Coraz większe znaczenie dla organizacji wewnętrznej przedsiębiorstw zyskują wszelkiego rodzaju procedury, umożliwiające ograniczenie ryzyka braku zgodności prowadzonej działalności z przepisami prawa. Polityka compliance nie ogranicza się jedynie do badania otoczenia prawnego danego przedsiębiorcy i eliminowania ryzyka naruszenia powszechnie obowiązującego prawa, ale dotyczy również budowania wizerunku firmy w oparciu o przestrzeganie zasad etyki[1]. Szczególne znaczenie w strukturach firm mają działy HR, które w sposób szczególnie wnikliwy powinny podchodzić do tematu zarządzania ryzykiem braku zgodności działania firmy z przepisami prawa, ale też obowiązującymi w biznesie normami obyczajowymi.

3 twarze HR Business Partnera... przeczytaj więcej

Co oznacza HR Compliance?

O sukcesie przedsiębiorcy decyduje przede wszystkim zespół jego pracowników. Pracownicy są odpowiedzialni nie tylko za realizowanie zleconych im czynności, ale również najczęściej to oni najszybciej wykrywają nieprawidłowości, które mogą mieć negatywny wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Według Stowarzyszenia ds. Nadużyć ok. 40% nieprawidłowości w funkcjonowaniu przedsiębiorcy zostaje wykrytych przez pracowników, kontrahentów lub poprzez sygnały anonimowe. Nadużycia te dotyczą najczęściej korupcji, ujawnienia informacji poufnych, nadużyć finansowych, ale i mobbingu, dyskryminacji czy nieprawidłowości związanych z polityką zatrudnienia[2].

Podkreślić należy, że każdy przedsiębiorca musi przestrzegać przepisów prawa pracy oraz regulacji wewnątrzzakładowych związanych z zatrudnieniem. To właśnie na działach HR ciąży obowiązek monitorowania czy dana organizacja spełnia wszystkie obowiązki, jakie nakładają na przedsiębiorstwo przepisy obowiązującego prawa[3]. Działy HR są w szczególności odpowiedzialne za monitorowania przestrzegania przepisów BHP oraz gwarantowanie pracownikom przysługujących im praw.

Procedury compliance w działach HR mogą obejmować przestrzeganie zasad uczciwej rekrutacji, zapobieganie dyskryminacji w miejscu pracy i radzenie sobie z nią oraz zapewnienie pracownikom należnych im wynagrodzeń w umówionym czasie. Działy HR powinny ponadto wdrożyć procedury monitorowania wszelkich zmian w prawie pracy oraz przedstawiać rekomendację, w jaki sposób przedsiębiorstwo powinno dostosować się do tych zmian[4].

Jak zidentyfikować ryzyko w obszarze zatrudnienia?

Procedury compliance powinny być dostosowane do prowadzonej przez firmę działalności. To właśnie obszar funkcjonowania przedsiębiorstwa często decyduje o tym, na jakie ryzyka narażony jest przedsiębiorca. Jeśli chodzi o działy compliance ryzyka te w większości przypadków mogą być tożsame dla wielu przedsiębiorców. Niezależnie od tego, opracowanie systemu compliance w HR poprzedzone powinno być mapowaniem ryzyka w zakresie identyfikacji obszarów działalność działu HR najbardziej narażonych na ryzyko braku zgodności.

Zarządzanie ryzykiem to przede wszystkim oszacowanie prawdopodobieństwa wystąpienia określonego zdarzenia oraz jego negatywnych skutków dla działalności przedsiębiorstwa. Operacja taka umożliwi dobranie odpowiednich środków zaradczych i zapobiegawczych. Elementy systemu compliance mają być właśnie odpowiedzią na dostrzeżone potrzeby w strukturze organizacyjnej przedsiębiorcy. Efektem przeprowadzonej identyfikacji i szacowania ryzyka jest wdrożenie odpowiednich regulaminów wewnątrzzakładowych, kodeksów dobrych praktyk, przeprowadzenie szkoleń pracowników, wdrożenie procedury zgłaszania nadużyć, monitorowanie przestrzegania zapisów polityk czy umów, współpraca z organami nadzoru. W każdym przedsiębiorstwie wprowadzone elementy compliance mogą się różnić pod względem treści czy przyjętych rozwiązań, natomiast celem tych elementów zawsze pozostanie ograniczanie ryzyka niezgodności z prawem czy normami społecznymi[5].

Kto powinien wdrożyć procedury w działach HR i przestrzegać ich wykonywania?

Chociaż rolą działu HR jest głównie doradztwo, opracowywanie strategii i wdrażanie polityk i procedur związanych z kwestiami zatrudnienia i prawa pracy, to zwykle zarząd spółki jest zobowiązany zarządzać ryzykiem braku zgodności oraz wprowadzać stosowne zapobiegawcze procedury compliance. Jednak zgodność z przepisami prawa pracy powinna obejmować wszystkich członków organizacji. Dział HR powinien wdrażać polityki i procedury, których przestrzeganie zagwarantuje spełnienie zobowiązań przedsiębiorcy wobec przepisów prawa oraz wobec pracowników.

Dział HR powinien aktywnie uczestniczyć w opracowywaniu wszystkich dokumentów i procedur porządkujących proces zatrudniania i pracy w przedsiębiorstwie. Pożądane jest, aby dział HR reagował na wszelkie nieprawidłowości związane zarówno z organizacją pracy[6], jak i w związku z naruszeniami związanymi z naruszeniem higieny pracy i zasad niedyskryminacji. Aby móc realizować omawiane funkcje, dział HR powinien być wyposażony w pewien wycinek funkcji kontrolnych i nadzorczych.

...

Złożone i zmieniające się przepisy prawa pracy oraz wprowadzenie nowych przepisów compliance dla działów HR, takich jak RODO, coraz bardziej utrudniają przedsiębiorcom wyeliminowanie ryzyka braku zgodności. W coraz bardziej restrykcyjnym otoczeniu regulacyjnym nadmierne poleganie na dotychczasowych wewnętrznych zespołach i ustalonych procesach może generować dodatkowe ryzyko dla wielu firm. Przewiduje się[7], że to właśnie działy HR, realizujące funkcje compliance, będą w przyszłości odgrywać coraz istotniejszą rolę w zakresie przystosowywania firm do nowych przepisów.

[1] J. Marciniak, Rola HR-u w obszarach compliance – przełożenie na praktykę współdziałania, Magazyn Personel Plus, Wolters Kluwer, nr 6(127)/2018.
[2] Z. Dobrowolska, Nagrody dla Whistlerblowerów, [w:] Magazyn Compliance i zarządzanie, Wydanie 3, wiosna 2017, str. 60.
[3] Poradnik Wyzwania i rozwiązania w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi. Utrzymywanie zgodności z przepisami prawa i minimalizowanie przyszłego ryzyka, współpraca ADP i CorporateLeaders.
[4] https://www.openaccessgovernment.org/importance-hr-compliance/31215/ data dostępu 30 sierpnia 2018 roku.
[5]https://www.karieramanagera.pl/edukacja-i-rozwoj/innowacyjnosc-i-mysleniepolityka-compliance-w-organizacji dostęp dnia 30 sierpnia 2018 roku.
[6] J. Marciniak, Rola HR-u w obszarach compliance – przełożenie na praktykę współdziałania, Magazyn Personel Plus, Wolters Kluwer, nr 6(127)/2018.
[7] https://www.hbrp.pl/b/polskie-spojrzenie-na-compliance/PbvKE6lBi data dostępu 30 sierpnia 2018 roku

 3 twarze HR Business Partnera... przeczytaj więcej