Pierwszym krokiem w celu trwałego ograniczenia poziomu absencji chorobowej w firmie jest właściwe określenie skali i źródeł problemu. Istnieje kilka różnych narzędzi pomiaru, zależnych od specyfiki danego przedsiębiorstwa, a także sposobów analizy zebranych informacji. Jednak każdy etap tego procesu jest obarczony ryzykiem popełnienia błędu rzutującego na miarodajność wyników.
Jednym z podstawowych zadań działów HR jest obecnie skuteczne zarządzanie absencją pracowniczą i utrzymanie w ryzach jej wysokości. Polska od dawna zmaga się z wysokim poziomem liczby wystawianych druków, znacznie przekraczającym średnią europejską. Generuje to wymierne straty dla firm, a także konflikty i poczucie niesprawiedliwości wśród członków załogi – zwłaszcza, gdy L4 staje się sposobem na przedłużenie urlopu, podjęcie dodatkowego zajęcia czy załatwienie prywatnych spraw w godzinach pracy.
Określenie celu pomiaru
Znając skalę problemu oraz czynniki wpływające na liczbę zwolnień lekarskich w określonym czasie, działy HR mogą podejmować coraz skuteczniejsze działania w celu trwałego ograniczenia absencji chorobowej. Decydując się na jej estymację w danej firmie, należy przede wszystkim ustalić cele pomiaru. Mogą być nimi: oszacowanie kosztów nieobecności pracowników, określenie rzeczywistego poziomu absencji, potrzeba zdefiniowania jej przyczyn, bądź charakteru. Dopiero znając cel badania, możemy wybrać odpowiednie narzędzia do jego przeprowadzenia – odwracanie tej zależności jest pierwszym błędem popełnianym w procesie pomiaru absencji.
"Nie każdy rodzaj pomiaru będzie dostarczał nam pożądanych informacji, dlatego często rekomendujemy cały zestaw różnych systemów – mówi Mikołaj Zając, prezes Conperio, największej i najbardziej doświadczonej firmy konsultingowej na polskim rynku. Każde przedsiębiorstwo posiada własną specyfikę, dlatego rodzaj i charakter pomiaru należy dostosowywać indywidualnie do firmy. Ważne jest również ustalenie KPI oraz targetu absencji. Drugim błędem jest więc oparcie założeń na błędnych informacjach lub w nierealnym do osiągnięcia czasie. "Pomiar dokonywany przez firmy bardzo się różni. Wskaźniki wyliczane są najczęściej w oparciu o ewidencję czasu pracy, roboczogodzin lub dni roboczych, co w efekcie nie pozwala na pełną analizę absencji i porównanie jej parametrów do innych przedsiębiorstw. Rodzi to też trudności w definiowaniu problemów absencyjnych, szczególnie kiedy praca odbywa się w systemie czterobrygadowym bądź w wybranych dniach tygodnia" – przekonuje Mikołaj Zając.
Różne rodzaje absencji
Absencja chorobowa jest zjawiskiem złożonym i wieloczynnikowym, zależnym od rodzaju wykonywanej pracy, warunków makroekonomicznych, kultury absencji w danej organizacji, wieku oraz płci pracowników. Posiada ona również określoną dynamikę związaną z zachorowaniami sezonowymi.
Wieloletnie doświadczenie Conperio pozwoliło na określenie jej trzech podstawowych rodzajów:
- Absencja „naturalna” – powodowana faktyczną chorobą;
- Absencja „szara” – nieuzasadniona medycznie (np. przedłużanie urlopu pomimo powrotu do zdrowia), często powodowana niewłaściwym zarządzaniem procesami w organizacjach (łatwy dostęp do zwolnień, brak motywacji do pracy etc.). Według szacunków Conperio, od 30 do 70 procent zwolnień ze wskazaniem „chory może chodzić” lub przyznawanych w ramach konieczności opieki nad członkiem rodziny, automatycznie zaliczanych do absencji szarej, jest wykorzystywanych niezgodnie z przeznaczeniem;
- Absencja „zawodowa” (tzw. „patologiczna”) – generowana przez osoby niezainteresowane podejmowaniem czynności zawodowych, które pozostają maksymalnie długo na zwolnieniach chorobowych;
Odpowiedni system pomiaru umożliwia nie tylko zdiagnozowanie rodzajów absencji występujących w danym przedsiębiorstwie, ale również ich szacunkowej wielkości. W konsekwencji pozwala to wyznaczyć adekwatne targety. Studia przypadków pokazują, że szara strefa absencji, czyli ta, na którą działy HR mają największy wpływ, może wynosić nawet 50%.
Skuteczne narzędzie benchmarkingu
Niedocenianym narzędziem w kontekście mierzenia absencji jest benchmarking. Odpowiednio prowadzony (wspólne wskaźniki dla wszystkich przedsiębiorstw) pozwala na ocenę bieżącej sytuacji w szerszej perspektywie. Systematyczna analiza porównawcza pozwala wprowadzić najefektywniejsze ulepszenia mogące pomóc organizacji w uzyskaniu przewagi konkurencyjnej. Jednym z najczęściej popełnianych błędów w tym zakresie jest zestawianie różnych metod pomiaru, uwzględniających odmienne rodzaje zwolnień lekarskich. Dodatkowo należy wziąć pod uwagę wielkość targetu, dla którego badamy wskaźnik absencji – nie należy porównywać grup istotnie różniących się wielkością.
Absencja jest zjawiskiem, które obserwujemy i opisujemy w ujęciu historycznym – rzadko skuteczne okazuje się jej prognozowanie. Przedziały czasowe objęte analizą dzielimy na:
- krótkookresowe – tydzień lub miesiąc
- średniookresowe – kwartał
- długookresowe – pół roku lub rok
"Także w tym aspekcie należy zachować ostrożność, pamiętając o podziale badań ze względu na długość obserwowanego okresu. Nie należy porównywać wartości otrzymanych z badań krótko- i średnio- bądź długookresowych" – mówi Mikołaj Zając, prezes Conperio. 
