebook.com/events/1484757111778214/
FB Progressive Partners - https://www.facebook.com/progressivepartners

Są jeszcze wolne miejsca. Zapraszamy

Patronem medialnym wydarzenia jest portal HR Polska.