Zgodnie z art. 3 ustawy o zakładowych funduszu świadczeń socjalnych pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników na dzień 1 stycznia danego roku obowiązani są do utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych („zfśs”).



Ustawa, przez swoją lakoniczność, w wielu kwestiach nastręcza trudności interpretacyjnych. Dotyczy to na przykład tak podstawnych kwestii, jak zasady wydatkowania środków z funduszu.

ZFŚS- co to?

Głównym źródłem zasilania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych środkami pieniężnymi jest roczny odpis, którego wysokość zależy przede wszystkim od liczby zatrudnionych pracowników. Ponadto, fundusz zasilany może być m.in. odsetkami od zgromadzonych na nim środków, opłatami pobieranymi od osób korzystających z działalności socjalnej, przychodami ze sprzedaży zakładowych ośrodków socjalnych. Ustawa ogranicza wydatkowanie środków z funduszu do ściśle określonych rodzajów działalności. Wszelkie odstępstwa od zasad ustawowych w zakresie reguł wydatkowania środków obciążają pracodawcę. Oznacza to, że na pracodawcy ciąży zarówno odpowiedzialność cywilna (uzupełnienie funduszu o brakujące środki), jak i odpowiedzialność karna (grzywna za naruszenie zasad wydatkowania środków).

Kryterium socjalne

Generalną zasadą, określoną w art. 8 ustawy, jest finansowanie z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych świadczeń i usług w zależności od kryterium socjalnego. Przez kryterium socjalne należy rozumieć sytuację życiową, rodzinną i materialną pracownika. Przy czym nie wszystkie elementy składające się na kryterium socjalne muszą być każdorazowo uwzględniane przy udzielaniu świadczeń i usług z funduszu. Przykładowo, możliwe jest udzielenie zapomogi wyłącznie ze względu na trudną sytuację życiową. Przez długi czas sądy stały na stanowisku, że wyżej określona zasada nie przewiduje wyjątków (wyrok z dnia 20 sierpnia 2001 r., I PKN 579/00, z dnia 25 sierpnia 2004 r., I PK 22/03, z dnia 16 sierpnia 2005 r., I PK 12/05, z dnia 6 lutego 2008 r., II PK 156/07). W konsekwencji wydatki na świadczenia dostępne „po równo”, na zasadzie powszechności uznawane były przez sądy, jako poniesione z naruszeniem kryterium socjalnego, a przez to sprzeczne z ustawą. W konsekwencji brak zastosowania kryterium socjalnego uniemożliwiałby korzystanie ze zwolnień i odliczeń przewidzianych dla świadczeń socjalnych. Rodziłby również po stronie pracodawcy obowiązek uzupełnienia konta funduszu o wydatki poniesione z naruszeniem ustawy.

Inne cele

Pierwszym orzeczeniem, które uczyniło wyłom w jednolitej linii orzeczniczej Sądu Najwyższego był wyrok z dnia 23 października 2008 r. w sprawie o sygn. akt. II PK 74/08. W orzeczeniu tym Sąd Najwyższy stwierdził, że art. 8 ust.1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie obejmuje swoją dyspozycją całej działalności socjalnej pracodawcy. Oprócz ulgowych świadczeń i usług regulamin funduszu może przewidywać „wydatkowanie środków na inne jeszcze cele - mieszczące się w ramach działalności socjalnej - może on ustalać inne zasady korzystania z tych świadczeń, np. powszechnej dostępności na równych zasadach.”  W świetle treści orzeczenia, pracodawca może finansować takie świadczenia, czy usługi, których charakter narzuca powszechne finansowanie. Przykładowo sąd wskazał, że finansowanie dostępu do imprezy integracyjnej z uwzględnieniem kryterium socjalnego zaprzeczałoby istocie tej usługi. Trudno wszak wyobrazić sobie imprezę integracyjną jedynie dla grupy pracowników o niskich dochodach.
Drugim ważnym orzeczeniem, w którym Sąd Najwyższy dopuścił wyjątki od zasady finansowania świadczeń z zfśs jedynie na podstawie kryterium socjalnego był wyrok z dnia 10 lipca 2014 r. w sprawie o sygn. akt II UK 472/13. W powołanym wyroku Sąd wskazał, że „wydatkowanie środków zfśs z pominięciem sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej musi być oceniane w odniesieniu do poszczególnych okoliczności faktycznych (…)”. Zasadność odstąpienia od kryterium socjalnego powinna wynikać z oceny konkretnego przypadku. Dopuszczalność finansowania powszechnego zależy zarówno od cech pracodawcy, jak i adresatów świadczeń. Można z tego wysnuć wniosek, że inne mogą być reguły wydatkowania środków z funduszu u pracodawcy, który zatrudnia wysoko opłacaną kadrę specjalistów, a inne w zakładzie zatrudniającym przeważnie robotników niewykwalifikowanych. Potrzeby socjalne każdej z takich grup będą zupełnie inne. W świetle treści obu powołanych powyżej wyroków wydatkowanie z funduszu środków na świadczenia i usługi dostępne na zasadzie powszechnej dostępności dla ogółu pracowników musi wynikać z postanowień regulaminu funduszu, który stanowi podstawę dokonywania wszelkich wydatków (art. 8 ust 2 ustawy o zfśs).

Warunki finansowania

Można zatem przyjąć, że nie każda wypłata lub nie każde poszczególne świadczenie finansowane z zfśs musi być różnicowane na podstawie kryterium socjalnego. Dopuszczalne jest finansowanie również takich usług i świadczeń, które nie będą bezpośrednio uzależnione od sytuacji materialnej, życiowej, czy rodzinnej adresatów. Planując finansowanie imprez ogólnodostępnych, np. integracyjnych, z zfśs należy mieć na uwadze trzy warunki, które w świetle powołanych wyroków, należy spełnić:

• po pierwsze, wydatki powszechne, nieuwzględniające kryterium socjalnego powinny mieć charakter wyjątkowy i nie mogą dominować wśród wydatków zfśs,
• po drugie, powszechność danego świadczenia powinna wynikać z jego charakteru lub szczególnych okoliczności danego przypadku,
• po trzecie, regulamin zfśs musi przewidywać powszechne finansowanie danego świadczenia, tzn. dopuszczalne jest finansowanie powszechne, o ile regulamin tak stanowi.

Trzeba jednak pamiętać, że generalnym celem i zasadą funkcjonowania zfśs jest dysponowanie środkami funduszu w taki sposób, by środki te trafiały w większej części do osób potrzebujących.  Powyższe podejście pozostaje zgodne z doktryną prawa. W nauce prawa pojawiają się głosy, by art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs interpretować jako dyrektywę celowościową, kładąc nacisk na rezultat, który ma zostać osiągnięty, a niekoniecznie jako wyłączną zasadę wydatkowania środków. W chwili obecnej można zaobserwować trend zmierzający do liberalizacji zasad wydatkowania środków z zfśs. Można zakładać, że prowadzić on będzie do dalszego osłabienia pojmowania kryterium socjalnego, jako kryterium koniecznego w dysponowaniu środkami funduszu. Wydaje się również, że orzecznictwo sądowe będzie zmierzać w kierunku liberalizacji zasad wydatkowania i szerszemu dopuszczeniu finansowania z zfśs usług i świadczeń dostępnych na zasadzie powszechności i równości dla wszystkich pracowników.

…

Dotychczasowa regulacja wymaga rewizji. Literalna interpretacja przepisów prowadzi do nadmiernego ograniczenia swobody dysponowania środkami zfśs. O ile rozwiązanie takie mogło (lub nadal może) odpowiadać potrzebom pracowników w dużych, przemysłowych zakładach pracy, o tyle nie przystaje do potrzeb socjalnych np. dużej grupy pracowników z sektora usług. Pracownicy umysłowi w korporacjach raczej chętniej skorzystają z powszechnie dostępnych kart fitness niż ujawniać będą dochody na głowę w rodzinie i korzystać z zapomóg lub dofinansowań. Jednak stosowanie bardziej liberalnej interpretacji ustawy rodzi ryzyko po stronie pracodawcy. W konsekwencji pracodawca może napotkać trudności w realizacji kodeksowego obowiązku realizacji potrzeb socjalnych pracowników.