Działy personalne coraz częściej sięgają po nowoczesne narzędzia informatyczne wspierające procesy zarządzania zasobami ludzkimi. Wynika to nie tylko z potrzeby sprawnego wykonywania rutynowych i czasochłonnych zadań, ale również z rosnącego znaczenia działów personalnych w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstw. Pracownicy kadr potrzebują do efektywnego działania narzędzi, które z jednej strony będą łatwe w obsłudze, a z drugiej zapewnią dostęp do kompleksowej wiedzy z zakresu procesów kadrowych w firmie.

Za dużo...

Z raportu Deloitte „Trendy HR 2014” wynika, że pracownicy działów personalnych są zarzucani zbyt dużą ilością informacji i komunikatów, zaś w dostępnych systemach informatycznych nie są w stanie znaleźć potrzebnych im danych. Częstokroć rozbudowane funkcjonalności, sprawiają że obsługa oprogramowania kadrowo-płacowego nie jest ani łatwa ani intuicyjna. Z rozwiązaniem przyszedł OPTeam, producent i integrator systemów wspomagających zarządzanie przedsiębiorstwami. W ramach centrum outsourcingowego HR OPTiCenter poszerzył swoją ofertę o outsourcing procesów kadrowo-płacowych oraz wdrożenie samoobsługowych portali pracowniczych, które odciążają działy personalne firm przekazując część spraw w ręce pracowników.

Szybko i bezpiecznie

Portal pracowniczy to internetowa platforma, dzięki której pracownicy oraz managerowie zyskują bezpieczny, szyfrowany dostęp on-line do funkcjonalności związanych z bieżącymi sprawami kadrowo-płacowymi. Portal pozwala pracownikom między innymi na: złożenie online wniosku urlopowego, wydruk paska płacowego i RMUA, dostęp do teczki personalnej czy podejrzenie harmonogramu czasu pracy. Dzięki systemowi mailowych powiadomień portal przypomina pracownikom o kończącej się ważności badań lekarskich, szkoleń BHP czy wygasającej umowie o pracę. Natomiast managerowie otrzymują możliwość korzystania z szeregu dostępnych raportów HR. Rozwiązanie ułatwia komunikację pomiędzy managerami, pracownikami oraz działem personalnym, usprawniając wykonywanie codziennych i rutynowych zadań wszystkim użytkownikom. Pozwala on również na usprawnienie procesów obiegu dokumentów i zmian w danych HR, redukcję ilości danych wprowadzanych przez dział personalny oraz redukcję liczby zapytań administracyjnych pracowników i menedżerów, kierowanych do działu HR.

Nie tylko "twardy" HR

Projektując rozwiązanie OPTeam pomyślał również o miękkiej stronie portalu pracowniczego, w której udostępnił narzędzia on-line do badania kompetencji pracowników, ocen 180 i 360 czy ścieżki kariery. Pracownicy działów personalnych odnajdą w portalu moduły przeznaczone do tworzenia programów zarządzania talentami w firmie oraz planowania sukcesji kluczowych stanowisk pracy. Elektroniczna platforma pozwala firmom na bieżącą i aktualną wymianę informacji 24 godziny na dobę, przez siedem dni w tygodniu. Co ciekawe, aplikacja nie wymaga instalacji na komputerach użytkowników. Do korzystania z funkcjonalności portalu pracowniczego wystarczy standardowa przeglądarka oraz dostęp do Internetu.

 ...

Stworzenie portalu pracowniczego nie byłoby możliwe bez wsparcia środków z funduszy europejskich. Projekt „Wdrożenie innowacyjnej platformy B2B HR OPTiCenter w celu automatyzacji komunikacji z partnerami’’ zrealizowano w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka.