"Ochrona sygnalistów. Praktyczna analiza przepisów ustawy." Pod red. dr hab. Krzysztof Walczak, prof. UW

19.07.2024 Dobra Książka HR

Do 25 września 2024 r. firmy mają czas na wdrożenie przepisów o ochronie sygnalistów.

19 czerwca br. prezydent podpisał ustawę o ochronie sygnalistów, która nakłada na pracodawców szereg obowiązków. Na wprowadzenie nowych regulacji firmy mają zaledwie 3 miesiące. Kogo dotyczy ustawa? Jak wdrożyć przepisy o ochronie sygnalistów? Co grozi za brak implementacji odpowiednich procedur? Odpowiedzi na te i wiele innych pytań zawiera książka „Ochrona sygnalistów. Praktyczna analiza przepisów ustawy”, która ukaże się na początku sierpnia br. nakładem Wydawnictwa C.H.Beck. Poradnik daje konkretne rozwiązania opracowane przez prawników-praktyków oraz gotowe (edytowalne) wzory wymaganych dokumentów i procedur.

Kogo obowiązuje nowa ustawa?

Obowiązek stosowania się do nowych przepisów mają wszystkie podmioty – zarówno prywatne, jak i sektora publicznego – na rzecz których wykonuje lub świadczy pracę zarobkową co najmniej 50 osób. Podmiot powinien dwa razy w ciągu roku weryfikować liczbę osób wykonujących pracę zarobkową na jego rzecz i wprowadzić procedurę zgłoszeń wewnętrznych po jej przekroczeniu. Co istotne, do osób zatrudnionych należy również zaliczać osoby świadczące pracę na podstawie stosunków innych niż stosunek pracy, np. osoby zatrudnione na umowach cywilnoprawnych. Dlatego nowe przepisy o ochronie sygnalistów obejmą swoim działaniem tysiące firm oraz innych podmiotów.

No dobrze, ale kim w ogóle jest ten sygnalista?

Sygnalistą (w ustawie nazywanym „zgłaszającym”) nazywa się osobę, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa. Mogą one dotyczyć m.in.: korupcji, zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych, przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy (AML), ochrony środowiska czy ochrony konsumentów. Sygnalistą może być więc nie tylko pracownik firmy, ale także były pracownik, osoba starająca się o pracę, współpracownik, podwykonawca, dostawca, wykonawca, stażysta, wolontariusz czy pracownik tymczasowy. W praktyce oznacza to prawie każdą osobę mającą styczność z daną organizacją.

Pytanie: Czy członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może zostać sygnalistą?

Odpowiedź: Członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może zostać sygnalistą z uwagi na fakt, że pełnienie przez niego takiej funkcji należy rozumieć jako kontekst związany z pracą w przypadku zgłoszenia.

Nie będzie sygnalistą konsument, którego prawa konsumenckie zostały naruszone i który dokona zgłoszenia do Rzecznika Praw Konsumenta, informując go o nierespektowaniu jego praw przez sprzedawcę. Nie będzie zatem sygnalistą niezadowolony klient, który stwierdzi naruszenie prawa, nawet jeśli rzeczywiście miało ono miejsce. Bez kontekstu związanego z pracą nie będziemy mieli do czynienia z sygnalistą, tylko z osobą zgłaszającą naruszenie prawa, nawet jeśli zgłoszenie mieści się w katalogu spraw objętych przepisami OchrSygnalU.

Co grozi za brak wdrożenia przepisów w organizacji?

Pracodawcy mają 3 miesiące na dostosowanie się do nowych przepisów, w tym wdrożenie wewnętrznego kanału zgłaszania naruszeń i podejmowania działań następczych, w tym weryfikacji zgłoszenia wewnętrznego. Niewprowadzenie przepisów ustawy zagrożone jest grzywną, zaś działania skierowane przeciwko sygnaliście mogą być nawet ukarane pozbawieniem wolności do lat 3.

Co więcej nowe przepisy zakładają, że sygnalista, który doświadczył działań odwetowych, będzie mógł wystąpić o zadośćuczynienie lub odszkodowanie. Wyniesie ono nie mniej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku.

Jakich naruszeń prawa nie obejmuje ustawa?

Zgodnie z przyjętymi poprawkami usunięto z ustawy o ochronie sygnalistów kategorie naruszeń dotyczące prawa pracy. Pod ustawę o ochronie sygnalistów nie będą podlegać takie kwestie, jak np. mobbing, molestowanie seksualne w miejscu pracy, wstrzymywanie przez pracodawcę wynagrodzeń czy zmuszanie pracowników do bezpłatnych nadgodzin.

Jakie główne wyzwania stoją przed pracodawcami?

zapewnienie ochrony danych osoby zgłaszającej;

powołanie jednostki lub osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń, dokonywanie ich weryfikacji oraz podejmowanie działań następczych;

ustalenie konkretnych procedur i regulaminu dokonywania zgłoszeń wewnętrznych w firmie, w tym określenie postaci przyjmowania zgłoszeń ustnie lub pisemnie (elektronicznie), co będzie wymagało opracowania odpowiednich instrumentów;
w procedurze zgłoszeń wewnętrznych należy także rozstrzygnąć, czy zgłoszenia mogą być dokonywane anonimowo, a jeżeli tak, to określić tryb postępowania z takimi zgłoszeniami;

wdrożenie środków ochrony sygnalistów przed działaniami odwetowymi;
określenie metody prowadzenia rejestru zgłoszeń (dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze muszą być przechowywane przez okres 3 lat).

Co istotne pracodawca ma 7 dni na potwierdzenie sygnaliście, że przyjął jego zgłoszenie, a następnie 3 miesiące na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej co dzieje się z jego zgłoszeniem, jak zostało rozpatrzone, jakie zostały podjęte środki naprawcze itd.

Pytanie: Wpłynęło do naszej jednostki zgłoszenie dotyczące nie tylko naszego podmiotu, ale również naszych kontrahentów. Czy można informacje ze zgłoszenia przekazać do pozostałych podmiotów zagrożonych naruszeniem?

Odpowiedź: Tak, przekazanie informacji o naruszeniu pozostałym poszkodowanym podmiotom wpisuje się w działania następcze. Przekazanie informacji powinno być zanonimizowane i nie powinno polegać wyłączenie na przesłaniu samego zgłoszenia. Może przykładowo obejmować również informacje dotychczas podjętych działań przez jednostkę, do której zostało zgłoszenie wysłane.

Co pomoże wdrożyć w codzienne działanie firmy nowe regulacje?

Wiedza ekspercka! A dokładnie nowa książka „Ochrona sygnalistów. Praktyczna analiza przepisów ustawy”, która ukaże się na początku sierpnia br. nakładem Wydawnictwa C.H.Beck. Poradnik nie tylko pomaga zrozumieć wyzwania związane z wdrożeniem ustawy, ale przede wszystkim zawiera konkretne rozwiązania opracowane przez prawników-praktyków oraz liczne praktyczne przykłady i wyjaśnienia ekspertów. Dołączono do niej gotowe (edytowalne) wzory dokumentów dotyczące m.in.: